STAGIAIRE ASSISTANTE DE DIRECTION

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur des services en Côte d’Ivoire, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistante de Direction pour appuyer la Direction Générale et contribuer à la bonne coordination des activités administratives, organisationnelles et de suivi opérationnel. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS, idéalement en Secrétariat de Direction, Assistant de Direction ou domaine équivalent, avec un niveau d’étude Bac+2. Rattaché(e) à la Direction, le/la stagiaire participera à la gestion quotidienne du secrétariat de direction, à l’organisation des rendez-vous, à la préparation des réunions, à la rédaction et au suivi des courriers, ainsi qu’à la mise en forme des documents professionnels. Dans un environnement de services où la réactivité, la qualité de l’accueil et la fluidité de la communication sont essentielles, ce stage constitue une opportunité de développer des compétences concrètes en assistanat de direction au sein d’une équipe dynamique et exigeante.

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs, clients, partenaires et prestataires dans le respect des standards de service de l’entreprise
• Gérer l’agenda de la Direction : planification des rendez-vous, réunions, déplacements et relances des échéances importantes
• Préparer les réunions de direction : convocation des participants, réservation de salle, mise à disposition des dossiers et rédaction des comptes rendus
• Rédiger, relire, mettre en forme et classer les courriers, notes internes, rapports, comptes rendus et documents administratifs
• Assurer le suivi des courriers entrants et sortants, des emails professionnels et des demandes adressées à la Direction
• Contribuer à l’archivage physique et numérique des dossiers administratifs, contractuels et opérationnels
• Appuyer la Direction dans la préparation des tableaux de suivi, des reportings et des documents de synthèse liés à l’activité des services
• Coordonner certaines tâches administratives avec les différents services internes afin de faciliter la circulation de l’information
• Participer à l’organisation logistique des événements internes, réunions clients ou activités de service pilotées par la Direction
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des procédures internes

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Secrétariat de Direction, Assistant de Direction, Gestion Administrative ou tout diplôme équivalent de niveau Bac+2
• Justifier d’une première expérience de stage ou d’immersion en assistanat, secrétariat ou administration, idéalement dans une entreprise de services
• Maîtriser parfaitement le français à l’écrit comme à l’oral ; la maîtrise d’un bon niveau de communication professionnelle est indispensable
• Être disponible, rigoureux(se), discret(ète), organisé(e) et doté(e) d’un excellent sens du service
• Avoir une bonne présentation et un comportement professionnel irréprochable
• Être capable de travailler sous pression, de gérer plusieurs priorités simultanément et de respecter les délais
• Maîtriser les outils bureautiques de base et les outils de communication professionnelle
• Le poste est ouvert aux femmes comme aux hommes, avec une forte sensibilité à la qualité relationnelle et au sens de l’accueil
• Résider à Abidjan ou dans une zone facilement accessible constitue un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise du secrétariat de direction appliqué au secteur des services : gestion d’agenda, prise de rendez-vous, filtrage des appels et coordination administrative
• Bonne connaissance des techniques de rédaction professionnelle : courriers administratifs, notes de service, comptes rendus, rapports et emails formels
• Utilisation avancée de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook pour la mise en forme de documents, tableaux de suivi et présentations
• Connaissance des procédures de classement, d’archivage et de gestion documentaire, en format papier et numérique
• Capacité à préparer des tableaux de bord simples, des suivis d’activités et des reportings de service
• Notions en gestion administrative et logistique : réservation de salles, préparation de dossiers, suivi des fournitures et coordination des prestataires
• Maîtrise des techniques d’accueil et de relation client adaptées à une entreprise de services
• Respect strict de la confidentialité, de la hiérarchie et des circuits de validation internes
• Bonne capacité d’écoute, de synthèse et de communication professionnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes

Compétences

• Maîtrise du secrétariat de direction appliqué au secteur des services : gestion d’agenda prise de rendez-vous filtrage des appels et coordination administrative. Bonne connaissance des techniques de rédaction professionnelle : courriers administratifs notes de service comptes rendus rapports et emails formels. Utilisation avancée de Microsoft Office : Word Excel PowerPoint et Outlook pour la mise en forme de documents tableaux de suivi et présentations. Connaissance des procédures de classement d’archivage et de gestion documentaire en format papier et numérique. Capacité à préparer des tableaux de bord simples des suivis d’activités et des reportings de service. Notions en gestion administrative et logistique : réservation de salles préparation de dossiers suivi des fournitures et coordination des prestataires. Maîtrise des techniques d’accueil et de relation client adaptées à une entreprise de services
• Respect strict de la confidentialité de la hiérarchie et des circuits de validation internes. Bonne capacité d’écoute de synthèse et de communication professionnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes