N.CORPORATE
Publiée le 4 novembre
Secretaire
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Formation et compétences
BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE
Missions
Dans le cadre du renforcement de son dispositif administratif, une structure basée en Côte d’Ivoire recrute une Secrétaire de Direction, Agent de Maîtrise, pour assurer la gestion administrative et organisationnelle du secrétariat de direction. Rattachée à la Direction Générale ou à un service de direction, la candidate retenue jouera un rôle clé dans la fluidité des communications internes et externes, la coordination des agendas, la préparation des dossiers et le suivi des activités administratives. Le poste requiert une excellente maîtrise des outils bureautiques, une grande rigueur dans le traitement des informations confidentielles, ainsi qu’une capacité à anticiper les besoins de la hiérarchie. Le profil recherché est titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction, avec un niveau d’étude Bac+2, et dispose d’une expérience avérée dans un environnement administratif structuré. Le sens de l’organisation, la discrétion et la qualité du service rendu sont essentiels pour réussir à ce poste.
- Assurer la gestion quotidienne de l’agenda de la Direction : prise de rendez-vous, organisation des réunions, gestion des priorités et rappels
- Recevoir, filtrer, orienter et suivre les appels téléphoniques, courriers, courriels et visiteurs de la Direction
- Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers administratifs, notes de service, comptes rendus, rapports et documents de direction
- Préparer les dossiers de réunion, compiler les informations nécessaires et assurer le suivi des décisions prises
- Organiser les déplacements professionnels de la Direction : réservations, ordres de mission, itinéraires et pièces justificatives
- Assurer le classement, l’archivage physique et numérique des documents administratifs et confidentiels
- Suivre les échéances administratives, les validations de documents et les tâches confiées par la hiérarchie
- Coordonner les échanges entre la Direction et les différents services internes ou partenaires externes
- Participer à l’accueil des interlocuteurs de la Direction avec professionnalisme et courtoisie
- Veiller à la bonne tenue du secrétariat et à la disponibilité du matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du service
Profil recherché
- Être titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction, avec un niveau d’étude minimum Bac+2
- Justifier d’une expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire de secrétariat de direction ou d’assistanat de direction
- Maîtriser parfaitement le français écrit et oral ; la connaissance de l’anglais professionnel est un atout
- Être une femme ou un homme de présentation soignée, doté(e) d’un excellent sens relationnel et d’une grande discrétion
- Faire preuve de rigueur, d’organisation, de réactivité et de capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
- Avoir une bonne capacité de rédaction, de synthèse et de communication administrative
- Être capable de travailler sous pression et de respecter des délais serrés
- Être immédiatement disponible serait un atout
Connaissances particulières requises
- Maîtrise avancée des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et logiciels de gestion documentaire
- Connaissance des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda, prise de notes rapide, rédaction administrative et organisation de réunions
- Bonne pratique des procédures de classement, d’archivage et de suivi documentaire en environnement administratif
- Capacité à élaborer des comptes rendus, notes de service, correspondances officielles et tableaux de suivi
- Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique en milieu professionnel
- Connaissance des règles de confidentialité et de traitement des informations sensibles de direction
- Aisance dans la coordination administrative entre la Direction, les services internes et les partenaires externes
- Notions en gestion de courriers entrants/sortants, suivi des parapheurs et circulation des documents de validation
Compétences
- Maîtrise avancée des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook et logiciels de gestion documentaire. Connaissance des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda prise de notes rapide rédaction administrative et organisation de réunions. Bonne pratique des procédures de classement d’archivage et de suivi documentaire en environnement administratif. Capacité à élaborer des comptes rendus notes de service correspondances officielles et tableaux de suivi. Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique en milieu professionnel
- Connaissance des règles de confidentialité et de traitement des informations sensibles de direction
- Aisance dans la coordination administrative entre la Direction les services internes et les partenaires externes. Notions en gestion de courriers entrants/sortants suivi des parapheurs et circulation des documents de validation
Source : Agenceemploijeunes. Annonce nettoyée et résumée par CandidAI.