STAGIAIRE SECRETAIRE

Expérience

3 ans

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recherchons un(e) Stagiaire Secrétaire pour rejoindre une structure évoluant dans le secteur AUTRES A PRECISER, afin d’assurer le bon fonctionnement administratif et l’appui quotidien aux activités de gestion. Sous la supervision de l’équipe administrative, le/la stagiaire participera à l’accueil, au traitement du courrier, à la gestion documentaire, à la saisie de données et au suivi des dossiers internes, dans un environnement professionnel exigeant rigueur, discrétion et sens de l’organisation. Le poste est ouvert à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BT en Secrétariat, Secrétariat de Direction ou toute spécialité équivalente, avec une bonne maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat. Cette opportunité est idéale pour une personne souhaitant développer ses compétences pratiques en assistance administrative, en gestion de planning, en rédaction de documents professionnels et en relation avec les interlocuteurs internes et externes, dans le respect des procédures et des standards de l’entreprise.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires selon les procédures internes
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant et sortant ainsi que les documents administratifs
• Rédiger, mettre en forme et classer les courriers, notes de service, comptes rendus, convocations et autres documents de secrétariat
• Assurer la saisie, la mise à jour et l’archivage des dossiers administratifs sous format papier et numérique
• Participer à la gestion de l’agenda, des rendez-vous, des réunions et au suivi des échéances administratives
• Préparer les dossiers de travail, les documents de réunion et les supports nécessaires aux activités du service
• Effectuer le suivi des appels, messages, relances et transmissions d’informations entre les différents services
• Contribuer à la bonne tenue du classement documentaire et au respect des règles de confidentialité
• Appuyer la direction ou le service administratif dans les tâches courantes de secrétariat et de coordination
• Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et signaler les besoins en approvisionnement

Profil recherché

• Être de niveau Terminale avec un BT en Secrétariat, BT en Secrétariat de Direction ou un diplôme équivalent reconnu
• Justifier d’une bonne présentation, d’un sens de l’accueil et d’une attitude professionnelle irréprochable
• Maîtriser le français écrit et oral, avec une bonne capacité de rédaction administrative
• Avoir une bonne capacité d’organisation, de gestion des priorités et de respect des délais
• Être discret(e), rigoureux(se), ponctuel(le) et capable de travailler sous supervision
• Avoir une bonne aisance relationnelle et un esprit de service
• Être à l’aise avec les outils bureautiques de base
• Poste ouvert de préférence à un(e) candidat(e) capable de s’adapter à un environnement administratif structuré
• Sexe : indifférent, avec forte capacité à assurer les tâches de secrétariat et d’accueil

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif : classement, archivage, gestion du courrier, rédaction et mise en forme de documents
• Bonne utilisation de Microsoft Word, Excel et Outlook pour la saisie, la mise en page et le suivi des activités administratives
• Connaissance des règles de base de la communication professionnelle et de l’accueil en entreprise
• Capacité à gérer un standard téléphonique, filtrer les appels et orienter les correspondants
• Notions de gestion documentaire, numérisation et conservation des dossiers
• Capacité à préparer des supports administratifs pour réunions, séances de travail et reporting interne
• Connaissance des procédures de confidentialité et de traitement des informations sensibles
• Maîtrise du français administratif et des formules de correspondance professionnelle
• La connaissance d’un logiciel de gestion administrative ou de classement électronique serait un atout

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif : classement archivage gestion du courrier rédaction et mise en forme de documents.Bonne utilisation de Microsoft Word Excel et Outlook pour la saisie la mise en page et le suivi des activités administratives.Connaissance des règles de base de la communication professionnelle et de l’accueil en entreprise. Capacité à gérer un standard téléphonique filtrer les appels et orienter les correspondants.Notions de gestion documentaire numérisation et conservation des dossiers.Capacité à préparer des supports administratifs pour réunions séances de travail et reporting interne.Connaissance des procédures de confidentialité et de traitement des informations sensibles. Maîtrise du français administratif et des formules de correspondance professionnelle. La connaissance d’un logiciel de gestion administrative ou de classement électronique serait un atout