Stagiaire agent d'accueil et d'orientation

Expérience

6 ans

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son dispositif d’accueil et de gestion des visiteurs, une structure du secteur Médical recrute deux Stagiaire Agent d’Accueil et d’Orientation. Rattaché au service administratif, le/la stagiaire participera à l’accueil physique et téléphonique, à l’orientation des usagers, ainsi qu’au premier niveau de traitement des demandes d’information, dans le respect des procédures internes et des règles de confidentialité propres à l’environnement administratif. Ce stage s’adresse à une candidate de niveau Terminale, titulaire du BAC , souhaitant acquérir une expérience pratique dans les fonctions d’assistanat administratif et d’accueil. Le poste exige une bonne présentation, un sens du service développé, une communication claire et une capacité à gérer efficacement les flux de visiteurs, les appels et les demandes d’orientation dans un cadre structuré et professionnel.

• Accueillir physiquement les visiteurs, usagers, prestataires et partenaires avec courtoisie et professionnalisme
• Identifier l’objet de la visite et orienter chaque personne vers le service ou l’interlocuteur concerné
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques vers les services administratifs compétents
• Fournir des informations de premier niveau sur l’organisation, les horaires, les procédures d’accueil et les démarches administratives de base
• Gérer l’enregistrement des visiteurs, la remise des badges ou des fiches d’accès selon les procédures internes
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil, à l’affichage des informations utiles et à la disponibilité des documents d’orientation
• Assister le service administratif dans le classement simple, la mise à jour de registres et la gestion de documents de réception
• Orienter les usagers vers les formulaires, guichets ou services appropriés selon la nature de leur demande
• Remonter aux responsables administratifs les demandes sensibles, réclamations ou situations nécessitant un traitement particulier
• Appliquer les consignes de confidentialité, de sécurité et de discipline propres à l’environnement administratif

Profil recherché

• Être de niveau Terminale et titulaire du diplôme BAC
• Maitrisé l'outil informatique pour une meilleur prise en charge des patients
• Être disponible pour un stage en entreprise ou en administration, avec une forte motivation pour les métiers de l’accueil et du secrétariat
• Avoir une excellente présentation, une attitude professionnelle et un sens du contact développé
• S’exprimer correctement en français, à l’oral comme à l’écrit
• Être courtois(e), patient(e), discret(ète) et capable de garder son calme face au public
• Avoir un bon sens de l’organisation et de la ponctualité
• Être capable de travailler en équipe et de respecter la hiérarchie administrative
• Sexe : Homme ou Femme, avec une présentation soignée et adaptée à un poste d’accueil

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique en environnement administratif
• Bonne capacité à utiliser les outils bureautiques essentiels : traitement de texte, tableur, messagerie électronique et saisie simple sur ordinateur
• Compréhension des circuits de circulation de l’information dans une administration : services, interlocuteurs, hiérarchie et procédures internes
• Notions de classement, d’archivage simple et de gestion documentaire administrative
• Capacité à appliquer les consignes de confidentialité, de sécurité et de contrôle d’accès des visiteurs
• Connaissance des règles de courtoisie, de communication professionnelle et de gestion des réclamations de base
• Capacité à orienter efficacement un usager selon la nature de sa demande vers le bon service administratif

Compétences

• Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique en environnement administratif
• Bonne capacité à utiliser les outils bureautiques essentiels : traitement de texte tableur messagerie électronique et saisie simple sur ordinateur. Compréhension des circuits de circulation de l’information dans une administration : services interlocuteurs hiérarchie et procédures internes. Notions de classement d’archivage simple et de gestion documentaire administrative. Capacité à appliquer les consignes de confidentialité de sécurité et de contrôle d’accès des visiteurs. Connaissance des règles de courtoisie de communication professionnelle et de gestion des réclamations de base. Capacité à orienter efficacement un usager selon la nature de sa demande vers le bon service administratif