ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités en agriculture tropicale, notre structure recherche une Assistante Administrative dynamique et rigoureuse, capable d’accompagner la gestion quotidienne des opérations administratives liées aux activités agricoles, aux campagnes culturales, au suivi des stocks d’intrants et à la coordination avec les équipes de terrain.

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, fournisseurs, techniciens agricoles et agents de terrain
• Gérer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents administratifs liés aux activités agricoles : fiches de parcelles, registres de production, bons de sortie d’intrants, rapports de récolte et fiches de suivi
• Participer au suivi administratif des campagnes culturales : préparation des plannings de semis, de traitement phytosanitaire, d’entretien des cultures et de récolte
• Suivre les entrées et sorties de stocks d’intrants agricoles (semences, engrais, produits phytosanitaires, petit matériel) en collaboration avec le magasinier ou le responsable d’exploitation
• Appuyer la collecte et la consolidation des données de terrain : superficies exploitées, rendements, pertes, besoins en main-d’œuvre et avancement des travaux agricoles
• Préparer les dossiers administratifs liés aux achats agricoles, à la réception des fournitures et au suivi des factures fournisseurs
• Organiser les réunions internes, convocations et déplacements liés aux activités de suivi des plantations, des élevages associés ou des zones de production
• Assurer le suivi des présences du personnel agricole et la transmission des informations au service RH ou au responsable de site
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre l’administration, les chefs d’équipe, les agents de culture et la direction d’exploitation
• Contribuer à la préparation des rapports périodiques sur les activités agricoles, les travaux réalisés et les besoins opérationnels
• Exécuter toute autre tâche administrative en lien avec le bon fonctionnement du service et les exigences de la production agricole tropicale

Profil recherché

• Être titulaire d’un BAC avec une connaissance en Agriculture tropicale
• Niveau d’étude requis : Terminale validée, avec une bonne base en gestion administrative et en notions agricoles
• Justifier d’une première expérience ou d’un stage dans un environnement agricole, agro-industriel, de plantation ou de gestion de ferme est un atout
• Être une personne organisée, discrète, ponctuelle et capable de travailler sous pression en période de forte activité agricole (semis, traitement, récolte)
• Avoir un bon sens de la communication avec les équipes terrain, les fournisseurs d’intrants et les responsables d’exploitation
• Maîtriser le français écrit et oral ; la connaissance de termes techniques liés à l’agriculture tropicale est fortement souhaitée
• Être à l’aise avec les outils bureautiques de base : Word, Excel, messagerie électronique et saisie de données
• Avoir une bonne présentation et un sens élevé de la confidentialité dans la gestion des documents administratifs et des informations de production
• Résider de préférence à proximité du site d’exploitation ou accepter les contraintes de déplacement liées aux activités de terrain

Connaissances particulières requises

• Connaissance du fonctionnement administratif d’une exploitation agricole tropicale
• Maîtrise du suivi documentaire des activités de production : fiches de parcelles, cahiers de culture, registres d’intrants, bons de livraison, fiches de stock
• Compréhension des principales étapes du cycle cultural en agriculture tropicale : préparation du sol, semis/plantation, entretien, fertilisation, traitement phytosanitaire, récolte
• Capacité à suivre les mouvements de stocks d’engrais, semences, amendements, produits phytosanitaires et petit outillage agricole
• Bonne connaissance des outils bureautiques, notamment Excel pour les tableaux de suivi, les plannings et les statistiques simples
• Aptitude à classer, archiver et exploiter des données de production, de rendement et de main-d’œuvre
• Notions sur les contraintes spécifiques des cultures tropicales : saisonnalité, pluviométrie, fertilité des sols, calendrier cultural et logistique de récolte
• Capacité à préparer des rapports administratifs simples liés aux activités agricoles et à la gestion de site
• Connaissance des règles de base de confidentialité, de rigueur administrative et de traçabilité des documents en milieu agricole
• La connaissance des procédures de réception des intrants, de suivi des achats et de pointage du personnel agricole serait un atout

Compétences

• Connaissance du fonctionnement administratif d’une exploitation agricole tropicale
• Maîtrise du suivi documentaire des activités de production : fiches de parcelles cahiers de culture registres d’intrants bons de livraison fiches de stock. Compréhension des principales étapes du cycle cultural en agriculture tropicale : préparation du sol semis/plantation entretien fertilisation traitement phytosanitaire récolte. Capacité à suivre les mouvements de stocks d’engrais semences amendements produits phytosanitaires et petit outillage agricole. Bonne connaissance des outils bureautiques notamment Excel pour les tableaux de suivi les plannings et les statistiques simples. Aptitude à classer archiver et exploiter des données de production de rendement et de main-d’œuvre. Notions sur les contraintes spécifiques des cultures tropicales : saisonnalité pluviométrie fertilité des sols calendrier cultural et logistique de récolte. Capacité à préparer des rapports administratifs simples liés aux activités agricoles et à la gestion de site
• Connaissance des règles de base de confidentialité de rigueur administrative et de traçabilité des documents en milieu agricole. La connaissance des procédures de réception des intrants de suivi des achats et de pointage du personnel agricole serait un atout