Assistante Administrative et Comptable Bilingue / Concession Automobile

Missions

• Soutien administratif
• Organiser et classer les documents physiques et électroniques
• Numériser, imprimer, photocopier et archiver les documents de l’entreprise
• Assister à la préparation des réunions, sur demande
• Veiller à la bonne tenue des dossiers administratifs. Soutien comptable
• Préparer les pièces justificatives nécessaires au traitement des dépenses
• Classer et organiser les factures, reçus et documents de paiement
• Effectuer la saisie de données comptables selon les instructions reçues
• Rapprocher les pièces justificatives des enregistrements comptables
• Participer à la préparation des dossiers de clôture mensuelle
• Signaler à l’Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable tout document manquant ou toute anomalie constatée. Assistance au secrétariat
• Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux interlocuteurs concernés lorsque nécessaire
• Accueillir les visiteurs et informer les collaborateurs concernés de leur arrivée
• Préparer les salles de réunion sur demande
• Aider à la planification des réunions internes
• Rédiger, sous supervision, les correspondances courantes et les procès-verbaux de réunion
• Apporter un soutien aux collègues en période de forte activité, selon les besoins. Outils de travail
• Microsoft Outlook
• Microsoft Excel
• Microsoft Word
• Microsoft Teams
• Oracle NetSuite (saisie de transactions de base et téléchargement de pièces justificatives, selon les tâches confiées)
• Dossiers partagés de l’entreprise et systèmes de gestion documentaire
• Maitrise de l’anglais est obligatoire

Expérience

Rattachement hiérarchique : Le poste est placé sous l’autorité directe du Directeur Général.