STAGE DE PERFECTIONNEMENT SECRETARIAT

Expérience

1 an

Formation et compétences

BAC+3 Catégorie CADRE MOYEN

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, un établissement de santé basé en Côte d’Ivoire recrute un(e) stagiaire de perfectionnement en secrétariat médical. Ce stage s’adresse à un(e) titulaire d’une Licence en Secrétariat médical, souhaitant consolider ses acquis dans un environnement exigeant, structuré et orienté vers la qualité de l’accueil, la gestion documentaire et le suivi administratif des patients. Rattaché(e) au service administratif ou au secrétariat médical, le/la stagiaire participera aux activités quotidiennes liées à l’accueil des patients, à la gestion des dossiers médicaux, à la rédaction et au classement des documents administratifs et médicaux, ainsi qu’à la coordination avec les équipes soignantes. Ce poste de cadre moyen requiert rigueur, discrétion, sens de l’organisation et maîtrise des outils bureautiques et du vocabulaire médical.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients, visiteurs et partenaires, dans le respect des procédures de l’établissement de santé
• Orienter les patients vers les services compétents et faciliter la prise en charge administrative de leur parcours de soins
• Gérer la création, la mise à jour, le classement et l’archivage des dossiers médicaux et administratifs des patients
• Saisir, relire et mettre en forme les comptes rendus, courriers médicaux, convocations, certificats et autres documents administratifs liés au service
• Planifier et confirmer les rendez-vous médicaux en coordination avec les médecins, infirmiers et autres professionnels de santé
• Assurer le suivi des agendas des praticiens et la gestion des priorités du secrétariat médical
• Participer à la préparation des consultations, examens et actes médicaux en veillant à la disponibilité des informations administratives nécessaires
• Traiter les appels, messages et demandes d’information en appliquant les règles de confidentialité et de discrétion professionnelle
• Contribuer au suivi des admissions, sorties, transferts et formalités administratives des patients
• Appuyer le service dans la gestion des fournitures de bureau et des supports de travail du secrétariat médical
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre le secrétariat, les équipes médicales et les autres services administratifs
• Respecter les procédures internes relatives à la confidentialité des données de santé et au secret professionnel

Profil recherché

• Être titulaire d’une Licence (BAC+3) en Secrétariat médical ou dans une spécialité équivalente en lien avec l’administration de santé
• Être en stage de perfectionnement et souhaiter développer une expérience pratique en environnement médical
• Maîtriser le français écrit et oral avec une excellente qualité d’expression et de rédaction
• Avoir un bon sens de l’accueil, de l’écoute et du service au patient
• Être rigoureux(se), organisé(e), discret(ète) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Maîtriser les outils bureautiques de base et les logiciels de traitement de texte, tableur et messagerie
• Avoir une présentation soignée et un comportement professionnel adapté à un établissement de santé
• Être capable de travailler en équipe avec le personnel médical, paramédical et administratif
• Respecter strictement la confidentialité des informations médicales et administratives
• Sexe : indifférent, avec priorité aux compétences, à la disponibilité et à l’aptitude à évoluer dans un cadre médical

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat médical : accueil, orientation, gestion d’agenda, prise de rendez-vous et suivi des patients
• Connaissance du vocabulaire médical de base et des principaux services d’un établissement de santé
• Capacité à rédiger des courriers administratifs et médicaux avec une mise en forme professionnelle
• Connaissance des procédures de gestion et d’archivage des dossiers patients, physiques et/ou informatisés
• Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, saisie et classement électronique des documents
• Maîtrise des règles de confidentialité, du secret professionnel et de la protection des données de santé
• Notions sur le circuit du patient, les formalités d’admission et les documents administratifs hospitaliers ou cliniques
• Capacité à gérer les appels entrants, filtrer les informations et transmettre les messages de manière fiable
• Bonne connaissance des pratiques d’accueil en milieu hospitalier, clinique ou cabinet médical
• Aptitude à travailler dans un environnement soumis à la priorisation, à la réactivité et à la coordination interservices

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat médical : accueil orientation gestion d’agenda prise de rendez-vous et suivi des patients. Connaissance du vocabulaire médical de base et des principaux services d’un établissement de santé
• Capacité à rédiger des courriers administratifs et médicaux avec une mise en forme professionnelle
• Connaissance des procédures de gestion et d’archivage des dossiers patients physiques et/ou informatisés. Utilisation des outils bureautiques : Word Excel Outlook saisie et classement électronique des documents. Maîtrise des règles de confidentialité du secret professionnel et de la protection des données de santé. Notions sur le circuit du patient les formalités d’admission et les documents administratifs hospitaliers ou cliniques. Capacité à gérer les appels entrants filtrer les informations et transmettre les messages de manière fiable. Bonne connaissance des pratiques d’accueil en milieu hospitalier clinique ou cabinet médical. Aptitude à travailler dans un environnement soumis à la priorisation à la réactivité et à la coordination interservices