STAGIAIRE SECRETAIRE

Expérience

3 ans

Formation et compétences

1ERE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Secrétaire pour intégrer une structure du secteur de la santé en Côte d'Ivoire. Sous la supervision de l’équipe administrative et en lien avec le personnel soignant, vous participerez à la gestion du secrétariat médical, à l’accueil des patients et au suivi des dossiers administratifs liés aux consultations, examens et prestations de soins. Ce stage est destiné à un(e) candidat(e) titulaire d’une attestation de formation en secrétariat, avec un niveau d’étude minimum de 1ère, souhaitant développer ses compétences dans un environnement de santé exigeant, organisé et orienté vers la qualité de service. Une bonne présentation, le sens du contact, la discrétion et la capacité à travailler avec rigueur sont essentiels pour réussir dans ce poste.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, accompagnants, fournisseurs et partenaires de la structure de santé
• Orienter les patients vers les services concernés : consultation, soins, laboratoire, imagerie médicale, pharmacie ou hospitalisation selon l’organisation interne
• Enregistrer les rendez-vous, gérer l’agenda des médecins, infirmiers ou responsables de service et confirmer les consultations
• Réceptionner, classer et archiver les dossiers médicaux, fiches de consultation, résultats d’examens et documents administratifs des patients
• Saisir et mettre à jour les informations administratives dans les registres, fichiers ou logiciels de gestion des patients
• Préparer les courriers, comptes rendus, convocations, attestations et documents administratifs liés à l’activité sanitaire
• Assurer le suivi des dossiers incomplets, des pièces administratives manquantes et des demandes de renseignements dans le respect de la confidentialité médicale
• Participer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi du petit matériel administratif du service
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil, à la disponibilité des formulaires et à la fluidité de l’orientation des usagers
• Appuyer l’équipe administrative dans les tâches de reprographie, de classement, de tri du courrier et de mise à jour des tableaux de suivi

Profil recherché

• Être titulaire d’une Attestation de formation en Secrétariat, idéalement orientée vers le secrétariat médical ou l’assistanat administratif en milieu de santé
• Niveau d’étude requis : 1ère au minimum
• Être âgé(e) de préférence entre 18 et 25 ans
• Être disponible pour un stage en environnement sanitaire, avec respect strict de la ponctualité et de la discipline
• Avoir une bonne présentation, une expression correcte en français et un sens élevé de l’accueil
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de respect du secret professionnel lié aux informations des patients
• Être organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs tâches administratives simultanément
• Être de sexe féminin ou masculin, sans discrimination, avec une préférence éventuelle selon l’organisation interne du service

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des bases du secrétariat médical : accueil des patients, gestion des rendez-vous, classement des dossiers et suivi administratif
• Connaissance des documents couramment utilisés en structure de santé : fiche patient, registre de consultation, bon d’examen, bordereau de transmission, courrier médical
• Capacité à utiliser les outils bureautiques de base : Word, Excel, messagerie électronique et saisie de données
• Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données des patients en milieu médical
• Notions de gestion du flux des patients et d’orientation dans un établissement de soins
• Maîtrise des techniques d’accueil et de communication adaptées à un environnement sanitaire
• Bonne capacité de classement alphabétique, chronologique et par service des dossiers administratifs et médicaux
• Connaissance de base du vocabulaire médical et administratif lié aux consultations, examens, analyses et actes de soins
• Aptitude à travailler avec des logiciels de gestion de patientèle ou de rendez-vous serait un atout

Compétences

• Maîtrise des bases du secrétariat médical : accueil des patients gestion des rendez-vous classement des dossiers et suivi administratif.Connaissance des documents couramment utilisés en structure de santé : fiche patient registre de consultation bon d’examen bordereau de transmission courrier médical.Capacité à utiliser les outils bureautiques de base : Word Excel messagerie électronique et saisie de données.Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données des patients en milieu médical. Notions de gestion du flux des patients et d’orientation dans un établissement de soins. Maîtrise des techniques d’accueil et de communication adaptées à un environnement sanitaire. Bonne capacité de classement alphabétique chronologique et par service des dossiers administratifs et médicaux.Connaissance de base du vocabulaire médical et administratif lié aux consultations examens analyses et actes de soins.Aptitude à travailler avec des logiciels de gestion de patientèle ou de rendez-vous serait un atout