STAGIAIRE ASSISTANTE DE DIRECTION

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recrutons un(e) Stagiaire Assistante de Direction pour appuyer la coordination administrative, le suivi des dossiers et l’organisation quotidienne des activités de la structure. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un Bac+2 en Assistanat de direction, Secrétariat bureautique, Gestion administrative ou tout diplôme équivalent, souhaitant acquérir une première expérience professionnelle dans un environnement polyvalent. Rattaché(e) à la Direction, le/la stagiaire participera à la gestion du standard, à la préparation des réunions, au classement et à la circulation des informations internes. Dans un secteur d’activité classé « Autre », le rôle exige une forte capacité d’adaptation, de la rigueur, une bonne maîtrise des outils bureautiques et un sens élevé de la confidentialité afin de soutenir efficacement les fonctions administratives et organisationnelles de l’entreprise.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et interlocuteurs de la Direction
• Gérer le standard, filtrer et orienter les appels, messages et courriers entrants selon les priorités
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus et documents administratifs
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Direction selon l’agenda établi
• Préparer les dossiers de réunion : convocation, ordre du jour, supports, feuilles de présence et suivi des actions
• Assurer le classement, l’archivage physique et numérique des documents administratifs et confidentiels
• Suivre le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que la circulation des documents internes
• Mettre à jour les tableaux de suivi, bases de données et outils de reporting administratif
• Appuyer la Direction dans le suivi des tâches administratives courantes et dans la coordination avec les différents services
• Contribuer à la bonne organisation du secrétariat et au respect des procédures internes

Profil recherché

• Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 en Assistanat de direction, Secrétariat bureautique, Gestion administrative ou équivalent
• Disposer d’une première expérience de stage ou d’une formation pratique en assistanat administratif serait un atout
• Être une personne de sexe féminin ou masculin, avec une présentation soignée et un excellent sens de l’accueil
• Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de professionnalisme dans le traitement des informations
• Avoir une bonne capacité d’organisation, de gestion des priorités et de respect des délais
• Être disponible, dynamique, ponctuel(le) et capable de travailler sous supervision
• Résider de préférence à Abidjan ou dans les environs immédiats du lieu de travail
• Maîtriser le français à l’écrit comme à l’oral

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Bonne connaissance des techniques de rédaction administrative et de mise en forme professionnelle des documents
• Capacité à gérer un agenda, planifier des réunions et assurer le suivi des échéances
• Connaissance des pratiques de classement, d’archivage et de gestion documentaire
• Aisance dans le traitement des appels, de l’accueil et de la relation avec les interlocuteurs internes et externes
• Bonne utilisation des outils de communication numérique et des messageries professionnelles
• Notions de base en reporting administratif et en suivi de tableaux de bord
• Capacité d’adaptation à un environnement multiservices et à des tâches administratives variées

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint et Outlook. Bonne connaissance des techniques de rédaction administrative et de mise en forme professionnelle des documents
• Capacité à gérer un agenda planifier des réunions et assurer le suivi des échéances. Connaissance des pratiques de classement d’archivage et de gestion documentaire. Aisance dans le traitement des appels de l’accueil et de la relation avec les interlocuteurs internes et externes. Bonne utilisation des outils de communication numérique et des messageries professionnelles
• Notions de base en reporting administratif et en suivi de tableaux de bord
• Capacité d’adaptation à un environnement multiservices et à des tâches administratives variées