STAGIAIRE ASSISTANTE GESTIONNAIRE

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Assistante Gestionnaire pour accompagner les activités de réception, de gestion administrative et de suivi opérationnel au sein d’une structure évoluant dans le secteur du commerce en Côte d’Ivoire. Sous la supervision de la direction ou du responsable administratif, la stagiaire participera à l’organisation quotidienne des flux d’informations, au traitement des dossiers clients et fournisseurs, ainsi qu’au suivi des documents commerciaux et administratifs. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Commerce, avec un bon sens de l’organisation, de la rigueur et une réelle aisance dans le contact client. Le poste nécessite une bonne maîtrise des outils bureautiques, une capacité à gérer les priorités et à assurer une réception professionnelle des visiteurs, appels et demandes internes. Il constitue une opportunité d’apprentissage concrète dans un environnement commercial dynamique, avec une exposition aux pratiques de gestion, de réception et de coordination administrative.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et visiteurs avec professionnalisme
• Recevoir, orienter et enregistrer les demandes entrantes liées aux opérations commerciales et administratives
• Participer au suivi des dossiers clients, commandes, factures et documents de livraison
• Classer, archiver et mettre à jour les documents administratifs et commerciaux selon les procédures internes
• Contribuer à la gestion des agendas, rendez-vous et plannings de l’équipe administrative ou commerciale
• Aider à la préparation des courriers, notes internes, tableaux de suivi et comptes rendus simples
• Suivre les relances liées aux paiements, aux confirmations de commande ou aux pièces manquantes
• Assister dans la saisie et la mise à jour des informations dans les outils de gestion ou logiciels commerciaux
• Participer à la coordination entre la réception, le service commercial, la comptabilité et la logistique
• Veiller à la bonne tenue de l’espace de réception et au respect des procédures d’accueil et de gestion documentaire

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Commerce, avec une spécialité Commerce clairement indiquée
• Niveau d’étude requis : Bac+2
• Être en stage de formation ou de perfectionnement dans le domaine du commerce, de la gestion ou de l’administration commerciale
• Bonne présentation, sens de l’accueil et excellent relationnel
• Rigueur, discrétion et capacité à respecter la confidentialité des informations traitées
• Bonne expression orale et écrite en français
• Capacité à travailler en équipe et à suivre des consignes avec méthode
• Maîtrise de base des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les outils de gestion
• Sens de l’organisation, réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Poste ouvert de préférence à une candidate féminine, compte tenu de la nature de l’accueil et de la réception, tout en restant inclusif selon les besoins de l’entreprise

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de réception et d’accueil en environnement commercial
• Connaissance des procédures de gestion administrative liées aux activités commerciales
• Notions de suivi de commandes, de bons de livraison, de facturation et de relance client
• Capacité à gérer le classement, l’archivage et la circulation des documents commerciaux
• Bonne utilisation d’Excel pour les tableaux de suivi, les états récapitulatifs et les reporting simples
• Connaissance des bases de la relation client et du traitement des réclamations
• Aisance dans la saisie des informations et le suivi des données dans un logiciel de gestion ou un ERP simple
• Compréhension des circuits de validation administrative entre réception, service commercial et direction
• Notions de gestion des stocks ou de suivi des entrées/sorties peuvent être un atout dans un contexte commercial
• Respect des procédures internes, du secret professionnel et des règles de présentation en entreprise

Compétences

• Maîtrise des techniques de réception et d’accueil en environnement commercial
• Connaissance des procédures de gestion administrative liées aux activités commerciales
• Notions de suivi de commandes de bons de livraison de facturation et de relance client. Capacité à gérer le classement l’archivage et la circulation des documents commerciaux. Bonne utilisation d’Excel pour les tableaux de suivi les états récapitulatifs et les reporting simples. Connaissance des bases de la relation client et du traitement des réclamations
• Aisance dans la saisie des informations et le suivi des données dans un logiciel de gestion ou un ERP simple
• Compréhension des circuits de validation administrative entre réception service commercial et direction. Notions de gestion des stocks ou de suivi des entrées/sorties peuvent être un atout dans un contexte commercial
• Respect des procédures internes du secret professionnel et des règles de présentation en entreprise