Agent administratif

Expérience

Débutant accepté

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de notre service d’administration, nous recrutons un Agent Administratif de niveau Bac+2, titulaire d’un BTS en Adjoint administratif. Rattaché(e) à la hiérarchie administrative, il/elle assure le traitement, le suivi et la fiabilisation des opérations administratives courantes afin de garantir la bonne circulation de l’information, la conformité documentaire et la continuité des activités du service. Véritable support opérationnel, l’Agent Administratif intervient sur les tâches de gestion du courrier, de classement, d’archivage, de saisie, de mise à jour des dossiers et de coordination administrative avec les différents interlocuteurs internes et externes. Le poste requiert de la rigueur, un sens de l’organisation, une bonne maîtrise des outils bureautiques et une excellente discrétion dans le traitement des informations administratives.

• Assurer l’accueil administratif des visiteurs, la réception des appels et l’orientation des demandes vers les services concernés
• Gérer le courrier entrant et sortant : réception, enregistrement, distribution, affranchissement et suivi des envois
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes de service, comptes rendus et documents administratifs
• Classer, archiver et mettre à jour les dossiers administratifs physiques et numériques selon les procédures en vigueur
• Saisir et contrôler les données administratives dans les tableaux de suivi, bases de données ou logiciels internes
• Préparer les pièces administratives nécessaires au suivi des activités du service (bordereaux, formulaires, attestations, correspondances)
• Assurer le suivi des signatures, validations et circuits de transmission des documents administratifs
• Participer à la gestion des fournitures de bureau et au suivi des besoins logistiques du service administratif
• Contribuer à la mise à jour des registres, répertoires, plannings et tableaux de bord administratifs
• Veiller à la confidentialité, à la conformité et à la traçabilité des documents traités

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Adjoint administratif, avec un niveau d’étude minimum Bac+2
• Justifier d’une première expérience réussie dans un poste administratif, de préférence en environnement structuré
• Maîtriser les techniques de secrétariat administratif, de classement et d’archivage
• Faire preuve d’une excellente présentation, de courtoisie et d’un bon sens de l’accueil
• Avoir une grande rigueur, le sens de l’organisation et la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Être à l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et la saisie de données
• Respecter strictement la confidentialité des informations et des documents administratifs
• Être disponible, ponctuel(le) et capable de travailler sous supervision avec autonomie progressive
• Le poste est ouvert aux hommes et aux femmes, sans distinction de sexe, dans le respect de l’égalité des chances

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des procédures administratives courantes : traitement du courrier, gestion documentaire, archivage et suivi des dossiers
• Bonne connaissance des outils de bureautique et de gestion administrative (Microsoft Word, Excel, Outlook, logiciels de classement ou de GED si applicable)
• Capacité à rédiger des documents administratifs professionnels et à utiliser un langage écrit correct
• Connaissance des techniques de secrétariat et d’adjoint administratif : prise de notes, mise en forme, suivi de correspondances
• Notions de gestion des fournitures de bureau, de suivi des stocks administratifs et de coordination logistique simple
• Maîtrise des règles de confidentialité, de traçabilité et de conservation des documents administratifs
• Aisance dans le classement alphabétique, chronologique et thématique des dossiers
• Capacité à produire des tableaux de suivi, des reporting administratifs et des synthèses simples
• Bon relationnel, sens du service et aptitude à interagir avec les différents services internes et partenaires externes

Compétences

• Maîtrise des procédures administratives courantes : traitement du courrier gestion documentaire archivage et suivi des dossiers. Bonne connaissance des outils de bureautique et de gestion administrative (Microsoft Word Excel Outlook logiciels de classement ou de GED si applicable). Capacité à rédiger des documents administratifs professionnels et à utiliser un langage écrit correct
• Connaissance des techniques de secrétariat et d’adjoint administratif : prise de notes mise en forme suivi de correspondances. Notions de gestion des fournitures de bureau de suivi des stocks administratifs et de coordination logistique simple. Maîtrise des règles de confidentialité de traçabilité et de conservation des documents administratifs. Aisance dans le classement alphabétique chronologique et thématique des dossiers. Capacité à produire des tableaux de suivi des reporting administratifs et des synthèses simples. Bon relationnel sens du service et aptitude à interagir avec les différents services internes et partenaires externes