Stagiaire agent de bureau

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Agent de Bureau pour renforcer notre service administratif dans un environnement professionnel en Côte d’Ivoire. Rattaché(e) à l’équipe administrative, le/la stagiaire participera aux activités quotidiennes de gestion documentaire, de classement, d’accueil et de suivi des courriers, avec une attention particulière au respect des procédures internes, à la confidentialité des informations et à la bonne circulation des documents au sein de la structure. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BAC, idéalement dans une spécialité orientée vers la gestion administrative, le secrétariat ou les sciences de gestion. Le poste exige rigueur, sens de l’organisation et aisance dans les tâches de bureau, afin d’appuyer efficacement les opérations administratives et de contribuer à la fluidité du fonctionnement des services.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et partenaires selon les procédures internes de la structure
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant et sortant, ainsi que les documents administratifs liés aux activités du service
• Effectuer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs, des registres et des bordereaux de suivi
• Saisir et mettre en forme des documents bureautiques : courriers, notes internes, tableaux de suivi, fiches de présence et comptes rendus simples
• Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux opérations courantes : demandes de signature, transmission de pièces, suivi des validations
• Assurer le suivi des fournitures de bureau et signaler les besoins de réapprovisionnement au responsable concerné
• Participer à la photocopie, au scan, à la reliure et à la transmission des documents aux services concernés
• Contribuer à la tenue de tableaux de bord simples pour le suivi des tâches administratives et des activités du bureau
• Veiller à la bonne tenue de l’espace de travail et au respect des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle
• Exécuter toute autre tâche administrative en lien avec le fonctionnement du bureau, dans le respect des consignes hiérarchiques

Profil recherché

• Être de sexe masculin ou féminin ; poste ouvert à toutes les candidatures répondant au profil recherché
• Niveau d’étude requis : Terminale
• Être titulaire d’un diplôme de type BAC, idéalement en secrétariat, gestion administrative, bureautique, comptabilité ou sciences de gestion
• Bonne présentation, courtoisie et sens de l’accueil indispensables
• Capacité à travailler sous supervision, avec ponctualité, discipline et respect des consignes
• Être disponible pour un stage à temps plein selon les horaires de bureau
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et d’un bon sens de l’organisation
• Avoir une aisance relationnelle et une bonne capacité d’adaptation à un environnement administratif
• Être motivé(e) à apprendre les procédures de bureau et les outils de gestion documentaire

Connaissances particulières requises

• Maîtrise de base des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et messagerie électronique
• Connaissance des techniques de classement, d’archivage physique et numérique des documents administratifs
• Capacité à utiliser un photocopieur, un scanner, une imprimante et les équipements de bureau courants
• Notions de rédaction administrative : courrier simple, note de service, bordereau, fiche de transmission
• Compréhension des principes de gestion du courrier, de suivi documentaire et de tenue de registres
• Aptitude à renseigner des tableaux de suivi et à effectuer des saisies simples avec rigueur
• Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de bonne tenue administrative
• Capacité à gérer l’accueil et l’orientation des visiteurs dans un cadre professionnel

Compétences

• Maîtrise de base des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint et messagerie électronique. Connaissance des techniques de classement d’archivage physique et numérique des documents administratifs. Capacité à utiliser un photocopieur un scanner une imprimante et les équipements de bureau courants. Notions de rédaction administrative : courrier simple note de service bordereau fiche de transmission. Compréhension des principes de gestion du courrier de suivi documentaire et de tenue de registres. Aptitude à renseigner des tableaux de suivi et à effectuer des saisies simples avec rigueur
• Connaissance des règles de confidentialité de discrétion professionnelle et de bonne tenue administrative. Capacité à gérer l’accueil et l’orientation des visiteurs dans un cadre professionnel