Stagiaire en secretariat bureautique

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire en secrétariat bureautique pour rejoindre une structure évoluant dans le BTP, plus précisément dans le sous-secteur de la topographie. Le/la stagiaire apportera un appui administratif et bureautique aux équipes terrain et au bureau, avec un rôle essentiel dans la gestion documentaire des levés topographiques, des dossiers de chantier, des rapports techniques et du suivi des correspondances liées aux opérations de topographie. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BT en Topographie, souhaitant développer ses compétences administratives dans un environnement technique exigeant. Une bonne organisation, une aisance avec les outils bureautiques et une capacité à travailler en lien avec les géomètres-topographes, chefs de chantier et responsables de projet seront des atouts majeurs pour réussir dans ce stage.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique, ainsi que l’orientation des visiteurs, fournisseurs et collaborateurs liés aux activités de topographie et de chantier
• Saisir, mettre en forme et archiver les documents administratifs et techniques : rapports de levés topographiques, procès-verbaux, fiches de terrain, comptes rendus et courriers
• Participer à la gestion du classement des dossiers de chantier, des plans, notes de calcul et documents de suivi topographique
• Préparer les bordereaux d’envoi, courriers, e-mails professionnels et documents de transmission entre le bureau d’études, le terrain et la direction de chantier
• Appuyer la mise à jour des tableaux de suivi des missions topographiques, des affectations d’équipes et des échéances de livraison des plans
• Contribuer à la reproduction, au scan, à la numérisation et à l’archivage des plans, croquis et documents techniques
• Assister dans la rédaction et la mise en page des rapports de mission, fiches de pointage et documents bureautiques liés aux opérations topographiques
• Suivre les fournitures de bureau et consommables nécessaires au fonctionnement du service administratif et des équipes topographiques
• Appuyer l’organisation logistique des réunions techniques, des sorties terrain et des remises de documents aux partenaires du projet
• Effectuer toute autre tâche administrative ou bureautique en lien avec les activités de topographie et du BTP

Profil recherché

• Être de niveau Terminale
• Être titulaire d’un BT en Topographie, avec une spécialité Topographie clairement indiquée
• Être motivé(e) par un stage d’apprentissage dans un environnement BTP et topographique
• Avoir une bonne présentation, le sens de l’accueil et une attitude professionnelle
• Être organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs tâches administratives simultanément
• Maîtriser le français écrit et oral
• Avoir un bon sens de la discrétion et de la confidentialité dans le traitement des dossiers techniques et administratifs
• Être apte à travailler sous supervision et en collaboration avec des équipes terrain et bureau
• Sexe : homme ou femme, selon les aptitudes et la motivation du/de la candidat(e)

Connaissances particulières requises

• Bonne maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et gestion de messagerie électronique
• Connaissance de base de l’organisation administrative d’un chantier BTP et du circuit documentaire en topographie
• Capacité à saisir et mettre en forme des rapports techniques, tableaux de suivi et documents de chantier
• Notions sur les documents topographiques : levés, croquis, plans, fiches de terrain, PV de réception et rapports de relevés
• Maîtrise des techniques de classement, archivage physique et numérique des dossiers techniques
• Capacité à utiliser un scanner, une imprimante multifonction et à gérer la reproduction de documents
• Connaissance des bases du vocabulaire lié à la topographie et aux travaux publics
• Rigueur dans le suivi des documents, des versions de plans et des transmissions entre services
• Capacité à travailler avec des outils simples de suivi administratif et de pointage

Compétences

• Bonne maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint et gestion de messagerie électronique. Connaissance de base de l’organisation administrative d’un chantier BTP et du circuit documentaire en topographie
• Capacité à saisir et mettre en forme des rapports techniques tableaux de suivi et documents de chantier. Notions sur les documents topographiques : levés croquis plans fiches de terrain PV de réception et rapports de relevés. Maîtrise des techniques de classement archivage physique et numérique des dossiers techniques. Capacité à utiliser un scanner une imprimante multifonction et à gérer la reproduction de documents. Connaissance des bases du vocabulaire lié à la topographie et aux travaux publics
• Rigueur dans le suivi des documents des versions de plans et des transmissions entre services. Capacité à travailler avec des outils simples de suivi administratif et de pointage