Stagiaire secrétaire bureautique

Formation et compétences

3IEME ANNEE Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure recherche un(e) Stagiaire Secrétaire Bureautique, rattaché(e) au sous-secteur Secrétaire de Direction. Le poste est destiné à un(e) candidat(e) en 3ème année, titulaire d’un BT en Secrétariat de Direction, souhaitant développer ses compétences pratiques au sein d’un environnement administratif structuré en Côte d’Ivoire. Sous la supervision de la Secrétaire de Direction ou du Responsable Administratif, le/la stagiaire participera aux activités de gestion documentaire, de traitement bureautique, de suivi des courriers, d’accueil et d’appui à la coordination administrative. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience concrète dans les pratiques de secrétariat de direction, la gestion des agendas, la rédaction de documents professionnels et l’utilisation des outils bureautiques indispensables à l’administration.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires selon les standards de l’administration
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant et sortant, ainsi que les documents administratifs internes
• Rédiger, mettre en forme et saisir divers documents de direction : courriers, notes de service, comptes rendus, convocations et correspondances administratives
• Assister dans la gestion de l’agenda de la hiérarchie, la planification des rendez-vous, réunions et déplacements professionnels
• Classer, archiver et assurer le suivi des dossiers administratifs et de la documentation de service
• Préparer les salles de réunion et participer à l’organisation logistique des rencontres internes et externes
• Effectuer la saisie, la mise à jour et le suivi des tableaux de bord administratifs sous supervision
• Participer au traitement bureautique des documents à l’aide des logiciels de la suite Microsoft Office
• Assurer le suivi des photocopies, scans, impressions et reliures des documents de direction
• Contribuer à la transmission rapide et confidentielle des informations entre la direction et les différents services
• Veiller à la bonne tenue du bureau, au respect des procédures de classement et à la confidentialité des informations traitées

Profil recherché

• Être en 3ème année de formation en Secrétariat de Direction ou équivalent
• Être titulaire d’un BT en Secrétariat de Direction, diplôme explicitement requis pour le poste
• Maîtriser les bases du travail de secrétariat bureautique en environnement administratif
• Être organisé(e), discret(ète), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Avoir une bonne présentation et un sens développé de l’accueil et du service
• Être capable de travailler sous supervision, avec respect des consignes et des délais
• Faire preuve de courtoisie, de confidentialité et de professionnalisme dans le traitement des informations
• Sexe : homme ou femme, avec une préférence possible selon l’organisation interne, sans caractère discriminatoire
• Une première expérience de stage en administration ou secrétariat serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : accueil, prise de messages, gestion d’agenda et suivi des correspondances
• Bonne pratique du traitement de texte, du tableur et de la mise en page de documents administratifs
• Connaissance des procédures de classement, d’archivage et de circulation du courrier en milieu administratif
• Capacité à rédiger des courriers professionnels, notes internes, comptes rendus et documents de service
• Utilisation courante de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et des outils de messagerie électronique
• Notions de gestion documentaire et de suivi administratif des dossiers de direction
• Connaissance des règles de confidentialité, de courtoisie administrative et de communication professionnelle
• Aisance dans l’utilisation des équipements bureautiques : imprimante, photocopieur, scanner, téléphone fixe
• Capacité à enregistrer, classer et actualiser des informations administratives avec précision

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : accueil prise de messages gestion d’agenda et suivi des correspondances. Bonne pratique du traitement de texte du tableur et de la mise en page de documents administratifs. Connaissance des procédures de classement d’archivage et de circulation du courrier en milieu administratif. Capacité à rédiger des courriers professionnels notes internes comptes rendus et documents de service. Utilisation courante de Microsoft Word Excel PowerPoint et des outils de messagerie électronique. Notions de gestion documentaire et de suivi administratif des dossiers de direction
• Connaissance des règles de confidentialité de courtoisie administrative et de communication professionnelle. Aisance dans l’utilisation des équipements bureautiques : imprimante photocopieur scanner téléphone fixe. Capacité à enregistrer classer et actualiser des informations administratives avec précision