Stagiaire agent de bureau

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, un établissement du secteur Enseignement-Formation recrute un(e) Stagiaire Agent de Bureau pour appuyer les activités quotidiennes de secrétariat, d’accueil et de gestion documentaire. Sous la supervision de l’administration, le/la stagiaire contribuera au bon fonctionnement des services internes, à la circulation des informations et au suivi des dossiers liés aux élèves, aux enseignants et aux différentes opérations administratives de l’établissement. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire au minimum du BAC, idéalement en série littéraire, gestion administrative ou équivalent, avec un niveau d’étude Terminale accepté selon le profil. Une bonne présentation, le sens de l’organisation, la discrétion et une aisance dans la communication sont essentiels pour évoluer dans un environnement éducatif exigeant, structuré et en contact permanent avec les parents, les apprenants et le personnel pédagogique.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des élèves, parents, enseignants et visiteurs de l’établissement
• Réceptionner, trier, enregistrer et distribuer le courrier, les notes de service et les documents administratifs internes
• Participer à la saisie, au classement et à l’archivage des dossiers administratifs des élèves, du personnel et des partenaires
• Appuyer la préparation des documents de rentrée, des convocations, des attestations, des certificats de scolarité et des correspondances administratives
• Mettre à jour les registres, tableaux de suivi et bases de données liés à la vie scolaire et au fonctionnement administratif
• Assister l’équipe administrative dans la reproduction, le scan, la reliure et la diffusion des documents pédagogiques et administratifs
• Veiller à la bonne tenue du bureau, à l’organisation du matériel de travail et à la disponibilité des fournitures de bureau
• Appuyer la gestion des rendez-vous, des réunions internes et du suivi des communications entre l’administration, les enseignants et les parents d’élèves
• Participer à l’orientation des usagers vers les services compétents au sein de l’établissement
• Exécuter toute autre tâche administrative connexe confiée par la hiérarchie dans le cadre du stage

Profil recherché

• Être titulaire au minimum du BAC, de préférence en série littéraire (A), gestion administrative, sciences sociales ou équivalent
• Niveau d’étude Terminale accepté si le/la candidat(e) justifie d’une bonne maîtrise des bases administratives et bureautiques
• Être disponible pour un stage en milieu éducatif dans un établissement d’enseignement-formation
• Avoir une bonne expression orale et écrite en français
• Faire preuve de courtoisie, d’écoute, de discrétion et de sens du service
• Être rigoureux(se), ponctuel(le), organisé(e) et capable de travailler sous supervision
• Sexe : indifférent, avec une présentation soignée et une posture professionnelle adaptées à un environnement scolaire
• Une première expérience de stage ou d’appui administratif dans un établissement scolaire, centre de formation ou structure éducative serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des bases du secrétariat et de l’accueil en milieu scolaire ou centre de formation
• Connaissance des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire
• Bonne utilisation de Microsoft Word, Excel et des outils de messagerie électronique
• Capacité à saisir et mettre à jour des données administratives relatives aux élèves, enseignants et activités pédagogiques
• Connaissance des procédures de rédaction de courriers, notes internes, attestations et documents administratifs courants
• Aisance dans la gestion de l’information et la transmission des communications entre services
• Notions de base en gestion de la vie scolaire et du suivi administratif des apprenants
• Capacité à utiliser un photocopieur, un scanner et du matériel bureautique courant
• Bonne maîtrise du français écrit et oral, avec un vocabulaire administratif adapté au secteur Enseignement-Formation

Compétences

• Maîtrise des bases du secrétariat et de l’accueil en milieu scolaire ou centre de formation
• Connaissance des techniques de classement d’archivage et de gestion documentaire. Bonne utilisation de Microsoft Word Excel et des outils de messagerie électronique. Capacité à saisir et mettre à jour des données administratives relatives aux élèves enseignants et activités pédagogiques. Connaissance des procédures de rédaction de courriers notes internes attestations et documents administratifs courants. Aisance dans la gestion de l’information et la transmission des communications entre services
• Notions de base en gestion de la vie scolaire et du suivi administratif des apprenants
• Capacité à utiliser un photocopieur un scanner et du matériel bureautique courant. Bonne maîtrise du français écrit et oral avec un vocabulaire administratif adapté au secteur Enseignement-Formation