ASSISTANTE DE DIRECTION

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son administration, nous recrutons une Assistante de Direction pour accompagner la Direction Générale dans la gestion quotidienne de ses activités administratives, organisationnelles et de coordination. Rattachée à la hiérarchie, elle jouera un rôle clé dans la fluidité des échanges internes et externes, la préparation des dossiers de décision, ainsi que le suivi rigoureux des agendas, courriers et réunions. Le poste s’adresse à une candidate titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, en Secrétariat de Direction ou diplôme équivalent de niveau Bac+2, disposant d’une bonne maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat. Dans un environnement administratif exigeant, elle devra faire preuve de discrétion, d’organisation, de réactivité et d’un excellent sens du service afin de contribuer efficacement à la performance du secrétariat de direction.

• Assurer la gestion et l’optimisation de l’agenda de la Direction (planification des rendez-vous, réunions, déplacements et échéances administratives)
• Préparer, mettre en forme, saisir et classer les courriers, notes de service, comptes rendus, rapports et documents de direction
• Recevoir, filtrer, orienter et traiter les appels téléphoniques, courriels et visiteurs avec professionnalisme et confidentialité
• Organiser les réunions de direction : convocations, réservations de salle, préparation des dossiers, prise de notes et rédaction des procès-verbaux ou comptes rendus
• Assurer le suivi des dossiers administratifs confiés par la Direction (courriers entrants/sortants, signatures, relances, archivage)
• Coordonner les échanges entre la Direction et les différents services administratifs de l’entreprise
• Gérer les fournitures de bureau et veiller à la disponibilité du matériel nécessaire au fonctionnement du secrétariat de direction
• Participer à la préparation des dossiers de synthèse, tableaux de suivi et documents de reporting administratif
• Accueillir les partenaires, prestataires et collaborateurs en respectant les règles de protocole et d’image de l’entreprise
• Assurer la confidentialité des informations traitées et contribuer au respect des procédures internes de l’administration

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, Secrétariat de Direction, Gestion administrative ou diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Justifier d’une première expérience réussie en assistanat de direction ou en secrétariat administratif, idéalement dans un environnement structuré
• Maîtriser parfaitement le français écrit et oral ; la connaissance de l’anglais professionnel serait un atout
• Être à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les logiciels de gestion documentaire
• Avoir une excellente présentation, un sens aigu de la discrétion, de la confidentialité et de la loyauté professionnelle
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de ponctualité et d’un bon sens des priorités
• Être capable de gérer la pression, les sollicitations multiples et les urgences administratives avec efficacité
• Sexe : Femme de préférence, compte tenu de l’organisation interne du service et de la nature du poste
• Être disponible immédiatement ou dans un délai court

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda, rédaction administrative, prise de notes, classement et archivage
• Bonne connaissance des circuits de validation et de circulation des documents administratifs en entreprise
• Capacité à rédiger des courriers professionnels, notes internes, comptes rendus et procès-verbaux avec une présentation soignée
• Excellente pratique des outils bureautiques : traitement de texte, tableurs, présentations, messagerie électronique et gestion de calendrier
• Connaissance des principes de gestion documentaire et de conservation des archives physiques et numériques
• Maîtrise des techniques d’accueil, de filtrage téléphonique et de communication professionnelle en milieu administratif
• Notions en organisation de réunions, préparation logistique et suivi des actions décidées par la Direction
• Capacité à élaborer des tableaux de bord simples de suivi administratif et des échéanciers de tâches
• Bonne compréhension des exigences de confidentialité, de protocole et de représentation dans un environnement de direction
• La maîtrise d’un logiciel de gestion administrative ou d’archivage électronique constitue un avantage

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda rédaction administrative prise de notes classement et archivage. Bonne connaissance des circuits de validation et de circulation des documents administratifs en entreprise
• Capacité à rédiger des courriers professionnels notes internes comptes rendus et procès-verbaux avec une présentation soignée. Excellente pratique des outils bureautiques : traitement de texte tableurs présentations messagerie électronique et gestion de calendrier. Connaissance des principes de gestion documentaire et de conservation des archives physiques et numériques
• Maîtrise des techniques d’accueil de filtrage téléphonique et de communication professionnelle en milieu administratif. Notions en organisation de réunions préparation logistique et suivi des actions décidées par la Direction. Capacité à élaborer des tableaux de bord simples de suivi administratif et des échéanciers de tâches
• Bonne compréhension des exigences de confidentialité de protocole et de représentation dans un environnement de direction. La maîtrise d’un logiciel de gestion administrative ou d’archivage électronique constitue un avantage