Stagiaires aux metiers de l'ecole option : correspondant fichier

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de ses équipes administratives et pédagogiques, un établissement du secteur Enseignement-Formation recrute des stagiaires aux de l’école, option Correspondant Fichier. Ce poste s’adresse aux titulaires d’une attestation de formation en Correspondant Fichier, avec un niveau d’étude Bac+2, souhaitant acquérir une expérience pratique au sein d’une structure éducative organisée autour de la gestion documentaire, du suivi administratif des apprenants et de la mise à jour des dossiers scolaires. Rattaché(e) au service de la scolarité ou au secrétariat pédagogique, le/la stagiaire contribuera à la fiabilité, à la traçabilité et à l’actualisation des fichiers élèves, des dossiers d’inscription, des listes de présence et des archives administratives. Il/elle participera également à la circulation de l’information entre les différents services de l’école, dans le respect des procédures internes, de la confidentialité des données et des exigences de qualité propres au secteur de l’enseignement-formation en Côte d’Ivoire. Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes, dynamiques, rigoureux(se) et motivé(e)s à évoluer dans un environnement éducatif exigeant, où le sens de l’organisation et la maîtrise des outils bureautiques sont essentiels.

• Assurer la création, la mise à jour et le classement des dossiers des apprenants, du personnel et des documents administratifs liés à la vie scolaire
• Gérer et renseigner les fichiers de suivi des inscriptions, réinscriptions, affectations de classes et mouvements des élèves ou étudiants
• Contrôler la cohérence des informations saisies dans les registres, tableaux de bord et bases de données de l’établissement
• Participer à l’archivage physique et numérique des pièces administratives conformément aux procédures de l’école
• Préparer les listes nominatives, états de présence, tableaux de suivi et documents de synthèse à destination du secrétariat ou de la direction pédagogique
• Assurer la circulation des informations entre les services concernés : scolarité, secrétariat, direction, enseignants et autres pôles administratifs
• Vérifier la complétude des dossiers administratifs des apprenants et signaler les pièces manquantes ou non conformes
• Contribuer à la tenue à jour des fichiers Excel ou autres outils de gestion documentaire utilisés par l’établissement
• Accueillir, orienter et renseigner les usagers internes ou externes sur l’état des dossiers, dans le respect des consignes de confidentialité
• Participer à toute autre tâche administrative liée au suivi des fichiers et à l’organisation documentaire de l’établissement

Profil recherché

• Être titulaire d’une Attestation de formation en Correspondant Fichier
• Avoir un niveau d’étude Bac+2 ou équivalent, de préférence dans un domaine administratif, bureautique ou de gestion documentaire
• Être un(e) candidat(e) de sexe masculin ou féminin, le poste étant ouvert à toutes et à tous
• Être disponible pour un stage professionnel dans un établissement du secteur Enseignement-Formation
• Faire preuve de rigueur, de discrétion, de ponctualité et d’un bon sens de l’organisation
• Avoir une bonne présentation et un comportement adapté à un environnement éducatif
• Être capable de travailler sous supervision, tout en respectant les délais et les procédures internes
• Avoir une réelle motivation pour les métiers de l’administration scolaire et de la gestion des fichiers

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de correspondant fichier : classement, codification, archivage, mise à jour et suivi des dossiers
• Bonne connaissance de la gestion documentaire en milieu scolaire ou de formation
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Excel, Word et éventuellement des logiciels de gestion scolaire
• Capacité à saisir, contrôler et exploiter des données administratives avec exactitude
• Connaissance des procédures de traitement des dossiers d’inscription, de scolarité et de suivi des apprenants
• Notions en archivage numérique, numérisation et sécurisation des documents administratifs
• Compréhension des exigences de confidentialité et de protection des données dans un établissement d’enseignement
• Aptitude à établir des tableaux de bord simples, des listes de présence et des états de situation administrative
• Bonne communication écrite et orale pour interagir avec les équipes pédagogiques et administratives

Compétences

• Maîtrise des techniques de correspondant fichier : classement codification archivage mise à jour et suivi des dossiers. Bonne connaissance de la gestion documentaire en milieu scolaire ou de formation
• Maîtrise des outils bureautiques notamment Microsoft Excel Word et éventuellement des logiciels de gestion scolaire. Capacité à saisir contrôler et exploiter des données administratives avec exactitude. Connaissance des procédures de traitement des dossiers d’inscription de scolarité et de suivi des apprenants. Notions en archivage numérique numérisation et sécurisation des documents administratifs. Compréhension des exigences de confidentialité et de protection des données dans un établissement d’enseignement
• Aptitude à établir des tableaux de bord simples des listes de présence et des états de situation administrative. Bonne communication écrite et orale pour interagir avec les équipes pédagogiques et administratives