Stagiaire assistante administrative

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur des services en Côte d’Ivoire, nous recrutons un(e) Stagiaire Assistante Administrative pour appuyer la gestion quotidienne des tâches administratives, la coordination interne et le suivi des dossiers. Rattaché(e) à la direction ou au service administratif, le/la stagiaire contribuera à la bonne organisation des opérations, au traitement des documents et à la fluidité de la circulation de l’information au sein de la structure. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un Bac+2, idéalement en Assistanat de gestion, Secrétariat bureautique, Administration des entreprises ou tout diplôme équivalent. Le poste, de catégorie Agent de maîtrise, requiert une bonne présentation, un sens de l’accueil, de la rigueur et une réelle capacité à travailler dans un environnement de services orienté qualité, réactivité et satisfaction des clients internes et externes.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires en garantissant une image professionnelle de l’entreprise
• Gérer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs, contrats, courriers et documents de service
• Traiter le courrier entrant et sortant, enregistrer les documents et assurer leur diffusion aux services concernés
• Participer à la saisie et à la mise en forme des documents administratifs : notes, comptes rendus, tableaux de suivi, correspondances et rapports
• Appuyer la gestion des agendas, la planification des rendez-vous, réunions et déplacements internes
• Suivre les fournitures de bureau, préparer les demandes de réapprovisionnement et contribuer à la gestion des stocks administratifs
• Assister dans le suivi des factures, bons de commande, pièces justificatives et autres documents liés aux opérations de services
• Contribuer à la préparation logistique des réunions, formations, visites ou événements internes
• Mettre à jour les bases de données administratives et assurer un reporting régulier à la hiérarchie
• Exécuter toute autre tâche administrative compatible avec le profil et les besoins du service

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en Assistanat de gestion, Secrétariat bureautique, Gestion administrative, Administration des entreprises ou équivalent
• Être disponible pour un stage professionnel dans le secteur des services en Côte d’Ivoire
• Maîtriser les outils bureautiques courants, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint
• Avoir une bonne capacité d’organisation, de classement et de suivi des dossiers
• Faire preuve de discrétion, de courtoisie, de ponctualité et d’un bon sens du service
• Avoir une bonne expression orale et écrite en français
• Être rigoureux(se), réactif(ve) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Le poste est ouvert aux femmes et aux hommes ; une présentation soignée et un sens de l’accueil sont indispensables

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat administratif
• Bonne connaissance des procédures de traitement du courrier, de classement et d’archivage physique et numérique
• Capacité à élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi administratifs sous Excel
• Connaissance des outils de gestion documentaire et des bonnes pratiques de conservation des pièces administratives
• Aisance dans la rédaction de courriers professionnels, notes de service et comptes rendus
• Maîtrise des fonctions de base des logiciels bureautiques et des messageries professionnelles
• Notions de gestion des fournitures, de suivi logistique et d’organisation d’agenda
• Connaissance du fonctionnement d’une entreprise de services et de la relation avec les clients internes et externes
• Capacité à respecter la confidentialité des informations traitées

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d’assistanat administratif
• Bonne connaissance des procédures de traitement du courrier de classement et d’archivage physique et numérique. Capacité à élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi administratifs sous Excel
• Connaissance des outils de gestion documentaire et des bonnes pratiques de conservation des pièces administratives
• Aisance dans la rédaction de courriers professionnels notes de service et comptes rendus. Maîtrise des fonctions de base des logiciels bureautiques et des messageries professionnelles
• Notions de gestion des fournitures de suivi logistique et d’organisation d’agenda. Connaissance du fonctionnement d’une entreprise de services et de la relation avec les clients internes et externes
• Capacité à respecter la confidentialité des informations traitées