Spécialiste Moyens Généraux (Grade C) Millennium Challenge Account (MCA) - Côte d’Ivoire Régional

À propos

Le Millennium Challenge Account (MCA-Côte d’Ivoire Régional), en collaboration avec le Gouvernement de la République de Côte d’Ivoire (GoCI) et le Millennium Challenge Corporation (“MCC”) du Gouvernement des États-Unis d’Amérique, met en œuvre un projet dans le cadre du Compact d’un montant de 322,5 millions de dollars. Ce programme vise à renforcer la sécurité énergétique régionale, à réduire les coûts de l’énergie et à favoriser l’accès à une électricité fiable et abordable en Afrique de l’Ouest, en améliorant la capacité de la Côte d’Ivoire à échanger de l’électricité sur le marché régional.

Objectif du poste

Sous la responsabilité du Manager Moyens Généraux, le/la Spécialiste Moyens Généraux assure l’appui administratif et logistique nécessaire à la mise en œuvre des activités du MCA-Côte d’Ivoire et veille au bon fonctionnement des services de soutien. À ce titre, il/elle assure la gestion des actifs, équipements, infrastructures et services généraux du MCA-Côte d’Ivoire, conformément aux dispositions du Compact et aux procédures applicables.

Missions

• Gestion administrative
• Assurer la gestion administrative courante des activités du MCA-Côte d’Ivoire, en veillant au respect des procédures internes et des exigences du Compact
• Élaborer et assurer le suivi des bons de commande relatifs aux achats administratifs, en coordination avec l’équipe de passation des marchés
• Assurer le suivi des dépenses administratives et la tenue des dossiers y afférents (loyers, eau, électricité, télécommunications et autres charges de fonctionnement)
• Gérer les approvisionnements et le stock des fournitures de bureau, garantir leur disponibilité et tenir un inventaire permanent
• Préparer, classer et archiver l’ensemble des documents administratifs et dossiers d’achats conformément aux règles de gestion documentaire
• Appuyer le Manager Administration dans le suivi des contrats et prestations des fournisseurs de services administratifs et logistiques
• Contribuer à la préparation des correspondances et documents administratifs du département
• Gestion logistique et moyens généraux
• Coordonner les déplacements professionnels du personnel, des consultants et des partenaires du programme, notamment les ordres de mission, réservations de voyage, hébergement et transport
• Organiser la logistique des réunions, ateliers, missions et événements institutionnels, en assurant la disponibilité des ressources et prestations nécessaires
• Assurer la coordination et le suivi des prestataires de services logistiques afin de garantir la qualité et la continuité des prestations
• Planifier et superviser l’utilisation du parc automobile, y compris l’affectation des véhicules et chauffeurs, le suivi de la consommation de carburant et la mise à jour des outils de gestion
• Veiller au bon fonctionnement des infrastructures, équipements et services généraux nécessaires aux opérations du MCA-Côte d’Ivoire
• Gestion des actifs
• Assurer la gestion et le suivi du patrimoine du MCA-Côte d’Ivoire, en maintenant un registre fiable et à jour des actifs
• Coordonner les inventaires physiques périodiques en collaboration avec le Département Finance et assurer le rapprochement des données
• Veiller à l’identification, à la traçabilité, à l’entretien, à la maintenance et à la sécurisation des actifs de l’institution
• S’assurer de la disponibilité, de l’installation et du bon fonctionnement des équipements mis à la disposition des utilisateurs
• Contribuer à la gestion du cycle de vie des actifs, de leur acquisition à leur réforme, conformément aux procédures applicables

Compétences

• Titulaire d’un Bac+3/4 en Gestion, Administration, Logistique, Supply Chain, Gestion des opérations ou dans tout autre domaine équivalent
• Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience pertinente en administration, logistique, moyens généraux ou gestion opérationnelle, idéalement dans un environnement structuré et multiculturel
• Une expérience dans la mise en œuvre de projets ou programmes financés par des bailleurs de fonds constitue un atout
• Une expérience en gestion de contrats, suivi de prestataires et coordination logistique est fortement souhaitée
• Bonne connaissance des pratiques de gestion des actifs, des services généraux et des procédures administratives
• Excellentes capacités de planification, d’organisation et de gestion des priorités
• Aptitude à coordonner efficacement plusieurs activités et intervenants dans le respect des délais
• Solides compétences en communication et en relations professionnelles
• Sens élevé du service, rigueur, intégrité et respect de la confidentialité
• Capacité à travailler de façon autonome et à proposer des solutions pratiques adaptées aux besoins opérationnels
• Excellente maîtrise du français, à l’écrit comme à l’oral
• Bonne maîtrise de l’anglais professionnel, à l’écrit comme à l’oral
• Bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook