Stagiaires aux metiers de l'ecole option : secrertaire

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de son équipe administrative, un établissement du secteur Enseignement-Formation recrute des stagiaires aux de l’école, option Secrétaire, titulaires d’une attestation de formation et d’un niveau BAC+2. Le poste s’adresse à des profils souhaitant développer leurs compétences en gestion administrative scolaire, en accueil, en traitement du courrier et en appui à la coordination pédagogique et logistique au sein d’un environnement éducatif. Sous la supervision de l’administration, le/la stagiaire participera au bon fonctionnement du secrétariat de l’école, en lien avec les enseignants, les élèves, les parents d’élèves et les différents services internes. Ce stage constitue une opportunité d’acquérir une expérience concrète dans la gestion documentaire, la communication institutionnelle et le suivi administratif propre au secteur de l’enseignement-formation en Côte d’Ivoire.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des parents d’élèves, apprenants, formateurs et visiteurs de l’établissement
• Réceptionner, trier, enregistrer et diffuser le courrier, les notes de service et les documents administratifs
• Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la transmission des correspondances administratives et pédagogiques
• Tenir à jour les registres, dossiers scolaires, fichiers élèves et documents de suivi administratif
• Appuyer la préparation des convocations, réunions, conseils de classe, réunions pédagogiques et activités scolaires
• Classer, archiver et sécuriser les documents administratifs selon les procédures internes de l’école
• Contribuer à la gestion des rendez-vous, du planning du secrétariat et de l’agenda de la direction
• Assurer le suivi des demandes d’information et orienter les usagers vers les services compétents
• Participer à la saisie et à la mise à jour des bases de données administratives et scolaires
• Apporter un appui aux tâches de secrétariat liées aux inscriptions, réinscriptions et à la gestion des fournitures administratives

Profil recherché

• Être titulaire d’une Attestation de formation en Secrétariat avec un niveau d’étude BAC+2
• Avoir une bonne présentation et un sens élevé de l’accueil en milieu scolaire
• Maîtriser les règles de discrétion, de confidentialité et de réserve professionnelle
• Avoir une bonne expression orale et écrite en français
• Être rigoureux(se), organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches administratives simultanément
• Être immédiatement disponible pour un stage en environnement éducatif
• Être de sexe féminin ou masculin, avec une priorité à la capacité d’adaptation, au sérieux et au sens du service
• Être ponctuel(le), courtois(e) et capable de travailler en équipe avec l’administration et le personnel pédagogique

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif appliquées à un établissement d’enseignement-formation
• Connaissance des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint et gestion de messagerie électronique
• Capacité à effectuer la saisie, le classement, l’archivage et la gestion documentaire des dossiers scolaires et administratifs
• Connaissance des procédures d’accueil, d’orientation et de traitement des requêtes des usagers en milieu scolaire
• Notions en rédaction administrative : lettres, convocations, comptes rendus, notes de service et bordereaux
• Maîtrise du suivi des agendas, des rendez-vous et de l’organisation logistique des activités scolaires
• Capacité à utiliser un logiciel de gestion administrative ou scolaire serait un atout
• Bonne compréhension du fonctionnement d’une école, d’un centre de formation ou d’un établissement d’enseignement privé

Compétences

• Maîtrise des techniques de secrétariat administratif appliquées à un établissement d’enseignement-formation
• Connaissance des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint et gestion de messagerie électronique. Capacité à effectuer la saisie le classement l’archivage et la gestion documentaire des dossiers scolaires et administratifs. Connaissance des procédures d’accueil d’orientation et de traitement des requêtes des usagers en milieu scolaire. Notions en rédaction administrative : lettres convocations comptes rendus notes de service et bordereaux. Maîtrise du suivi des agendas des rendez-vous et de l’organisation logistique des activités scolaires. Capacité à utiliser un logiciel de gestion administrative ou scolaire serait un atout
• Bonne compréhension du fonctionnement d’une école d’un centre de formation ou d’un établissement d’enseignement privé