SECRETAIRE DE DIRECTION

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SECRETAIRE DE DIRECTION

CABINET INTERNATIONAL DE FORMATION , DE CONSULTANCE ET DE CONSEIL N° Ref:MAN--178413-08-2026 STAGE DE QUALIFICATIONENSEIGNEMENT-FORMATIONAGENT DE MAÎTRISE Publié le 23 août 2026

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités en enseignement-formation, notre structure recrute un(e) Secrétaire de Direction afin d’assurer un appui administratif et organisationnel efficace auprès de la Direction Générale et des responsables pédagogiques. Véritable interface entre la direction, les formateurs, les apprenants, les parents et les partenaires, le(la) titulaire du poste contribuera à la bonne coordination des activités académiques, administratives et institutionnelles de l’établissement. Le poste requiert une bonne maîtrise des outils bureautiques, une excellente capacité de communication, ainsi qu’une connaissance du fonctionnement d’un établissement de formation ou d’enseignement. Le(la) Secrétaire de Direction participera notamment à la gestion des courriers, à l’organisation des réunions, au suivi des dossiers pédagogiques et administratifs, ainsi qu’à la préparation des documents de reporting et de correspondance officielle. Ce poste de catégorie Agent de maîtrise s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction, Assistanat de Direction, Gestion Administrative ou tout diplôme équivalent de niveau Bac+2.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, apprenants, parents d’élèves, formateurs et partenaires institutionnels
• Gérer l’agenda de la Direction, planifier les rendez-vous, réunions pédagogiques, conseils de direction et sessions de travail
• Rédiger, mettre en forme, enregistrer et diffuser les courriers, notes de service, convocations, comptes rendus et procès-verbaux
• Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux inscriptions, réinscriptions, attestations, certificats, conventions et correspondances académiques
• Préparer les documents nécessaires aux réunions de coordination, aux conseils de discipline, aux réunions pédagogiques et aux rencontres avec les partenaires
• Classer, archiver et sécuriser les dossiers administratifs et pédagogiques dans le respect de la confidentialité
• Assurer le suivi des échéances administratives, académiques et institutionnelles de l’établissement de formation
• Coordonner la circulation de l’information entre la Direction, les services administratifs, le corps enseignant et les apprenants
• Participer à la préparation des tableaux de bord, rapports d’activités et synthèses de suivi demandés par la Direction
• Contribuer à l’organisation logistique des examens, évaluations, séminaires, ateliers de formation et événements institutionnels
• Gérer les fournitures de bureau et le suivi des besoins administratifs du secrétariat de direction
• Veiller à la bonne tenue de l’image de l’établissement à travers un accueil professionnel, une communication soignée et un traitement rigoureux des informations

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction, Assistanat de Direction, Gestion Administrative ou équivalent, niveau Bac+2 obligatoire
• Justifier d’une expérience souhaitée d’au moins 2 ans dans un poste de secrétariat de direction, idéalement dans le secteur de l’enseignement ou de la formation
• Maîtriser parfaitement le français écrit et oral ; la pratique d’un bon niveau de communication professionnelle est indispensable
• Être organisé(e), discret(ète), rigoureux(se), courtois(e) et capable de gérer plusieurs priorités en même temps
• Avoir une excellente présentation et un sens aigu du service, de l’accueil et de la relation avec les usagers d’un établissement de formation
• Être capable de travailler sous pression et de respecter les délais liés au calendrier académique et administratif
• Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de secrétariat de direction
• Le poste est ouvert aux candidat(e)s de sexe féminin ou masculin, avec une préférence éventuelle selon l’organisation interne de la structure
• Une bonne connaissance du milieu de l’enseignement-formation en Côte d’Ivoire constitue un atout majeur

Connaissances particulières requises

• Maîtrise avancée de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook pour la rédaction, le suivi et la diffusion des documents administratifs et pédagogiques
• Connaissance des techniques de secrétariat de direction : prise de notes, rédaction de comptes rendus, gestion d’agenda, filtrage des appels et suivi des correspondances
• Bonne compréhension de l’organisation administrative d’un établissement d’enseignement ou de formation : direction, scolarité, coordination pédagogique, formateurs, apprenants
• Capacité à gérer les dossiers d’inscription, de réinscription, de présence, d’attestations et de documents académiques
• Maîtrise des procédures de classement, d’archivage et de gestion documentaire, avec respect de la confidentialité des informations sensibles
• Connaissance des outils de suivi administratif et de reporting : tableaux de bord, tableaux de présence, listes d’émargement, statistiques de fréquentation
• Notions en communication institutionnelle et en relation avec les parents, apprenants, partenaires pédagogiques et autorités de tutelle
• Aisance dans la gestion logistique des réunions, conseils pédagogiques, examens, soutenances, séminaires et activités de formation
• Capacité à utiliser les outils numériques de gestion administrative et, si possible, un logiciel de gestion scolaire ou de scolarité
• Sens de l’organisation, de la confidentialité, de la ponctualité et du respect des procédures internes de l’établissement

Compétences

• Maîtrise avancée de Microsoft Word Excel PowerPoint et Outlook pour la rédaction le suivi et la diffusion des documents administratifs et pédagogiques.Connaissance des techniques de secrétariat de direction : prise de notes rédaction de comptes rendus gestion d’agenda filtrage des appels et suivi des correspondances.Bonne compréhension de l’organisation administrative d’un établissement d’enseignement ou de formation : direction scolarité coordination pédagogique formateurs apprenants.Capacité à gérer les dossiers d’inscription de réinscription de présence d’attestations et de documents académiques.Maîtrise des procédures de classement d’archivage et de gestion documentaire avec respect de la confidentialité des informations sensibles.Connaissance des outils de suivi administratif et de reporting : tableaux de bord tableaux de présence listes d’émargement statistiques de fréquentation.Notions en communication institutionnelle et en relation avec les parents apprenants partenaires pédagogiques et autorités de tutelle.Aisance dans la gestion logistique des réunions conseils pédagogiques examens soutenances séminaires et activités de formation.Capacité à utiliser les outils numériques de gestion administrative et si possible un logiciel de gestion scolaire ou de scolarité.Sens de l’organisation de la confidentialité de la ponctualité et du respect des procédures internes de l’établissement

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Secteur d'activité ENSEIGNEMENT-FORMATION SECRETAIRE DE DIRECTION CABINET INTERNATIONAL DE FORMATION , DE CONSULTANCE ET DE CONSEIL Expire le 18 septembre 2026 Se connecter pour postuler En ligne Discuter en direct avec un agent maintenant ! Fermer