STAGIARE SECRETAIRE

Formation et compétences

3IEME ANNEE Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités de commerce et de distribution, notre structure recherche un(e) Stagiaire Secrétaire dynamique, organisé(e) et rigoureux(se), pour appuyer l’équipe administrative et commerciale dans la gestion quotidienne des opérations de bureau. Le poste s’inscrit dans un environnement de distribution où la réactivité, le sens du service et la bonne tenue des documents commerciaux sont essentiels au bon fonctionnement des activités. Sous la supervision de la hiérarchie, le/la stagiaire participera à la gestion administrative, au suivi des courriers, à l’accueil physique et téléphonique, ainsi qu’à l’appui à la saisie et au classement des documents liés aux ventes, aux commandes, aux livraisons et à la relation avec les clients et fournisseurs. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience concrète dans le secteur du commerce-distribution, en mobilisant les compétences issues d’un BT en Gestion commerciale, avec un niveau d’étude de 3e année.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs, livreurs et visiteurs de l’entreprise
• Recevoir, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant et sortant, ainsi que les documents commerciaux
• Rédiger, mettre en forme et classer les courriers, notes internes, bons de commande, bons de livraison et autres documents administratifs
• Participer à la saisie et au suivi des commandes clients, des réceptions de marchandises et des livraisons
• Appuyer le suivi administratif des ventes, des factures, des avoirs et des pièces justificatives liées à la distribution
• Tenir à jour les dossiers clients, fournisseurs et partenaires commerciaux
• Contribuer à l’organisation des archives physiques et numériques des documents de gestion commerciale
• Préparer les supports administratifs nécessaires aux réunions, aux inventaires et aux activités de suivi commercial
• Assister l’équipe dans la transmission des informations entre les services commerciaux, logistiques et administratifs
• Veiller à la bonne tenue du secrétariat et au respect des procédures internes de gestion documentaire

Profil recherché

• Être de niveau 3e année, avec un BT en SECRÉTARIAT BUREAUTIQUE ou en cours de validation dans une filière équivalente
• Justifier d’une bonne présentation, d’un sens de l’accueil et d’une attitude professionnelle adaptée à un environnement commercial
• Être organisé(e), discret(ète), ponctuel(le) et capable de gérer plusieurs tâches administratives simultanément
• Avoir une bonne expression orale et écrite en français
• Maîtriser les bases du secrétariat, du classement et du suivi administratif dans un contexte de commerce-distribution
• Être à l’aise avec les outils bureautiques et les documents de gestion commerciale
• Être rigoureux(se) dans le traitement des informations et le suivi des dossiers
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, sans distinction de sexe, dans le respect des exigences de la fonction

Connaissances particulières requises

• Connaissance des opérations de base en gestion commerciale appliquées au secteur du commerce et de la distribution
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie électronique et archivage numérique
• Capacité à saisir et suivre des documents commerciaux : bons de commande, bons de livraison, factures, reçus et bordereaux
• Connaissance des procédures de classement, d’archivage et de gestion documentaire en entreprise
• Notions de suivi des stocks, de réception des marchandises et de coordination avec le service logistique
• Bonne compréhension du circuit commercial : commande, réception, livraison, facturation et suivi client
• Capacité à gérer l’accueil et la relation de premier niveau avec les clients et partenaires commerciaux
• Maîtrise du vocabulaire professionnel lié à la distribution, aux ventes et à l’administration commerciale
• Rigueur dans la tenue des registres, tableaux de suivi et documents internes

Compétences

• Connaissance des opérations de base en gestion commerciale appliquées au secteur du commerce et de la distribution
• Maîtrise des outils bureautiques : Word Excel messagerie électronique et archivage numérique.Capacité à saisir et suivre des documents commerciaux : bons de commande bons de livraison factures reçus et bordereaux.Connaissance des procédures de classement d’archivage et de gestion documentaire en entreprise.Notions de suivi des stocks de réception des marchandises et de coordination avec le service logistique.Bonne compréhension du circuit commercial : commande réception livraison facturation et suivi client.Capacité à gérer l’accueil et la relation de premier niveau avec les clients et partenaires commerciaux. Maîtrise du vocabulaire professionnel lié à la distribution aux ventes et à l’administration commerciale.Rigueur dans la tenue des registres tableaux de suivi et documents internes