Entreprise confidentielle
Korhogo · Publiée le 4 novembre
Stagiaire secretaire bureautique
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Expérience
2 ans
Formation et compétences
TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ
Missions
Nous recrutons un(e) Stagiaire Secrétaire Bureautique pour renforcer l’équipe administrative d’un établissement du secteur Enseignement-Formation en Côte d’Ivoire. Sous la supervision de la direction ou du responsable administratif, le/la stagiaire participera au traitement du courrier, à l’accueil des apprenants, parents et visiteurs, ainsi qu’à la gestion documentaire liée aux activités pédagogiques et administratives de l’établissement. Le poste s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BT en Secrétariat Bureautique ou spécialité équivalente, souhaitant acquérir une expérience pratique dans un environnement éducatif. Une bonne présentation, le sens de l’organisation, la discrétion et la maîtrise des outils bureautiques sont essentiels pour assurer un appui efficace au suivi des dossiers scolaires, des convocations, des plannings de cours et des documents administratifs.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des apprenants, parents, formateurs, partenaires et visiteurs de l’établissement
- Réceptionner, enregistrer, trier et diffuser le courrier, les notes de service, convocations, attestations et autres documents administratifs
- Contribuer à la rédaction, à la mise en forme et à la saisie des documents liés à la vie scolaire et administrative : courriers, comptes rendus, tableaux de suivi, listes d’émargement, fiches d’inscription
- Participer à la gestion et au classement des dossiers des apprenants, des enseignants et du personnel administratif
- Mettre à jour les registres, bases de données et tableaux de suivi des effectifs, présences, absences et résultats internes
- Préparer les documents nécessaires aux réunions pédagogiques, aux conseils de classe, aux sessions de formation et aux activités académiques
- Assurer le suivi des rendez-vous, agendas, plannings de cours, calendriers d’examens et échéances administratives
- Effectuer diverses tâches de bureautique : photocopie, scan, archivage, classement numérique et physique des documents
- Appuyer la direction dans le traitement des demandes administratives courantes des élèves, étudiants ou apprenants
- Veiller à la confidentialité des informations et au respect des procédures internes de l’établissement
Profil recherché
- Être de niveau Terminale, avec une bonne maîtrise de la langue française à l’écrit comme à l’oral
- Être titulaire d’un BT en Secrétariat Bureautique, Secrétariat de Direction ou spécialité équivalente
- Être disponible pour un stage en milieu professionnel dans le secteur Enseignement-Formation
- Avoir le sens de l’accueil, de l’écoute et du service aux usagers d’un établissement de formation
- Être organisé(e), discret(ète), ponctuel(le) et capable de travailler sous supervision
- Présenter une bonne tenue et une attitude professionnelle adaptée à un environnement éducatif
- Être capable de traiter avec courtoisie les élèves, parents, formateurs et responsables administratifs
- Le poste est ouvert aux candidats des deux sexes, avec une préférence pour une personne sérieuse, motivée et disponible
Connaissances particulières requises
- Maîtrise des outils bureautiques courants : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et messagerie électronique
- Connaissance des techniques de secrétariat bureautique : saisie, mise en page, classement, archivage et gestion documentaire
- Bonne pratique de l’accueil administratif en milieu scolaire ou centre de formation
- Capacité à gérer des dossiers d’apprenants, des listes de présence, des convocations et des documents pédagogiques
- Connaissance des procédures administratives de base dans l’enseignement-formation : inscription, suivi des apprenants, diffusion des informations internes
- Aisance dans la rédaction de courriers administratifs, notes internes, tableaux de suivi et comptes rendus simples
- Notions en numérisation, impression, photocopie, scan et gestion des archives physiques et numériques
- Capacité à respecter la confidentialité des données académiques et administratives
Compétences
- Maîtrise des outils bureautiques courants : Microsoft Word Excel PowerPoint et messagerie électronique. Connaissance des techniques de secrétariat bureautique : saisie mise en page classement archivage et gestion documentaire. Bonne pratique de l’accueil administratif en milieu scolaire ou centre de formation
- Capacité à gérer des dossiers d’apprenants des listes de présence des convocations et des documents pédagogiques. Connaissance des procédures administratives de base dans l’enseignement-formation : inscription suivi des apprenants diffusion des informations internes. Aisance dans la rédaction de courriers administratifs notes internes tableaux de suivi et comptes rendus simples. Notions en numérisation impression photocopie scan et gestion des archives physiques et numériques. Capacité à respecter la confidentialité des données académiques et administratives
Source : Agenceemploijeunes. Annonce nettoyée et résumée par CandidAI.