STAGIAIRE ASSISTANT ADMINISTRATIF

Expérience

3 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son service administratif, SOS VILLAGE D'ENFANTS D'ABOISSO recherche un(e) Stagiaire Assistant(e) Administratif(ve) pour appuyer la gestion quotidienne des activités de secrétariat de direction et de support administratif. Rattaché(e) à la Direction, le/la stagiaire participera à la bonne circulation de l’information, à la préparation des documents administratifs, à la gestion de l’agenda ainsi qu’au suivi des courriers et dossiers internes. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction, Ressources humaines de niveau Bac+2, souhaitant développer ses compétences dans un environnement professionnel exigeant, structuré et orienté vers la qualité du service administratif. Le poste requiert rigueur, discrétion, sens de l’organisation et maîtrise des outils bureautiques, afin de contribuer efficacement aux tâches de secrétariat, de coordination et d’assistance administrative auprès de la hiérarchie.

• Assister la Direction dans la gestion quotidienne de l’agenda, des rendez-vous et des réunions
• Recevoir, enregistrer, trier et diffuser le courrier entrant et sortant ainsi que les notes de service
• Rédiger, mettre en forme et classer les documents administratifs, comptes rendus, courriers et tableaux de suivi
• Préparer les dossiers administratifs et assurer leur archivage physique et numérique selon les procédures internes
• Participer à l’organisation logistique des réunions, séminaires et sessions de travail (convocations, supports, salle, matériel)
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires et collaborateurs avec professionnalisme
• Suivre les demandes internes de fournitures de bureau et contribuer à la gestion du stock administratif
• Mettre à jour les bases de données, répertoires et tableaux de bord administratifs
• Appuyer la Direction dans le suivi des signatures, validations et circuits de transmission des documents
• Exécuter toute autre tâche administrative confiée par la hiérarchie dans le cadre du secrétariat de direction

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction, avec un niveau d’étude Bac+2 minimum
• Avoir une bonne présentation et un excellent sens de l’accueil et du service
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de loyauté dans le traitement des informations
• Avoir une bonne capacité d’organisation, de priorisation et de gestion du temps
• Être immédiatement disponible pour un stage professionnel
• Maîtriser le français écrit et oral avec une bonne qualité rédactionnelle
• Être à l’aise dans un environnement administratif et hiérarchisé
• Sexe : non spécifié ; candidature ouverte à toute personne répondant au profil recherché

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, rédaction de courriers et comptes rendus
• Bonne connaissance des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et gestion de fichiers numériques
• Compétences en classement, archivage, numérisation et suivi documentaire administratif
• Connaissance des circuits de validation, de transmission et de traitement du courrier en entreprise
• Capacité à préparer des tableaux de suivi, des listes de présence et des supports administratifs simples
• Maîtrise des règles de présentation professionnelle des documents administratifs et de la correspondance de direction
• Notions de gestion des fournitures de bureau et de suivi des besoins logistiques du service
• Aisance dans la communication professionnelle, l’accueil et la coordination interne
• La connaissance des procédures administratives en entreprise ou en institution constitue un atout

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat de direction : gestion d’agenda prise de rendez-vous rédaction de courriers et comptes rendus. Bonne connaissance des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook et gestion de fichiers numériques. Compétences en classement archivage numérisation et suivi documentaire administratif. Connaissance des circuits de validation de transmission et de traitement du courrier en entreprise. Capacité à préparer des tableaux de suivi des listes de présence et des supports administratifs simples. Maîtrise des règles de présentation professionnelle des documents administratifs et de la correspondance de direction
• Notions de gestion des fournitures de bureau et de suivi des besoins logistiques du service
• Aisance dans la communication professionnelle l’accueil et la coordination interne. La connaissance des procédures administratives en entreprise ou en institution constitue un atout