Stagiaires aux metiers de l'ecole option : correspondant fichier

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son dispositif de gestion administrative et de suivi des apprenants, un établissement du secteur Enseignement-Formation recrute des stagiaires aux de l’école option Correspondant Fichier. Placé(e) sous la supervision du Responsable de la Scolarité ou du Service des Admissions, le/la stagiaire participera à la gestion, à la mise à jour et au contrôle des dossiers élèves/apprenants, ainsi qu’au suivi des informations administratives liées à la vie scolaire et à la formation. Ce stage s’adresse à des candidats titulaires d’une Attestation de formation en Correspondant Fichier, avec un niveau minimum Bac+2, capables d’évoluer dans un environnement éducatif structuré, exigeant rigueur, confidentialité et sens du service. Le poste offre une opportunité d’acquérir une expérience pratique dans la gestion documentaire, le classement des dossiers pédagogiques et administratifs, ainsi que dans l’utilisation des outils bureautiques et de suivi des effectifs au sein d’un établissement d’enseignement.

• Assurer l’accueil, l’orientation et l’information de base des élèves, parents et visiteurs au niveau du service administratif ou de la scolarité
• Créer, classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs des apprenants, enseignants et personnels liés à l’établissement
• Vérifier la conformité des pièces administratives requises à l’inscription, à la réinscription et au suivi des apprenants
• Enregistrer et suivre les mouvements des dossiers dans les fichiers physiques et numériques de l’école
• Participer à la saisie des données de scolarité dans les tableaux de suivi, registres et logiciels de gestion scolaire
• Contrôler la disponibilité et l’exactitude des informations relatives aux effectifs, classes, filières et inscriptions
• Préparer les documents administratifs courants : listes d’élèves, fiches de renseignement, attestations, convocations et courriers simples
• Assurer le classement quotidien des documents pédagogiques et administratifs selon les procédures internes de l’établissement
• Contribuer au suivi des absences, retards et autres informations administratives liées à la vie scolaire
• Collaborer avec les services de la comptabilité, de la scolarité et de la direction pour la circulation des dossiers et informations
• Veiller à la confidentialité des données personnelles et académiques des apprenants et du personnel
• Participer à toute autre tâche administrative en lien avec la gestion des fichiers et la scolarité, selon les besoins du service

Profil recherché

• Être titulaire d’une Attestation de formation en Correspondant Fichier
• Avoir un niveau d’étude minimum Bac+2
• Être disponible pour un stage en milieu scolaire ou dans un centre de formation
• Avoir une bonne présentation, un sens de l’accueil et une attitude professionnelle adaptée au secteur Enseignement-Formation
• Faire preuve de rigueur, d’organisation, de discrétion et de respect de la confidentialité des informations administratives
• Maîtriser les bases du classement, de l’archivage et de la gestion documentaire
• Être capable de travailler en équipe et de collaborer avec la scolarité, la direction et les autres services
• Être à l’aise avec l’outil informatique et la bureautique de base
• Être de sexe masculin ou féminin, sans discrimination, avec une forte capacité d’adaptation au contexte de l’établissement
• Avoir une première expérience de stage ou de pratique en secrétariat, scolarité ou gestion de fichiers serait un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de gestion de fichiers administratifs et de dossiers d’apprenants
• Connaissance des procédures de scolarité : inscription, réinscription, archivage, suivi des effectifs et mise à jour des données
• Bonne utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, saisie de tableaux, édition de listes et suivi documentaire
• Capacité à manipuler des registres, fiches de renseignement, bordereaux et documents administratifs scolaires
• Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données dans un établissement d’enseignement
• Maîtrise des techniques de classement alphabétique, chronologique et thématique des dossiers
• Notions de gestion administrative appliquée aux écoles, centres de formation ou instituts professionnels
• Aisance dans la préparation et le suivi des documents liés à la vie scolaire et aux activités pédagogiques
• Capacité à contrôler la conformité des pièces administratives et à signaler les anomalies
• Bonne expression écrite et orale pour la rédaction de notes, courriers simples et comptes rendus administratifs

Compétences

• Maîtrise des techniques de gestion de fichiers administratifs et de dossiers d’apprenants
• Connaissance des procédures de scolarité : inscription réinscription archivage suivi des effectifs et mise à jour des données. Bonne utilisation des outils bureautiques : Word Excel saisie de tableaux édition de listes et suivi documentaire. Capacité à manipuler des registres fiches de renseignement bordereaux et documents administratifs scolaires. Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données dans un établissement d’enseignement
• Maîtrise des techniques de classement alphabétique chronologique et thématique des dossiers. Notions de gestion administrative appliquée aux écoles centres de formation ou instituts professionnels. Aisance dans la préparation et le suivi des documents liés à la vie scolaire et aux activités pédagogiques
• Capacité à contrôler la conformité des pièces administratives et à signaler les anomalies
• Bonne expression écrite et orale pour la rédaction de notes courriers simples et comptes rendus administratifs