SECRETARIAT BUREAUTIQUE

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DIRECTION REGIONALE DE L'EDUCATION NATIONALE SOUBRE N° Ref:SOUB-178188-08-2026 STAGE DE VALIDATION ADMINISTRATION AGENT DE MAÎTRISE Publié le 18 août 2026

Formation et compétences

3IEME ANNEE Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de ses services d’Administration Générale, notre structure recherche un(e) Secrétaire Bureautique capable d’assurer la bonne gestion administrative, la circulation de l’information et le suivi documentaire au sein des différents services. Rattaché(e) à la hiérarchie administrative, il/elle jouera un rôle central dans l’organisation quotidienne du secrétariat, la mise en forme des documents officiels, l’accueil et l’orientation des interlocuteurs internes et externes. Ce poste, de catégorie Agent de maîtrise, requiert une bonne maîtrise des outils bureautiques, une excellente présentation, une grande rigueur dans le traitement des dossiers administratifs ainsi qu’un sens élevé de la confidentialité. Le profil recherché doit être titulaire d’un BT en Administration générale, avec un niveau minimum de 3e année, afin de pouvoir assurer efficacement les tâches de secrétariat, de classement, de rédaction administrative et de suivi des courriers dans un environnement structuré et exigeant.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, collaborateurs et partenaires, et les orienter vers les services concernés
• Gérer les courriers entrants et sortants : réception, enregistrement, tri, diffusion, affranchissement et archivage
• Rédiger, saisir, mettre en forme et diffuser les documents administratifs : notes de service, correspondances, comptes rendus, bordereaux et rapports
• Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs selon les procédures internes de l’Administration Générale
• Préparer les réunions de service : convocations, dossiers de séance, supports bureautiques, feuilles de présence et suivi des décisions
• Gérer les agendas, les rendez-vous et les échéances administratives de la hiérarchie
• Assurer le suivi des parapheurs, visas, signatures et circuits de validation des documents officiels
• Participer au suivi des fournitures de bureau, du matériel de secrétariat et des besoins courants du service
• Contribuer à la tenue des tableaux de suivi administratif et à la mise à jour des bases de données internes
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des procédures administratives de l’entreprise

Profil recherché

• Être titulaire d’un BT en Administration générale, avec une spécialité en Administration générale
• Avoir un niveau d’étude minimum de 3e année, conformément au profil recherché
• Disposer d’une expérience en secrétariat bureautique ou en assistance administrative, idéalement dans un environnement d’Administration Générale
• Maîtriser les techniques de secrétariat, de rédaction administrative et de gestion documentaire
• Avoir une bonne présentation, une expression orale et écrite correcte, ainsi qu’un sens aigu de l’organisation
• Être discret(e), rigoureux(se), courtois(e) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Être à l’aise avec le travail sous supervision hiérarchique et le respect strict des consignes administratives
• Sexe : Femme ou Homme, selon compétences et adéquation au poste

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et gestion de fichiers numériques
• Connaissance des techniques de secrétariat administratif : saisie, mise en page, gestion de courrier, standard téléphonique et accueil
• Bonne pratique du classement alphabétique, numérique et chronologique des dossiers administratifs
• Capacité à rédiger des documents administratifs conformes aux usages de l’Administration Générale
• Connaissance des circuits de validation, de visa, de paraphe et de diffusion des documents officiels
• Maîtrise des outils de suivi administratif et des tableaux de bord simples sous Excel
• Notions de gestion des archives physiques et électroniques, dans le respect de la confidentialité et de la traçabilité
• Aptitude à travailler dans un environnement administratif structuré, avec respect des délais et des priorités
• Bonne connaissance du vocabulaire administratif et des pratiques de bureau en contexte ivoirien

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook et gestion de fichiers numériques. Connaissance des techniques de secrétariat administratif : saisie mise en page gestion de courrier standard téléphonique et accueil. Bonne pratique du classement alphabétique numérique et chronologique des dossiers administratifs. Capacité à rédiger des documents administratifs conformes aux usages de l’Administration Générale
• Connaissance des circuits de validation de visa de paraphe et de diffusion des documents officiels. Maîtrise des outils de suivi administratif et des tableaux de bord simples sous Excel
• Notions de gestion des archives physiques et électroniques dans le respect de la confidentialité et de la traçabilité. Aptitude à travailler dans un environnement administratif structuré avec respect des délais et des priorités. Bonne connaissance du vocabulaire administratif et des pratiques de bureau en contexte ivoirien

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