Stagiaire assistante de direction

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur de l’Enseignement-Formation, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistante de Direction dynamique, organisée et motivée, pour accompagner la Direction dans la gestion quotidienne des activités administratives, pédagogiques et institutionnelles. Le poste s’inscrit dans un environnement exigeant, au contact des équipes pédagogiques, des apprenants, des formateurs, des partenaires et des usagers de l’établissement. Le ou la stagiaire contribuera au suivi des agendas, à la préparation des réunions, à la rédaction de documents administratifs et à la coordination des échanges entre les différents services. Une bonne maîtrise des outils bureautiques, le sens de la confidentialité, ainsi qu’une capacité à gérer simultanément des tâches administratives et de suivi académique seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience concrète au sein d’un établissement d’enseignement-formation, en développant des compétences en assistanat de direction, en gestion administrative et en appui à l’organisation pédagogique.

• Assister la Direction dans la gestion quotidienne de l’agenda, des rendez-vous, des réunions de coordination et des échéances administratives et pédagogiques
• Rédiger, saisir, mettre en forme et archiver les courriers, comptes rendus, notes de service, convocations et documents officiels liés à la vie de l’établissement
• Assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants, des formateurs, des partenaires pédagogiques et des prestataires
• Participer à l’organisation logistique des activités de l’établissement : réunions pédagogiques, conseils de discipline, soutenances, sessions de formation, examens et évaluations
• Gérer l’accueil physique et téléphonique, orienter les visiteurs, apprenants et partenaires vers les services concernés avec professionnalisme et courtoisie
• Contribuer à la préparation et au suivi des tableaux de bord de la Direction : effectifs, présences, plannings, calendrier académique et reporting interne
• Classer, scanner, numériser et archiver les documents administratifs et pédagogiques selon les procédures internes
• Assurer le suivi des correspondances internes et externes avec les autorités éducatives, les parents, les partenaires et les intervenants extérieurs
• Participer à la mise à jour des bases de données et des registres administratifs de l’établissement
• Appuyer la Direction dans toute autre tâche administrative, organisationnelle ou de coordination liée au bon fonctionnement de l’établissement de formation

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme en Secrétariat de direction, Assistanat de direction, Gestion administrative, Administration des affaires ou tout diplôme équivalent
• Niveau d’étude souhaité : Bac+2 minimum
• Être rigoureux(se), discret(ète), organisé(e) et capable de respecter la confidentialité des informations traitées
• Être à l’aise dans un environnement d’enseignement-formation, avec un bon sens du service et de l’accueil
• Maîtriser les règles de politesse professionnelle, la présentation soignée et la communication écrite et orale
• Être disponible, ponctuel(le) et capable de travailler sous supervision avec un bon esprit d’équipe
• Le poste est ouvert prioritairement aux femmes, compte tenu de l’organisation du service et de la nature de l’assistanat de direction recherché
• Une première expérience de stage en milieu administratif ou éducatif serait un atout

Connaissances particulières requises

• Bonne maîtrise du Pack Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Connaissance des techniques de secrétariat de direction et de gestion documentaire
• Maîtrise de la rédaction administrative : courriers, notes de service, procès-verbaux, comptes rendus et tableaux de suivi
• Connaissance des procédures de classement, d’archivage et de gestion des dossiers dans un établissement d’enseignement-formation
• Capacité à gérer un agenda complexe, à planifier des réunions et à coordonner les priorités de la Direction
• Notions en suivi académique : calendrier scolaire, plannings de cours, convocations, examens, évaluations et présence des formateurs
• Bonne expression orale et écrite en français ; la maîtrise de l’anglais est un atout
• Capacité à utiliser des outils numériques de communication et de gestion administrative
• Sens de l’organisation, de la confidentialité et du reporting
• Connaissance du fonctionnement d’un centre de formation, d’un établissement scolaire ou d’un institut de formation professionnelle serait fortement appréciée

Compétences

• Bonne maîtrise du Pack Office notamment Word Excel PowerPoint et Outlook. Connaissance des techniques de secrétariat de direction et de gestion documentaire
• Maîtrise de la rédaction administrative : courriers notes de service procès-verbaux comptes rendus et tableaux de suivi. Connaissance des procédures de classement d’archivage et de gestion des dossiers dans un établissement d’enseignement-formation. Capacité à gérer un agenda complexe à planifier des réunions et à coordonner les priorités de la Direction. Notions en suivi académique : calendrier scolaire plannings de cours convocations examens évaluations et présence des formateurs. Bonne expression orale et écrite en français ; la maîtrise de l’anglais est un atout
• Capacité à utiliser des outils numériques de communication et de gestion administrative
• Sens de l’organisation de la confidentialité et du reporting. Connaissance du fonctionnement d’un centre de formation d’un établissement scolaire ou d’un institut de formation professionnelle serait fortement appréciée