Stagiaire secretariat bureautique

Expérience

3 ans

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Dans le cadre du renforcement de son administration scolaire, un établissement du secteur de l'éducation recrute un(e) Stagiaire Secrétariat Bureautique pour appuyer l'organisation quotidienne des activités académiques et administratives. Le poste s'adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d'un BT en Secrétariat Bureautique ou spécialité équivalente, souhaitant développer une première expérience professionnelle dans l'enseignement. Sous la supervision de la direction et du secrétariat général, le/la stagiaire participera à la gestion du courrier, à l'accueil des élèves, parents et enseignants, à la mise en forme des documents administratifs et pédagogiques, ainsi qu'au suivi des dossiers scolaires. Il/elle contribuera au bon fonctionnement du service administratif dans le respect des procédures internes, de la confidentialité des informations et des exigences propres à un environnement éducatif.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, parents, enseignants et visiteurs de l'établissement
• Réceptionner, enregistrer, classer et diffuser le courrier, les notes de service et les correspondances administratives
• Saisir, mettre en page et relire les documents administratifs et pédagogiques : convocations, certificats, attestations, comptes rendus, listes d'élèves, tableaux de suivi
• Participer à la gestion et à l'archivage des dossiers scolaires des élèves et des dossiers du personnel
• Mettre à jour les registres, tableaux de présence, fichiers de suivi et bases de données administratives de l'établissement
• Préparer les salles et supports pour les réunions pédagogiques, conseils de classe, réunions parents-professeurs et activités administratives
• Assister dans la reproduction, la distribution et le classement des documents destinés aux enseignants, élèves et services internes
• Contribuer au suivi des demandes de fournitures de bureau et de petit matériel administratif
• Appuyer la direction dans la rédaction de courriers, notes internes et documents de communication institutionnelle
• Veiller à la confidentialité des informations liées aux élèves, aux parents et au personnel de l'établissement

Profil recherché

• Niveau d'étude requis : Terminale
• Être titulaire d'un diplôme de BT en Secrétariat Bureautique ou d'une spécialité équivalente reconnue
• Bonne présentation, sens de l'accueil et aisance relationnelle dans un environnement scolaire
• Capacité à travailler en équipe avec la direction, les enseignants et le personnel administratif
• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité des données administratives et scolaires
• Bonne maîtrise du français écrit et oral
• Être organisé(e), ponctuel(le) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément
• Maîtrise des outils bureautiques de base
• Poste ouvert de préférence à une candidate féminine ou à un candidat masculin/féminin selon les besoins de l'établissement
• Disponibilité pour effectuer un stage à temps plein dans un établissement d'enseignement

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique appliquées à l'administration scolaire
• Bonne pratique de Microsoft Word pour la saisie, la mise en page et la rédaction de documents administratifs
• Utilisation de Microsoft Excel pour les tableaux de suivi des effectifs, présences, absences et listes d'élèves
• Connaissance des procédures de classement, d'archivage et de gestion documentaire en milieu éducatif
• Capacité à gérer l'accueil et l'orientation des usagers d'un établissement d'enseignement
• Notions de gestion du courrier entrant et sortant, rédaction de notes et transmission d'informations internes
• Connaissance des documents administratifs courants en milieu scolaire : attestations, convocations, fiches de suivi, fiches d'inscription
• Maîtrise des bases de la communication professionnelle et du standard téléphonique
• Respect des règles de confidentialité, de courtoisie et de déontologie administrative
• La connaissance d'un logiciel de gestion scolaire ou d'un logiciel de bureautique avancé constitue un atout

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique appliquées à l'administration scolaire
• Bonne pratique de Microsoft Word pour la saisie la mise en page et la rédaction de documents administratifs. Utilisation de Microsoft Excel pour les tableaux de suivi des effectifs présences absences et listes d'élèves. Connaissance des procédures de classement d'archivage et de gestion documentaire en milieu éducatif. Capacité à gérer l'accueil et l'orientation des usagers d'un établissement d'enseignement
• Notions de gestion du courrier entrant et sortant rédaction de notes et transmission d'informations internes. Connaissance des documents administratifs courants en milieu scolaire : attestations convocations fiches de suivi fiches d'inscription. Maîtrise des bases de la communication professionnelle et du standard téléphonique
• Respect des règles de confidentialité de courtoisie et de déontologie administrative. La connaissance d'un logiciel de gestion scolaire ou d'un logiciel de bureautique avancé constitue un atout