Stagiaire assistante de direction

Expérience

6 ans

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative au sein d’une exploitation ou d’une structure agricole basée en Côte d’Ivoire, nous recrutons un(e) Stagiaire Assistante de Direction. Rattaché(e) à la Direction Générale ou à la Direction d’Exploitation, le/la stagiaire participera à la coordination administrative et à l’organisation quotidienne des activités liées à la production agricole, au suivi des équipes terrain et à la gestion documentaire des opérations. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS, idéalement en Assistanat de Direction, Secrétariat de Direction, Gestion ou tout diplôme équivalent de niveau Bac+2. Une bonne compréhension de l’environnement agricole est un atout important, notamment pour le suivi des plannings de campagne, la gestion des correspondances avec les fournisseurs d’intrants, les acheteurs, les coopératives, ainsi que l’appui à la préparation des réunions de production, des rapports d’activité et des tableaux de bord. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience concrète dans un secteur stratégique, au contact des réalités administratives et opérationnelles de l’agriculture.

• Assister la Direction dans la gestion de l’agenda, l’organisation des rendez-vous, des réunions techniques et des déplacements liés aux activités agricoles
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs, techniques et opérationnels : courriers, bons de commande, rapports de production, fiches de suivi, comptes rendus de visite de parcelles
• Rédiger et mettre en forme les correspondances internes et externes destinées aux producteurs, fournisseurs d’intrants, transporteurs, partenaires et services administratifs
• Contribuer au suivi des plannings de campagne agricole, des opérations de semis, d’entretien, de récolte, de stockage et d’expédition
• Participer à la préparation des réunions de coordination avec les équipes terrain, les chefs de culture, les techniciens agricoles et les responsables logistiques
• Assurer le suivi des demandes de fournitures de bureau et de certains besoins administratifs liés aux activités d’exploitation
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi administratif : présence, rapports d’activités, suivi des courriers, relances et échéances
• Appuyer la Direction dans le suivi des relations avec les partenaires agricoles, coopératives, acheteurs, prestataires et services publics
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels, visiteurs et messages en lien avec les activités de l’entreprise agricole
• Participer à la préparation logistique des missions de terrain, visites de plantations, contrôles qualité ou tournées d’exploitation
• Veiller à la bonne circulation de l’information entre la Direction, l’administration et les équipes opérationnelles
• Exécuter toute autre tâche administrative ou de secrétariat compatible avec le profil et les besoins du service

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Assistanat de Direction, Secrétariat de Direction, Gestion, Administration ou tout diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Intérêt marqué pour le secteur agricole et capacité à s’adapter à un environnement mêlant activités de bureau et réalités de terrain
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook, pour le suivi administratif et la rédaction de documents
• Bonne expression écrite et orale en français ; la maîtrise d’une langue locale ou de l’anglais professionnel est un atout
• Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et respect de la confidentialité des informations de l’entreprise
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous la supervision de la Direction
• Esprit d’équipe, courtoisie et aisance relationnelle avec les interlocuteurs internes et externes du secteur agricole
• Être disponible, ponctuel(le) et capable de s’adapter aux périodes de forte activité liées aux campagnes agricoles
• Le poste est ouvert aux candidat(e)s de sexe féminin ou masculin, avec une préférence possible selon l’organisation interne de l’entreprise
• Une première expérience de stage en administration, secrétariat ou environnement agro-industriel serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction appliquées à une structure agricole : gestion d’agenda, préparation de réunions, rédaction de comptes rendus et suivi des décisions
• Connaissance des documents administratifs courants du secteur agricole : bons de livraison, bons de commande, fiches de parcelle, rapports de production, fiches de suivi des intrants
• Bonne utilisation d’Excel pour le suivi des stocks d’intrants, des plannings de récolte, des présences et des tableaux de bord d’exploitation
• Capacité à gérer le classement et l’archivage des documents liés aux campagnes agricoles, aux achats de semences, engrais, produits phytosanitaires et matériels
• Compréhension de base de l’organisation d’une exploitation agricole : production, logistique, stockage, maintenance, commercialisation et relations avec les producteurs
• Connaissance des circuits de communication avec les fournisseurs agricoles, transporteurs, coopératives, acheteurs et services administratifs
• Maîtrise des outils de traitement de texte et de présentation pour la préparation de notes, rapports et supports de suivi
• Notions de suivi administratif du personnel terrain, des absences, des tournées et des missions de supervision agricole
• Capacité à traiter des informations confidentielles relatives à l’exploitation, aux rendements, aux approvisionnements et aux partenaires commerciaux
• Une connaissance des réalités du monde rural, des campagnes agricoles et des contraintes logistiques en Côte d’Ivoire est fortement appréciée

Compétences

• Maîtrise des techniques d’assistanat de direction appliquées à une structure agricole : gestion d’agenda préparation de réunions rédaction de comptes rendus et suivi des décisions. Connaissance des documents administratifs courants du secteur agricole : bons de livraison bons de commande fiches de parcelle rapports de production fiches de suivi des intrants. Bonne utilisation d’Excel pour le suivi des stocks d’intrants des plannings de récolte des présences et des tableaux de bord d’exploitation. Capacité à gérer le classement et l’archivage des documents liés aux campagnes agricoles aux achats de semences engrais produits phytosanitaires et matériels. Compréhension de base de l’organisation d’une exploitation agricole : production logistique stockage maintenance commercialisation et relations avec les producteurs. Connaissance des circuits de communication avec les fournisseurs agricoles transporteurs coopératives acheteurs et services administratifs. Maîtrise des outils de traitement de texte et de présentation pour la préparation de notes rapports et supports de suivi. Notions de suivi administratif du personnel terrain des absences des tournées et des missions de supervision agricole. Capacité à traiter des informations confidentielles relatives à l’exploitation aux rendements aux approvisionnements et aux partenaires commerciaux. Une connaissance des réalités du monde rural des campagnes agricoles et des contraintes logistiques en Côte d’Ivoire est fortement appréciée