Secretaire

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, un établissement du secteur Hôtellerie-Restauration recrute un(e) Secrétaire pour assurer l’accueil, la gestion administrative courante et le suivi des opérations de bureau en lien avec les services de l’hôtel ou du restaurant. Rattaché(e) à la Direction ou au Responsable administratif, il/elle contribuera à la bonne circulation des informations entre les services hébergement, restauration, cuisine, réception, comptabilité et direction. Le poste exige une bonne maîtrise des outils bureautiques, un sens aigu de l’organisation et une présentation soignée, afin de garantir une prise en charge professionnelle des correspondances, appels, réservations internes, plannings et documents administratifs. Le/la candidat(e) devra être titulaire d’un BT en Secrétariat ou spécialité équivalente, avec un niveau d’étude minimum Terminale, et idéalement une première expérience dans un environnement hôtelier, de restauration ou de services.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs, partenaires et visiteurs de l’établissement
• Gérer le standard, filtrer et orienter les appels vers les services concernés (réception, restauration, cuisine, direction, comptabilité)
• Rédiger, saisir et mettre en forme les courriers, notes de service, comptes rendus, rapports et documents administratifs de l’hôtel ou du restaurant
• Assurer l’enregistrement, le classement et l’archivage des documents administratifs, commerciaux et opérationnels
• Mettre à jour les tableaux de suivi des réservations, des commandes, des fournisseurs, des plannings et des activités internes
• Préparer les dossiers administratifs liés au personnel, aux fournisseurs, aux prestations et aux événements (banquets, séminaires, réceptions)
• Suivre les correspondances avec les clients, agences, sociétés partenaires et prestataires de services
• Appuyer la direction dans l’organisation des réunions, la préparation des supports et la rédaction des procès-verbaux
• Coordonner la circulation des informations entre les différents services pour faciliter le bon déroulement de l’activité quotidienne
• Participer à la gestion des fournitures de bureau et à la passation des besoins administratifs auprès des services concernés
• Veiller à la confidentialité des informations relatives à la clientèle, au personnel et à la gestion interne
• Effectuer toute autre tâche administrative compatible avec le poste, en lien avec les besoins de l’établissement

Profil recherché

• Être titulaire d’un BT en Secrétariat ou d’une spécialité équivalente
• Niveau d’étude minimum requis : Terminale
• Avoir une bonne présentation, une expression orale correcte et un sens du service développé
• Être capable de travailler dans un environnement hôtelier ou de restauration exigeant, avec un rythme soutenu
• Maîtriser les règles de discrétion, de courtoisie et de professionnalisme propres au secteur Hôtellerie-Restauration
• Être rigoureux(se), organisé(e), ponctuel(le) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Être à l’aise dans le contact avec la clientèle, les fournisseurs et les équipes internes
• Sexe : Femme ou Homme, selon les aptitudes et la présentation professionnelle requises pour le poste
• Une première expérience en secrétariat dans un hôtel, un restaurant, un traiteur ou un établissement de services serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif appliquées au secteur Hôtellerie-Restauration
• Bonne connaissance des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook et saisie de documents professionnels
• Capacité à gérer un standard téléphonique, un agenda de direction et un planning de service
• Connaissance des usages de l’accueil client en milieu hôtelier et de la relation avec les fournisseurs
• Maîtrise des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire
• Connaissance des documents courants du secteur : bons de commande, factures, bordereaux, courriers fournisseurs, notes internes, rapports d’activité
• Aptitude à suivre les réservations, les événements, les commandes et les demandes administratives liées à l’exploitation
• Notions de communication professionnelle, de rédaction administrative et de prise de notes rapide
• Capacité à respecter la confidentialité des données clients, du personnel et des informations financières
• La connaissance d’un logiciel de gestion hôtelière ou de restauration serait un avantage

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif appliquées au secteur Hôtellerie-Restauration
• Bonne connaissance des outils bureautiques : Microsoft Word Excel Outlook et saisie de documents professionnels. Capacité à gérer un standard téléphonique un agenda de direction et un planning de service. Connaissance des usages de l’accueil client en milieu hôtelier et de la relation avec les fournisseurs
• Maîtrise des techniques de classement d’archivage et de gestion documentaire. Connaissance des documents courants du secteur : bons de commande factures bordereaux courriers fournisseurs notes internes rapports d’activité. Aptitude à suivre les réservations les événements les commandes et les demandes administratives liées à l’exploitation. Notions de communication professionnelle de rédaction administrative et de prise de notes rapide. Capacité à respecter la confidentialité des données clients du personnel et des informations financières. La connaissance d’un logiciel de gestion hôtelière ou de restauration serait un avantage