Stagiaire secretaire

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son service administratif, une structure basée en Côte d’Ivoire recrute un(e) Stagiaire Secrétaire, rattaché(e) à la Secrétaire de Direction ou à l’Assistante de Direction, pour appuyer la gestion quotidienne des activités administratives et du secrétariat. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire du BT en Secrétariat de Direction, souhaitant développer ses compétences dans un environnement professionnel structuré et exigeant. Le/la stagiaire participera à l’accueil, à la gestion du courrier, à la mise en forme de documents administratifs, à la tenue de l’agenda et au suivi des tâches de secrétariat de direction. Le poste requiert de la rigueur, une bonne présentation, le sens de l’organisation et une réelle capacité à travailler avec discrétion et professionnalisme dans un cadre administratif.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs de l’administration
• Réceptionner, enregistrer, trier et diffuser le courrier entrant et sortant selon les procédures internes
• Rédiger, saisir, mettre en forme et classer les courriers, notes de service, comptes rendus et autres documents administratifs
• Gérer l’agenda de la direction ou du service : planification des rendez-vous, réunions, convocations et rappels
• Préparer les dossiers administratifs et assurer leur suivi jusqu’à validation ou transmission
• Participer à l’archivage physique et numérique des documents du secrétariat de direction
• Assister dans l’organisation matérielle des réunions : préparation des documents, feuilles de présence, classement des pièces et suivi des décisions
• Effectuer les travaux de saisie bureautique, de photocopie, de numérisation et de diffusion des documents
• Mettre à jour les tableaux de suivi administratif et les registres du service
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des consignes de la hiérarchie

Profil recherché

• Être de niveau Terminale, avec un diplôme BT en Secrétariat de Direction obligatoirement requis
• Avoir une formation ou des bases solides en secrétariat de direction, bureautique et gestion administrative
• Être disponible pour un stage professionnel et motivé(e) par les métiers de l’administration
• Avoir une bonne présentation, un sens de l’accueil et une attitude professionnelle irréprochable
• Faire preuve de discrétion, de courtoisie, de ponctualité et de respect de la hiérarchie
• Être organisé(e), dynamique, rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs tâches administratives simultanément
• Maîtriser correctement le français écrit et oral
• Être à l’aise dans un environnement administratif et accepter les exigences du secrétariat de direction
• Sexe : Femme ou homme, selon la politique de recrutement de l’entreprise, avec priorité à la compétence et à l’adéquation au poste

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : accueil, gestion d’agenda, traitement du courrier, organisation des réunions et suivi administratif
• Bonne connaissance des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Capacité à saisir, mettre en page et présenter des documents administratifs et professionnels
• Connaissance des méthodes de classement, d’archivage et de gestion documentaire
• Notions en rédaction administrative : notes, correspondances, comptes rendus, bordereaux et procès-verbaux
• Compréhension des circuits de validation et de transmission des documents en administration
• Aisance dans l’utilisation d’un standard téléphonique, d’un scanner, d’une imprimante et d’un photocopieur
• Maîtrise des règles de confidentialité et de discrétion propres au secrétariat de direction
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais dans un service administratif

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : accueil gestion d’agenda traitement du courrier organisation des réunions et suivi administratif. Bonne connaissance des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint et Outlook. Capacité à saisir mettre en page et présenter des documents administratifs et professionnels. Connaissance des méthodes de classement d’archivage et de gestion documentaire. Notions en rédaction administrative : notes correspondances comptes rendus bordereaux et procès-verbaux. Compréhension des circuits de validation et de transmission des documents en administration
• Aisance dans l’utilisation d’un standard téléphonique d’un scanner d’une imprimante et d’un photocopieur. Maîtrise des règles de confidentialité et de discrétion propres au secrétariat de direction
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les délais dans un service administratif