Assistante de Direction - Cotonou

À propos

Nous recherchons un Assistante de Direction pour rejoindre notre équipe. Ce poste implique la gestion efficace des activités administratives, organisationnelles et opérationnelles du bureau, ainsi que la coordination des relations avec nos partenaires et institutions. Le candidat sera également responsable de la production de présentations commerciales percutantes, de la gestion de la communication digitale de l'entreprise et de la contribution à l'image et à la notoriété de la société.

Missions

• Assurer la gestion administrative, organisationnelle et opérationnelle du bureau, en veillant à la fluidité des processus internes
• Coordonner les relations avec les partenaires, les institutions et représenter l'entreprise lors d'événements professionnels
• Produire des présentations commerciales attractives et adaptées aux différents publics cibles
• Gérer la communication digitale de l'entreprise, en animant les réseaux sociaux, en créant du contenu et en maintenant le site internet à jour
• Contribuer activement à l'image et à la notoriété de l'entreprise à travers diverses actions de communication et de veille sectorielle

Administration & Organisation

• Gérer et optimiser l'agenda, les rendez-vous et les déplacements de la Direction
• Organiser les réunions de direction, en assurant la convocation, la rédaction des comptes-rendus et le suivi des décisions
• Assurer la réception, le tri et le suivi des courriers, e-mails et communications officielles
• Préparer les dossiers, notes de synthèse et présentations pour les réunions stratégiques
• Gérer les notes de frais, les commandes de fournitures et suivre le budget du secrétariat
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des documents
• Superviser l'organisation logistique des événements d'entreprise (séminaires, formations, réceptions)
• Effectuer une veille sur les échéances contractuelles, administratives et réglementaires
• Maîtriser les démarches administratives publiques et privées pour faciliter les démarches officielles

Gestion des partenaires & relations externes

• Suivre les dossiers de partenariat, contrats commerciaux et conventions avec la Direction
• Accueillir et orienter les visiteurs, gérer les appels et filtrer les demandes
• Assurer la liaison avec les administrations publiques béninoises
• Représenter l'entreprise lors d'événements professionnels, foires et salons
• Rédiger des courriers et correspondances professionnelles

Communication digitale & community management

• Animer et gérer les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, etc.)
• Créer et publier du contenu visuel attractif en cohérence avec l'identité de marque, notamment via Canva
• Rédiger des publications, articles et autres contenus de communication
• Mettre à jour le site internet avec les actualités, offres et événements
• Développer et fidéliser la communauté en ligne, en interagissant avec les abonnés
• Réaliser une veille concurrentielle et sectorielle régulière

Présentations commerciales & supports visuels

• Concevoir et mettre en forme des présentations percutantes sur PowerPoint
• Créer des supports visuels professionnels (flyers, affiches, brochures, bannières) sur Canva
• Réaliser la mise en page de rapports, dossiers de présentation et documents stratégiques
• Adapter les supports de communication selon les publics cibles (clients, partenaires, investisseurs)

Formation et compétences

• Diplôme de niveau BAC +2/3 minimum en Gestion, Administration, Communication, Marketing, Assistante de Direction ou dans un domaine équivalent, attestant d'une solide formation professionnelle adaptée aux responsabilités du poste

Expérience

• Une expérience préalable de 2 à 3 ans dans un poste similaire est indispensable, notamment en tant qu’Office Manager, Assistant(e) de Direction, Chargé(e) de communication ou de développement commercial, afin d’assurer une gestion efficace des missions confiées

Compétences

• Maîtrise avancée du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, pour la création et la gestion de documents professionnels
• Compétence dans l’utilisation de Canva pour la conception de visuels, présentations et supports de communication visuelle
• Aisance avec les réseaux sociaux professionnels et grand public (LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok), pour la gestion de la communication digitale
• Capacité à gérer du contenu web, notamment la mise à jour de sites internet via des CMS
• Maîtrise des outils de messagerie et visioconférence (Teams, Zoom, Google Meet) pour assurer une communication fluide à distance
• Excellentes compétences en rédaction administrative et professionnelle, essentielles pour la correspondance et la documentation
• Niveau B2 minimum en anglais, à l’écrit comme à l’oral, indispensable pour les échanges avec des partenaires internationaux
• Connaissance approfondie des rouages de l’administration béninoise pour assurer une conformité réglementaire
• Compréhension des mécanismes d’intermédiation commerciale et industrielle (sourcing, négoce, représentation B2B), pour soutenir le développement commercial de l’entreprise

Qualités personnelles

• Excellente aisance relationnelle et sens du contact, pour établir et entretenir des relations professionnelles solides avec partenaires et clients
• Capacité à gérer simultanément plusieurs projets avec rigueur, organisation et respect des délais
• Créativité, sens esthétique et souci du détail pour la production de contenus visuels de qualité
• Discrétion absolue et respect strict de la confidentialité des informations traitées
• Proactivité, autonomie et capacité à anticiper les besoins pour une gestion proactive des missions
• Disponibilité, réactivité et aptitude à travailler efficacement sous pression
• Esprit d’équipe, adaptabilité et aptitude à collaborer avec différents profils professionnels
• Intégrité, loyauté et éthique professionnelle irréprochable pour assurer la crédibilité de la fonction
• Bonne présentation et sens aigu du protocole professionnel, reflétant le sérieux de l’organisation

Critères de l'annonce pour le poste : Assistante de Direction - Cotonou

• Métier : Secrétariat, assistanat
• Secteur d´activité : Distribution, vente, commerce de gros
• Type de contrat : CDD
• Région : Cotonou
• Ville : Cotonou
• Travail à distance : Hybride
• Niveau d'expérience : Expérience entre 2 ans et 5 ans - Expérience entre 5 ans et 10 ans
• Niveau d'études : Bac+3
• Langues exigées : français > bon niveau
• Nombre de poste(s) : 1
• Management d'équipe : Oui
• Administration
• Archivage
• Assistanat Soyez vigilant ! N'envoyez pas d'argent à un employeur potentiel. Ne versez aucune somme d'argent en échange d'un contrat de travail potentiel ou pour suivre une formation préalable à l'embauche. Redoublez de vigilance pour toute offre d'emploi proposée à l'international, en particulier si des conditions ou un salaire particulièrement attractifs sont mis en avant. Merci de signaler toute irrégularité en utilisant le formulaire de contact candidat et en sélectionnant l'objet "Signaler une annonce d'emploi"