Stagiaire en assistance administrative

Formation et compétences

BAC+3 Catégorie CADRE MOYEN

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe support, notre structure évoluant dans le secteur de l’Administration recrute un(e) Stagiaire en Assistance Administrative, titulaire d’une Licence (Bac+3), pour appuyer les activités de gestion administrative, de suivi documentaire et de coordination interne. Le poste s’adresse à un profil de cadre moyen souhaitant développer une première expérience professionnelle solide au sein d’un environnement structuré, exigeant et orienté efficacité opérationnelle. Sous la supervision de la hiérarchie administrative, le/la stagiaire participera à la bonne tenue des dossiers, à la circulation de l’information, à la préparation des documents administratifs et au suivi des tâches de bureau. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage concrète dans un contexte administratif ivoirien, avec une exposition aux procédures internes, à la gestion des courriers, à l’archivage et au support aux équipes, tout en respectant les standards de rigueur, de confidentialité et de professionnalisme attendus dans l’administration.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs, et orienter les demandes vers les services concernés
• Gérer le courrier entrant et sortant : réception, enregistrement, tri, distribution et suivi des correspondances administratives
• Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la saisie de documents administratifs : notes, comptes rendus, courriers, tableaux de suivi et rapports internes
• Contribuer à l’organisation et au classement des dossiers administratifs, ainsi qu’à l’archivage physique et numérique des documents
• Appuyer le suivi des agendas, la planification des rendez-vous, réunions et convocations de service
• Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux opérations internes : fiches de suivi, pièces justificatives, bordereaux et registres
• Assurer la mise à jour des bases de données et tableaux de bord administratifs sous la supervision du responsable
• Participer au suivi des fournitures de bureau et au contrôle des besoins logistiques de l’administration
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des procédures internes de gestion documentaire
• Apporter un appui administratif ponctuel aux différents services dans le traitement des tâches courantes

Profil recherché

• Être titulaire d’une Licence (Bac+3) en Administration, Gestion Administrative, Secrétariat de Direction, Gestion des Organisations ou toute spécialité équivalente
• Avoir un niveau d’étude minimum Bac+3 conformément au profil recherché
• Être disponible pour un stage professionnel en assistance administrative
• Être rigoureux(se), organisé(e), discret(ète) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Avoir une bonne présentation et un sens développé du service
• Maîtriser le français écrit et oral avec une bonne capacité de communication
• Être à l’aise dans un environnement administratif structuré et respectueux des procédures
• Sexe : indifférent, avec priorité aux compétences, à la motivation et à l’aptitude à évoluer dans un cadre administratif

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif et de gestion documentaire
• Bonne connaissance des procédures de classement, d’archivage et de traçabilité des dossiers
• Capacité à rédiger des courriers administratifs, notes internes, comptes rendus et tableaux de suivi
• Bonne utilisation de Microsoft Office, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint
• Connaissance des outils de numérisation, de gestion électronique de documents et de saisie de données
• Compréhension des circuits de validation et de circulation des documents en administration
• Notions en suivi d’agenda, organisation de réunions et préparation logistique administrative
• Capacité à tenir des tableaux de bord simples et à assurer un reporting administratif régulier
• Connaissance des règles de confidentialité, de réserve professionnelle et de conformité documentaire
• Aisance dans le traitement des tâches de bureau, l’accueil administratif et la coordination interne

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif et de gestion documentaire
• Bonne connaissance des procédures de classement d’archivage et de traçabilité des dossiers. Capacité à rédiger des courriers administratifs notes internes comptes rendus et tableaux de suivi. Bonne utilisation de Microsoft Office notamment Word Excel Outlook et PowerPoint. Connaissance des outils de numérisation de gestion électronique de documents et de saisie de données. Compréhension des circuits de validation et de circulation des documents en administration
• Notions en suivi d’agenda organisation de réunions et préparation logistique administrative. Capacité à tenir des tableaux de bord simples et à assurer un reporting administratif régulier
• Connaissance des règles de confidentialité de réserve professionnelle et de conformité documentaire. Aisance dans le traitement des tâches de bureau l’accueil administratif et la coordination interne