Agent de bureau

Expérience

3 ans

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son dispositif administratif, notre structure recherche un(e) Agent de bureau pour assurer le traitement, la circulation et l’archivage des documents administratifs au sein du service. Rattaché(e) à l’équipe administrative, il/elle contribuera au bon fonctionnement quotidien du bureau en garantissant la disponibilité, la conformité et la traçabilité des dossiers. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, rigoureux(se), discret(ète) et organisé(e), capable d’exécuter les tâches courantes de secrétariat et d’administration avec méthode. Une bonne maîtrise des outils bureautiques, du classement documentaire et des procédures administratives de base est attendue afin de soutenir efficacement les activités internes d’une entreprise ou d’une administration en Côte d’Ivoire.

• Réceptionner, enregistrer et dispatcher le courrier entrant et sortant selon les circuits administratifs en vigueur
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs physiques et numériques
• Préparer les documents de routine : bordereaux, notes internes, courriers simples, formulaires et fiches de suivi
• Effectuer la saisie de données administratives sur tableur ou logiciel de gestion de bureau
• Photocopier, scanner, relier et transmettre les pièces administratives aux services concernés
• Accueillir et orienter les visiteurs, fournisseurs ou usagers vers les interlocuteurs appropriés
• Assurer le suivi des fournitures de bureau et signaler les besoins de réapprovisionnement
• Participer à la tenue des registres administratifs et à la mise à jour des tableaux de suivi
• Appuyer l’équipe dans l’organisation logistique des réunions, convocations et rendez-vous
• Veiller à la confidentialité des informations et au respect des procédures internes de l’administration

Profil recherché

• Niveau d’étude requis : Terminale au minimum
• Être titulaire d’un diplôme de niveau Terminale ou équivalent, avec une bonne base en rédaction administrative et en bureautique
• Une formation ou une expérience en secrétariat, assistance administrative ou gestion de bureau est un atout
• Être rigoureux(se), ponctuel(le), discret(ète) et capable de travailler avec méthode
• Bonne présentation et sens de l’accueil
• Capacité à respecter la hiérarchie, les consignes et les délais
• Poste ouvert aux hommes et aux femmes, avec une préférence possible selon les contraintes d’organisation interne
• Résider de préférence à proximité du lieu de travail ou être disponible pour s’y rendre facilement

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des tâches de bureau : classement, archivage, saisie et traitement de documents administratifs
• Connaissance des circuits de validation et de circulation du courrier en environnement administratif
• Bonne utilisation de Microsoft Word, Excel, Outlook et des outils de numérisation/impression
• Notions de rédaction de courriers administratifs, notes de service, bordereaux et formulaires
• Capacité à tenir des registres, tableaux de suivi et listes de présence
• Compréhension des règles de confidentialité, de conservation et de traçabilité des documents
• Connaissance des pratiques de base en accueil physique et téléphonique
• Maîtrise du français écrit et oral ; la connaissance d’une langue locale est un atout selon le contexte

Compétences

• Maîtrise des tâches de bureau : classement archivage saisie et traitement de documents administratifs. Connaissance des circuits de validation et de circulation du courrier en environnement administratif
• Bonne utilisation de Microsoft Word Excel Outlook et des outils de numérisation/impression. Notions de rédaction de courriers administratifs notes de service bordereaux et formulaires. Capacité à tenir des registres tableaux de suivi et listes de présence. Compréhension des règles de confidentialité de conservation et de traçabilité des documents. Connaissance des pratiques de base en accueil physique et téléphonique
• Maîtrise du français écrit et oral ; la connaissance d’une langue locale est un atout selon le contexte