STAGIAIRE ARCHIVISTE

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son service administratif, notre structure recherche un(e) Stagiaire Archiviste, titulaire d’un BTS en Archiviste, pour appuyer l’organisation, la gestion et la sécurisation de ses archives physiques et numériques. Le poste s’inscrit dans un environnement administratif où la maîtrise du classement documentaire, du suivi des dossiers et de la conservation des pièces justificatives est essentielle au bon fonctionnement des activités internes. Sous la supervision du responsable administratif ou du gestionnaire des archives, le/la stagiaire participera à la mise en ordre des documents, au traitement des dossiers entrants et sortants, à l’indexation, à la codification et à l’archivage selon les procédures internes. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage concret pour un profil de niveau Bac+2, souhaitant développer une expertise opérationnelle dans le domaine de l’archivistique appliquée à l’administration en Côte d’Ivoire.

• Réceptionner, trier et enregistrer les documents administratifs, courriers et dossiers internes selon les procédures d’archivage en vigueur
• Classer les archives physiques par nature, par service, par date ou par référence afin de faciliter leur consultation et leur traçabilité
• Participer à l’indexation, à la cotation et à la codification des dossiers administratifs
• Assurer la mise à jour des bordereaux de versement, registres d’archives et outils de suivi documentaire
• Numériser, nommer et ranger les documents dans les répertoires électroniques prévus par l’administration
• Veiller au respect des règles de conservation, de confidentialité et de sécurité des informations archivées
• Rechercher et mettre à disposition les dossiers demandés par les services internes dans les délais impartis
• Contribuer au tri des documents à conserver, à classer, à transférer ou à éliminer selon les délais légaux et les procédures internes
• Participer à l’aménagement et à l’entretien de la salle d’archives pour garantir l’accessibilité et la bonne conservation des fonds documentaires
• Appuyer le suivi des mouvements de dossiers et la gestion des emprunts de documents

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Archiviste, avec une spécialité Archiviste obligatoirement mentionnée sur le diplôme ou le relevé de notes
• Avoir un niveau d’étude Bac+2 validé
• Être disponible pour un stage en administration, dans un environnement de gestion documentaire et de traitement d’archives
• Faire preuve de rigueur, d’organisation et de discrétion dans le traitement des informations administratives
• Avoir un bon sens de la confidentialité et du respect des procédures internes
• Être capable de travailler en équipe sous la supervision d’un responsable hiérarchique
• Maîtriser les bases de la bureautique et de la gestion documentaire
• Être méthodique, ponctuel(le) et attentif(ve) aux détails
• Sexe : Homme ou Femme, poste ouvert à tout profil répondant aux exigences du stage

Connaissances particulières requises

• Connaissance des techniques de classement, de cotation, d’indexation et de conservation des archives administratives
• Maîtrise des principes de gestion documentaire appliqués à l’administration
• Bonne compréhension du cycle de vie des documents : création, traitement, archivage, consultation et élimination
• Connaissance des outils de suivi des dossiers, registres d’archives et bordereaux de versement
• Capacité à manipuler et organiser des archives physiques et numériques
• Notions de numérisation, d’archivage électronique et de nommage structuré des fichiers
• Connaissance des règles de confidentialité, de traçabilité et de sécurisation des documents administratifs
• Maîtrise des outils bureautiques courants : Word, Excel, Outlook et éventuellement un logiciel de gestion documentaire
• Capacité à appliquer les procédures internes de conservation et de classement en milieu administratif

Compétences

• Connaissance des techniques de classement de cotation d’indexation et de conservation des archives administratives. Maîtrise des principes de gestion documentaire appliqués à l’administration
• Bonne compréhension du cycle de vie des documents : création traitement archivage consultation et élimination. Connaissance des outils de suivi des dossiers registres d’archives et bordereaux de versement. Capacité à manipuler et organiser des archives physiques et numériques
• Notions de numérisation d’archivage électronique et de nommage structuré des fichiers. Connaissance des règles de confidentialité de traçabilité et de sécurisation des documents administratifs. Maîtrise des outils bureautiques courants : Word Excel Outlook et éventuellement un logiciel de gestion documentaire. Capacité à appliquer les procédures internes de conservation et de classement en milieu administratif