Stagiaire secretaire

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, notre structure évoluant dans le secteur de l’Administration générale recrute un(e) Stagiaire Secrétaire. Sous la supervision de la hiérarchie administrative, le/la stagiaire participera au traitement du courrier, à l’accueil physique et téléphonique, à la gestion des rendez-vous ainsi qu’au suivi des documents administratifs courants. Ce poste s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BT en Secrétariat de Direction, souhaitant acquérir une expérience pratique dans un environnement administratif structuré en Côte d’Ivoire. Le/la Stagiaire Secrétaire contribuera au bon fonctionnement du secrétariat en assurant l’organisation, la circulation et l’archivage des informations administratives. Il/elle devra faire preuve de discrétion, de rigueur, d’une bonne présentation et d’un sens du service, afin de soutenir efficacement les activités quotidiennes de l’administration générale.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et usagers de l’administration
• Réceptionner, enregistrer, trier et orienter le courrier entrant et sortant selon les procédures internes
• Rédiger, mettre en forme et saisir divers documents administratifs : notes, courriers, comptes rendus, bordereaux et tableaux de suivi
• Gérer l’agenda de la hiérarchie, planifier les rendez-vous, réunions et déplacements administratifs
• Classer, archiver et conserver les dossiers et documents du secrétariat selon les règles de gestion documentaire
• Préparer les salles de réunion et les dossiers de séance pour les besoins de l’administration générale
• Assurer le suivi des fournitures de bureau et signaler les besoins en approvisionnement
• Participer à la transmission des informations entre les différents services administratifs
• Effectuer des tâches de saisie, de reprographie, de numérisation et de photocopie des documents
• Veiller à la confidentialité des informations traitées au sein du secrétariat

Profil recherché

• Être de sexe féminin ou masculin, selon les besoins du service, avec une présentation soignée et professionnelle
• Être titulaire d’un diplôme BT en Secrétariat de Direction, avec un niveau d’étude minimum Terminale
• Justifier d’une bonne maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques de base
• Être disponible pour un stage en administration générale et prêt(e) à apprendre dans un environnement structuré
• Faire preuve de discrétion, de courtoisie, d’organisation et de sens des priorités
• Avoir une bonne expression orale et écrite en français
• Être ponctuel(le), dynamique, rigoureux(se) et capable de travailler en équipe
• Une première expérience de stage en secrétariat ou en administration constitue un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : accueil, filtrage d’appels, gestion d’agenda et traitement du courrier
• Connaissance des procédures administratives de base en administration générale : classement, archivage, circulation des dossiers et suivi documentaire
• Bonne utilisation des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et messagerie professionnelle
• Capacité à rédiger des courriers administratifs, notes de service, comptes rendus et documents de travail
• Connaissance des règles de confidentialité et de discrétion applicables dans un service administratif
• Maîtrise des techniques de saisie, de mise en page, de reprographie et de numérisation de documents
• Notions de gestion des fournitures de bureau et du suivi des stocks administratifs
• Bonne compréhension de l’organisation hiérarchique et du fonctionnement d’un service d’administration générale

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : accueil filtrage d’appels gestion d’agenda et traitement du courrier. Connaissance des procédures administratives de base en administration générale : classement archivage circulation des dossiers et suivi documentaire. Bonne utilisation des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint et messagerie professionnelle. Capacité à rédiger des courriers administratifs notes de service comptes rendus et documents de travail. Connaissance des règles de confidentialité et de discrétion applicables dans un service administratif
• Maîtrise des techniques de saisie de mise en page de reprographie et de numérisation de documents. Notions de gestion des fournitures de bureau et du suivi des stocks administratifs
• Bonne compréhension de l’organisation hiérarchique et du fonctionnement d’un service d’administration générale