Stagiaire agent d'accueil

Expérience

6 ans

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son dispositif d’accueil et de gestion administrative, notre structure évoluant dans le secteur de l’administration recherche un(e) Stagiaire Agent d’Accueil dynamique et rigoureux(se). Rattaché(e) au service administratif, vous serez le premier point de contact des visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs, et contribuerez à véhiculer une image professionnelle, organisée et accueillante de l’entreprise. Ce stage est destiné à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BAC en Administration des entreprises, souhaitant acquérir une première expérience concrète dans un environnement administratif. Vous participerez aux activités d’accueil physique et téléphonique, d’orientation des usagers, de gestion du courrier et de soutien aux tâches administratives courantes, dans le respect des procédures internes et des règles de confidentialité.

• Assurer l’accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires au sein de l’établissement
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques vers les services concernés
• Identifier le besoin de l’interlocuteur et fournir les informations de premier niveau relatives aux services administratifs
• Enregistrer les entrées et sorties des visiteurs conformément aux procédures de sécurité et de contrôle d’accès
• Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier entrant et sortant ainsi que les documents administratifs
• Participer à la gestion des rendez-vous, de l’agenda et des réservations de salles de réunion si nécessaire
• Contribuer à la mise à jour des registres, tableaux de suivi et documents de traçabilité administrative
• Assurer le classement, l’archivage et la conservation des dossiers selon les règles de gestion documentaire en vigueur
• Apporter un appui aux tâches administratives courantes du service (photocopie, saisie simple, préparation de dossiers, mise sous pli)
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil et au respect de l’image professionnelle de la structure
• Signaler toute anomalie, demande particulière ou situation sensible à la hiérarchie ou au responsable administratif
• Respecter strictement la confidentialité des informations et documents traités dans le cadre du stage

Profil recherché

• Être titulaire d’un BAC en Administration des entreprises
• Avoir un niveau d’étude Terminale ou équivalent, avec une bonne maîtrise des bases administratives
• Être disponible pour un stage en environnement administratif, avec capacité d’adaptation et sens du service
• Présenter une excellente expression orale et écrite en français
• Avoir une bonne présentation, une attitude courtoise et un sens développé de l’accueil
• Être organisé(e), ponctuel(le), discret(ète) et capable de gérer plusieurs sollicitations simultanément
• Faire preuve de rigueur dans le suivi des consignes, des registres et des documents administratifs
• Maîtriser les comportements professionnels attendus dans un service d’administration (accueil, orientation, confidentialité)
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes, avec une exigence de présentation soignée et de professionnalisme
• Une première expérience de stage ou de pratique dans l’accueil, le secrétariat ou l’administration serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique en environnement administratif
• Connaissance des procédures de réception, de filtrage et d’orientation des visiteurs
• Notions de gestion du courrier, du classement et de l’archivage documentaire
• Capacité à utiliser les outils bureautiques de base : traitement de texte, tableur, messagerie électronique
• Compréhension des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de gestion des informations sensibles
• Connaissance des bases de l’organisation administrative d’une entreprise ou d’une administration
• Maîtrise des techniques de prise de messages, de saisie simple et de mise à jour de tableaux de suivi
• Notions de gestion d’agenda, de prise de rendez-vous et de coordination des flux de visiteurs
• Capacité à travailler avec des procédures internes, des registres d’accueil et des documents de traçabilité
• Bonne connaissance du vocabulaire administratif courant et des usages professionnels en Côte d’Ivoire

Compétences

• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique en environnement administratif
• Connaissance des procédures de réception de filtrage et d’orientation des visiteurs. Notions de gestion du courrier du classement et de l’archivage documentaire. Capacité à utiliser les outils bureautiques de base : traitement de texte tableur messagerie électronique. Compréhension des règles de confidentialité de discrétion professionnelle et de gestion des informations sensibles. Connaissance des bases de l’organisation administrative d’une entreprise ou d’une administration
• Maîtrise des techniques de prise de messages de saisie simple et de mise à jour de tableaux de suivi. Notions de gestion d’agenda de prise de rendez-vous et de coordination des flux de visiteurs. Capacité à travailler avec des procédures internes des registres d’accueil et des documents de traçabilité. Bonne connaissance du vocabulaire administratif courant et des usages professionnels en Côte d’Ivoire