Stagiaire Ressources Humaines

À propos

Fondée en 2011 à Bamako, Macrowaste Mali SARL (Environmental Service Group) est un acteur de référence de la gestion des déchets solides et de l’économie circulaire au Mali. L’entreprise détient environ 30 % du marché des déchets solides de Bamako, sert plus de 2 000 clients, entreprises, institutions, collectivités et ménages, à Bamako, dans ses environs et dans plusieurs régions du pays, et génère plus de 250 emplois directs et indirects. Afin de renforcer l’organisation et le suivi de la gestion de son personnel, Macrowaste Mali SARL accueille un/e Stagiaire Ressources Humaines pour une durée de six mois.

Missions

Sous l’autorité du Responsable des Ressources Humaines, le/la stagiaire l’assiste dans la gestion administrative du personnel. Sa mission principale est d’organiser, compléter et tenir à jour les dossiers du personnel, en version physique comme en version numérique, afin de garantir des dossiers complets, classés et facilement accessibles. Il/elle participe également, aux côtés du Responsable RH, au suivi de la présence, du temps de travail et de l’absentéisme, au recrutement et à d’autres activités courantes de la fonction RH.

• Organisation des dossiers du personnel
• Organiser et structurer les dossiers individuels de l’ensemble du personnel selon une nomenclature et un plan de classement définis avec le Responsable RH
• Vérifier la composition de chaque dossier, pièce d’identité, diplômes, contrat de travail, avenants, attestations, documents d’immatriculation sociale, fiches de poste, etc
• Constituer les dossiers des nouveaux embauchés dès leur arrivée
• Établir et tenir à jour un tableau de suivi de la complétude des dossiers. Archivage physique et numérique
• Classer et archiver les documents papier, chemises, classeurs, armoires, en respectant les règles de confidentialité et de sécurité
• Numériser les pièces des dossiers et les enregistrer dans une arborescence numérique claire, avec une dénomination uniforme des fichiers
• Assurer la correspondance entre les dossiers physiques et les dossiers numériques et effectuer des sauvegardes régulières
• Participer à la mise en place de bonnes pratiques d’archivage, durées de conservation, accès restreint, traçabilité des consultations. Suivi des pièces manquantes et mise à jour continue
• Identifier les pièces manquantes ou périmées dans chaque dossier et en dresser la liste
• Demander les documents manquants aux employés et aux responsables de service, et relancer jusqu’à l’obtention des pièces
• Mettre à jour les dossiers de façon continue : nouveaux contrats, avenants, changements de situation, évaluations, attestations, sanctions et courriers
• Suivre les échéances, fins de contrat, périodes d’essai, documents à renouveler, et alerter le Responsable RH. Suivi de la présence, du temps de travail et de l’absentéisme
• Tenir à jour les registres et fiches de présence et contrôler le respect des horaires de travail
• Suivre le temps de travail : heures effectuées, retards, heures supplémentaires et congés
• Enregistrer et classer les justificatifs d’absence, certificats médicaux, autorisations, permissions
• Suivre l’absentéisme, absences justifiées et injustifiées, et produire un état mensuel à l’attention du Responsable RH
• Transmettre les éléments de présence et d’absence nécessaires à la préparation de la paie. Appui au recrutement
• Participer aux étapes du recrutement : rédaction et diffusion des offres, réception et tri des candidatures
• Organiser les entretiens et les tests, convocations, planning, préparation des salles et des supports
• Constituer et classer les dossiers des candidats et suivre l’état d’avancement de chaque recrutement
• Accueillir les nouvelles recrues et participer à leur intégration. Autres activités RH
• Assister le Responsable RH dans la préparation des contrats, attestations et courriers administratifs
• Contribuer à la production de tableaux de bord et d’états RH, effectifs, mouvements du personnel, dossiers complets ou incomplets
• Respecter strictement la confidentialité des informations relatives au personnel. Indicateurs de suivi Le travail du/de la stagiaire sera évalué notamment sur :
• la complétude des dossiers
• l’archivage physique
• l’archivage numérique
• le suivi des pièces manquantes
• la mise à jour des dossiers
• la présence et l’absentéisme
• l’exactitude, la rigueur et le respect de la confidentialité

Formation et compétences

• Diplôme de niveau Bac+3 minimum en gestion des ressources humaines
• Une première expérience, stage, projet ou emploi, en administration RH est un atout

Compétences

• Bonne maîtrise des outils bureautiques, Excel, Word, et aisance avec la numérisation et le classement de fichiers
• Notions de base en droit du travail malien et en administration du personnel
• Bonne maîtrise du français écrit et oral
• La connaissance d’un logiciel de gestion RH ou de paie, SAGE par exemple, est un plus. Qualités personnelles
• Sens aigu de l’organisation, de la rigueur et du détail
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Autonomie, ponctualité, sens du suivi et de la relance
• Bon relationnel et envie d’apprendre le métier de la fonction RH

Ce que l'entreprise offre

• Un stage rémunéré de six mois au sein d’une entreprise leader de son secteur, en pleine croissance
• Un encadrement direct par le Responsable des Ressources Humaines et un accompagnement au quotidien
• Une formation pratique à la gestion administrative du personnel, à l’archivage RH et aux fondamentaux de la fonction RH
• Une expérience concrète, valorisable dans le cadre d’un parcours académique et professionnel
• Une attestation de stage à l’issue de la période

Comment postuler

Envoyez votre dossier à : [email protected] Objet du courriel: « Candidature – Stagiaire RH – MWM-RH-2026-018 » Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Macrowaste Mali SARL est un employeur garantissant l’égalité des chances et encourage toutes les candidatures répondant aux critères du poste.

• Présélection sur dossier
• Test pratique, exercice de classement et d’organisation de dossiers, saisie sur Excel
• Entretien avec le Responsable des Ressources Humaines
• Vérification des références et confirmation du stage
• Les candidat(e)s intéressé(e)s sont invité(e)s à transmettre :
• Un curriculum vitae détaillé
• Une lettre de motivation adressée au Responsable des Ressources Humaines
• Une copie du dernier diplôme obtenu ou un certificat de scolarité en cours de validité
• Le cas échéant, la convention de stage ou la lettre de l’établissement de formation