Stagiaire archiviste

Expérience

Débutant accepté

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son administration, notre structure recherche un(e) Stagiaire Archiviste pour appuyer la gestion, l’organisation et la sécurisation de ses archives physiques et numériques. Rattaché(e) au service administratif, le/la stagiaire participera à la bonne tenue du fonds documentaire, au classement des dossiers administratifs, ainsi qu’à la mise à jour des outils de suivi archivistique, dans le respect des procédures internes et des règles de confidentialité. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS Archiviste, niveau Bac+2, souhaitant développer ses compétences dans un environnement administratif structuré. Le poste offre une immersion concrète dans les pratiques de gestion documentaire, de conservation des documents et de traitement des archives courantes, intermédiaires et définitives, avec une attention particulière portée à la traçabilité, à l’indexation et à la disponibilité rapide de l’information.

• Réceptionner, trier, classer et ranger les documents administratifs selon le plan de classement en vigueur
• Assurer l’enregistrement, l’indexation et la cotation des dossiers physiques et numériques
• Participer à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives
• Veiller à la mise à jour des bordereaux de versement, bordereaux d’élimination et outils de suivi documentaire
• Assurer la consultation, la recherche et la mise à disposition rapide des dossiers demandés par les services internes
• Contribuer à la numérisation, au scan et à l’archivage électronique des documents administratifs
• Garantir la confidentialité, l’intégrité et la conservation des documents sensibles
• Participer au contrôle de l’état matériel des archives et signaler toute anomalie (dégradation, humidité, perte, doublons)
• Appliquer les procédures de gestion documentaire, de conservation préventive et de sécurité des archives
• Appuyer l’organisation physique des magasins d’archives et l’optimisation de l’espace de stockage
• Effectuer toute autre tâche administrative liée à la gestion documentaire confiée par la hiérarchie

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS Archiviste, spécialité Archiviste, ou d’un diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Avoir une bonne connaissance des principes de classement, d’archivage et de gestion documentaire en administration
• Être rigoureux(se), méthodique, organisé(e) et capable de respecter les délais
• Faire preuve de discrétion professionnelle et d’un sens élevé de la confidentialité
• Avoir une bonne présentation et un bon sens relationnel avec les services internes
• Être disponible, assidu(e) et motivé(e) à apprendre dans un cadre administratif structuré
• Maîtriser le français écrit et oral
• Le poste est ouvert aux hommes et aux femmes

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de classement, cotation, indexation et tri documentaire
• Connaissance des procédures de gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives
• Notions de conservation préventive des documents administratifs et de sécurisation des fonds d’archives
• Capacité à utiliser un plan de classement, un tableau de gestion et des outils de traçabilité documentaire
• Bonne pratique de la numérisation, du scan, de l’archivage électronique et de l’archivage hybride
• Connaissance des règles de confidentialité, de communication des documents et de gestion des accès
• Maîtrise des outils bureautiques de base, notamment Excel, Word et la messagerie professionnelle
• Capacité à manipuler et à organiser des dossiers administratifs dans un environnement de bureau
• Connaissance des bonnes pratiques de rangement, d’étiquetage et d’optimisation des espaces d’archives

Compétences

• Maîtrise des techniques de classement cotation indexation et tri documentaire. Connaissance des procédures de gestion des archives courantes intermédiaires et définitives. Notions de conservation préventive des documents administratifs et de sécurisation des fonds d’archives
• Capacité à utiliser un plan de classement un tableau de gestion et des outils de traçabilité documentaire. Bonne pratique de la numérisation du scan de l’archivage électronique et de l’archivage hybride. Connaissance des règles de confidentialité de communication des documents et de gestion des accès. Maîtrise des outils bureautiques de base notamment Excel Word et la messagerie professionnelle. Capacité à manipuler et à organiser des dossiers administratifs dans un environnement de bureau
• Connaissance des bonnes pratiques de rangement d’étiquetage et d’optimisation des espaces d’archives