Stagiaire secretaire bureautique

Formation et compétences

1ERE ANNEE Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son service d’Administration Générale, notre structure recherche un(e) Stagiaire Secrétaire Bureautique motivé(e), rigoureux(se) et désireux(se) d’acquérir une expérience pratique au sein d’un environnement administratif structuré en Côte d’Ivoire. Sous la supervision de l’Assistant(e) de Direction ou du Responsable Administratif, le/la stagiaire participera aux activités quotidiennes de secrétariat, de classement, de gestion documentaire et de traitement bureautique des courriers et dossiers administratifs. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) de 1ère année titulaire d’un Certificat en Administration générale ou dans une spécialité équivalente, souhaitant développer ses compétences en bureautique, accueil administratif, suivi des correspondances et organisation des tâches de bureau. Le poste requiert une bonne présentation, le sens de la discrétion, une aisance dans l’utilisation des outils informatiques de base et une réelle capacité d’adaptation aux exigences de l’administration générale.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, orienter les usagers et transmettre les informations de premier niveau au sein du service administratif
• Rédiger, saisir, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus et documents administratifs courants
• Recevoir, enregistrer, trier et classer le courrier entrant et sortant selon les procédures internes de l’administration générale
• Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs du personnel, des fournisseurs et des partenaires institutionnels
• Préparer les documents nécessaires aux réunions, rendez-vous et activités administratives du service
• Effectuer le suivi des parapheurs, visas, signatures et circuits de validation des documents administratifs
• Participer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi des stocks de consommables administratifs
• Assurer la saisie et la mise à jour des tableaux de suivi, registres et bases de données administratives
• Veiller à la bonne tenue du secrétariat : rangement, disponibilité des documents, propreté et organisation de l’espace de travail
• Apporter un appui aux tâches de reproduction, numérisation, photocopie et transmission des documents internes

Profil recherché

• Être âgé(e) de 18 à 25 ans environ, conformément au niveau de stage demandé
• Être étudiant(e) ou titulaire d’un Certificat en Administration générale ou d’une formation équivalente en secrétariat/bureautique
• Avoir au minimum un niveau d’étude de 1ère année dans la spécialité Administration générale
• Avoir une bonne maîtrise du français à l’écrit comme à l’oral
• Être disponible pour un stage à temps plein ou selon l’organisation du service
• Faire preuve de discrétion, de courtoisie, de ponctualité et d’un bon sens de l’organisation
• Être capable de travailler sous supervision et de respecter les consignes administratives
• Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes, avec une priorité donnée à la compétence, à la motivation et à l’aptitude au secrétariat bureautique

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils bureautiques de base : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Connaissance des techniques de secrétariat administratif : accueil, prise de messages, rédaction simple, classement et archivage
• Capacité à gérer un registre de courrier, un tableau de suivi et une base documentaire administrative
• Notions de gestion documentaire en administration générale : codification, indexation, conservation et traçabilité des dossiers
• Bonne pratique de la mise en forme de documents administratifs selon les standards professionnels
• Capacité à utiliser un scanner, une imprimante, une photocopieuse et à assurer les opérations courantes de bureau
• Connaissance des règles de confidentialité, de réserve professionnelle et de circulation interne de l’information
• Aisance dans la communication administrative et dans le traitement des demandes internes de premier niveau
• Notions de suivi logistique de bureau : fournitures, consommables et petit matériel administratif
• Organisation, rapidité d’exécution et capacité à hiérarchiser les priorités dans un environnement d’administration générale

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques de base : Microsoft Word Excel PowerPoint et Outlook. Connaissance des techniques de secrétariat administratif : accueil prise de messages rédaction simple classement et archivage. Capacité à gérer un registre de courrier un tableau de suivi et une base documentaire administrative. Notions de gestion documentaire en administration générale : codification indexation conservation et traçabilité des dossiers. Bonne pratique de la mise en forme de documents administratifs selon les standards professionnels
• Capacité à utiliser un scanner une imprimante une photocopieuse et à assurer les opérations courantes de bureau. Connaissance des règles de confidentialité de réserve professionnelle et de circulation interne de l’information. Aisance dans la communication administrative et dans le traitement des demandes internes de premier niveau
• Notions de suivi logistique de bureau : fournitures consommables et petit matériel administratif. Organisation rapidité d’exécution et capacité à hiérarchiser les priorités dans un environnement d’administration générale