Agent de bureau

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités en hôtellerie/restauration, notre établissement recherche un(e) Agent de bureau pour assurer un appui administratif et opérationnel au bon fonctionnement des services internes. Rattaché(e) à l’administration, vous contribuerez à la gestion quotidienne des dossiers liés à l’accueil, aux réservations, à la facturation, au suivi des commandes et à la circulation des informations entre les différents pôles (réception, cuisine, salle, housekeeping et direction). Le poste requiert une bonne organisation, une présentation soignée et une réelle aisance dans le traitement des documents administratifs propres au secteur hôtelier et de la restauration. Le/la candidat(e) devra être titulaire d’un BAC, idéalement en série G1, G2, A2 ou équivalent, avec un niveau d’étude Terminale au minimum, afin de pouvoir gérer efficacement les tâches de bureautique, de saisie et de suivi administratif dans un environnement dynamique et orienté service client. Ce poste convient à une personne rigoureuse, discrète et réactive, capable de travailler en équipe et de s’adapter aux exigences d’un établissement hôtelier ou de restauration, où la qualité du service, la rapidité de traitement et la fiabilité des informations sont essentielles.

• Assurer la réception, le tri, l’enregistrement et l’archivage des documents administratifs, factures fournisseurs, bons de commande et pièces de caisse
• Effectuer la saisie et la mise à jour des données liées aux réservations, aux clients, aux fournisseurs et aux opérations internes de l’hôtel ou du restaurant
• Préparer les courriers, notes de service, tableaux de suivi, rapports simples et documents de coordination pour la direction et les différents services
• Participer au suivi administratif des achats de consommables, denrées, produits d’entretien et petits équipements utilisés en cuisine, en salle et en hébergement
• Appuyer le service réception dans le traitement des dossiers clients, des confirmations de réservation, des arrivées et départs, ainsi que dans la gestion des informations de séjour
• Contribuer au suivi des factures, des encaissements, des justificatifs de dépenses et à la préparation des éléments transmis à la comptabilité
• Classer et archiver les documents relatifs aux fournisseurs, aux prestations internes, aux contrats de service et aux inventaires périodiques
• Assurer la transmission rapide et fiable des informations entre la direction, la réception, la restauration, le service des étages et les autres équipes concernées
• Répondre aux appels téléphoniques, orienter les demandes internes et externes, et fournir un premier niveau d’information aux clients ou partenaires
• Veiller à la confidentialité des données administratives, financières et commerciales de l’établissement

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC, avec une spécialité de préférence en secrétariat, bureautique, gestion administrative ou équivalent
• Niveau d’étude minimum requis : Terminale, avec une bonne maîtrise des fondamentaux en français, rédaction et calcul simple
• Une première expérience dans un hôtel, restaurant, résidence meublée, traiteur ou structure de restauration serait un atout
• Maîtrise des outils bureautiques de base et aptitude à travailler dans un environnement à rythme soutenu
• Bonne présentation, sens du service, discrétion, ponctualité et respect strict de la confidentialité
• Capacité à travailler sous supervision, à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les priorités
• Sexe : H/F (poste ouvert aux hommes et aux femmes), avec une bonne disponibilité et une attitude professionnelle adaptée au secteur de l’hôtellerie/restauration
• Résider de préférence à proximité du lieu de travail ou être disposé(e) à s’y rendre aisément

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel, Outlook et outils de saisie administrative
• Connaissance des documents courants en hôtellerie/restauration : bons de commande, factures, bons de livraison, fiches de stock, registres clients et tableaux de suivi
• Notions de gestion de caisse, suivi des encaissements, rapprochement simple des pièces justificatives et préparation des dossiers pour la comptabilité
• Capacité à assurer le suivi administratif des réservations, des arrivées/départs et des demandes clients en coordination avec la réception
• Connaissance des circuits de validation et de circulation des documents entre les services d’un établissement hôtelier ou de restauration
• Maîtrise du classement, de l’archivage physique et numérique, et du traitement des courriers et notes internes
• Bonne expression écrite et orale en français, avec aptitude à rédiger des messages professionnels clairs et concis
• Connaissance des règles élémentaires d’hygiène, de présentation et de confidentialité propres au secteur de l’hôtellerie/restauration

Compétences

• Maîtrise des logiciels de bureautique : Word Excel Outlook et outils de saisie administrative. Connaissance des documents courants en hôtellerie/restauration : bons de commande factures bons de livraison fiches de stock registres clients et tableaux de suivi. Notions de gestion de caisse suivi des encaissements rapprochement simple des pièces justificatives et préparation des dossiers pour la comptabilité. Capacité à assurer le suivi administratif des réservations des arrivées/départs et des demandes clients en coordination avec la réception. Connaissance des circuits de validation et de circulation des documents entre les services d’un établissement hôtelier ou de restauration
• Maîtrise du classement de l’archivage physique et numérique et du traitement des courriers et notes internes. Bonne expression écrite et orale en français avec aptitude à rédiger des messages professionnels clairs et concis. Connaissance des règles élémentaires d’hygiène de présentation et de confidentialité propres au secteur de l’hôtellerie/restauration