Stagiaire assistante administrative

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son service Administration, notre structure recrute un(e) Stagiaire Assistant Administratif(ve) pour appuyer les activités courantes de gestion documentaire, de suivi administratif et de coordination interne. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BAC en Administration générale, souhaitant acquérir une première expérience pratique au sein d’un environnement professionnel structuré en Côte d’Ivoire. Rattaché(e) à l’équipe administrative, le/la stagiaire participera au traitement des courriers, à l’archivage, à la saisie de documents, à l’accueil et à l’orientation des visiteurs, ainsi qu’au suivi des tâches administratives quotidiennes. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage concrète des procédures administratives, des outils bureautiques et des bonnes pratiques de gestion interne dans le secteur de l’administration.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires, puis les orienter vers les services concernés
• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant et sortant ainsi que les documents administratifs
• Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la saisie de courriers, notes de service, comptes rendus et documents internes
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs selon les procédures en vigueur
• Appuyer le suivi des fournitures de bureau, des imprimés administratifs et des besoins logistiques courants
• Effectuer la saisie et la mise à jour des données administratives dans les tableaux de suivi et supports bureautiques
• Préparer les dossiers administratifs simples à transmettre aux responsables hiérarchiques pour validation
• Assurer le suivi des rendez-vous, convocations, agendas et tâches administratives du service
• Participer à la reproduction, au scan, à l’impression et à la transmission des documents internes
• Contribuer au respect des procédures de confidentialité, de classement et de traçabilité des documents

Profil recherché

• Être de niveau Terminale avec un diplôme requis : BAC en Administration générale
• Justifier d’une bonne présentation, d’un sens de l’accueil et d’une attitude professionnelle en environnement administratif
• Être capable de travailler sous supervision, avec rigueur, discrétion et respect des consignes
• Avoir une bonne maîtrise du français écrit et oral
• Être à l’aise dans les tâches de classement, de saisie et de traitement de documents administratifs
• Maîtriser les bases de l’utilisation de l’ordinateur et des outils bureautiques
• Être organisé(e), ponctuel(le), dynamique et disposé(e) à apprendre
• Le poste est ouvert aux candidat(e)s, sans distinction de sexe, à compétences égales

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des bases de l’administration générale : accueil, courrier, archivage, classement et suivi documentaire
• Connaissance des techniques de gestion administrative de base en entreprise ou en structure de service
• Bonne utilisation de Microsoft Word, Excel et Outlook pour la saisie, le suivi et la mise en forme des documents
• Capacité à tenir un registre de courrier, un tableau de suivi administratif et des dossiers physiques ou numériques
• Notions de gestion de la confidentialité et de la circulation interne de l’information
• Connaissance des procédures simples de reprographie, numérisation, impression et transmission de documents
• Maîtrise des règles de présentation des courriers administratifs et documents professionnels
• Capacité à utiliser un standard téléphonique et à gérer les appels avec courtoisie et efficacité

Compétences

• Maîtrise des bases de l’administration générale : accueil courrier archivage classement et suivi documentaire. Connaissance des techniques de gestion administrative de base en entreprise ou en structure de service
• Bonne utilisation de Microsoft Word Excel et Outlook pour la saisie le suivi et la mise en forme des documents. Capacité à tenir un registre de courrier un tableau de suivi administratif et des dossiers physiques ou numériques. Notions de gestion de la confidentialité et de la circulation interne de l’information
• Connaissance des procédures simples de reprographie numérisation impression et transmission de documents. Maîtrise des règles de présentation des courriers administratifs et documents professionnels
• Capacité à utiliser un standard téléphonique et à gérer les appels avec courtoisie et efficacité