Stagiaire agent de bureau

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités en hôtellerie/restauration, notre établissement recherche un(e) Stagiaire Agent de Bureau pour appuyer les tâches administratives et de coordination liées au fonctionnement quotidien des services. Sous la supervision de l’équipe administrative, le/la stagiaire participera à la gestion des documents, au suivi des courriers, à l’accueil téléphonique et à l’organisation des informations utiles au bon déroulement des opérations en salle, en cuisine et à la réception. Ce stage est destiné à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire du BAC, idéalement avec une spécialité orientée gestion, secrétariat, bureautique ou équivalent. Il s’agit d’une opportunité d’apprentissage dans un environnement hôtelier et de restauration exigeant, où la rigueur, la discrétion, le sens du service et la réactivité sont essentiels pour contribuer à la fluidité administrative et à la qualité de l’accueil interne et externe.

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, fournisseurs et partenaires de l’établissement
• Réceptionner, trier, enregistrer et transmettre les courriers, factures, bons de commande et documents administratifs liés à l’activité hôtelière et de restauration
• Participer à la mise à jour et au classement des dossiers du personnel, des fournisseurs, des clients groupes et des prestations événementielles
• Appuyer le suivi des réservations, des commandes internes, des demandes de service et des informations transmises entre la réception, la cuisine, la salle et la direction
• Saisir et archiver les données administratives sur les supports bureautiques utilisés par l’établissement (registre, tableaux de suivi, fichiers Excel, etc.)
• Préparer les documents simples nécessaires aux activités quotidiennes : bordereaux, notes de service, listes de présence, états de livraison, fiches de circulation interne
• Contribuer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi des besoins en consommables administratifs
• Participer à l’organisation et au classement des dossiers liés aux événements, banquets, séminaires ou prestations de restauration collective
• Veiller à la confidentialité des informations administratives, commerciales et RH de l’établissement
• Exécuter toute autre tâche administrative en lien avec le bon fonctionnement du bureau et des services opérationnels de l’hôtel ou du restaurant

Profil recherché

• Être de niveau Terminale et titulaire du BAC, idéalement en série générale, technique ou professionnelle avec une spécialité en gestion, secrétariat, bureautique, comptabilité ou équivalent
• Être disponible pour un stage en environnement hôtelier/restauration, avec une bonne capacité d’adaptation aux rythmes de service
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et d’un bon sens de la confidentialité
• Avoir une présentation soignée et un comportement professionnel adapté au secteur de l’hôtellerie et de la restauration
• Être capable de travailler en équipe et de communiquer efficacement avec les différents services (réception, cuisine, salle, direction)
• Maîtriser les bases du français écrit et oral ; la courtoisie et le sens du service sont indispensables
• Avoir un intérêt réel pour les tâches administratives dans un cadre hôtelier ou de restauration
• Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes, avec une priorité donnée aux profils motivés, sérieux et disponibles

Connaissances particulières requises

• Bonne maîtrise des outils bureautiques de base : Microsoft Word, Excel, Outlook et utilisation simple d’un ordinateur
• Connaissance des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire dans un établissement hôtelier ou de restauration
• Notions de traitement du courrier, de rédaction administrative et de saisie de données
• Compréhension des circuits internes de l’hôtellerie/restauration : réception, service en salle, cuisine, intendance, réservations et événements
• Capacité à suivre des tableaux de bord simples pour les commandes, livraisons, présences et documents de service
• Notions de base sur la gestion des bons de commande, bons de livraison, factures et pièces administratives courantes
• Maîtrise des règles élémentaires de présentation, d’accueil et de communication en milieu professionnel
• Connaissance des principes de confidentialité, de ponctualité et de respect des procédures internes

Compétences

• Bonne maîtrise des outils bureautiques de base : Microsoft Word Excel Outlook et utilisation simple d’un ordinateur. Connaissance des techniques de classement d’archivage et de gestion documentaire dans un établissement hôtelier ou de restauration. Notions de traitement du courrier de rédaction administrative et de saisie de données. Compréhension des circuits internes de l’hôtellerie/restauration : réception service en salle cuisine intendance réservations et événements. Capacité à suivre des tableaux de bord simples pour les commandes livraisons présences et documents de service. Notions de base sur la gestion des bons de commande bons de livraison factures et pièces administratives courantes. Maîtrise des règles élémentaires de présentation d’accueil et de communication en milieu professionnel. Connaissance des principes de confidentialité de ponctualité et de respect des procédures internes