Stagiaire assistant administratif du projet masa bouake

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du projet MASA Bouaké, nous recrutons un(e) Stagiaire Assistant Administratif pour appuyer la coordination opérationnelle et administrative des activités liées à l’organisation d’un événement culturel d’envergure. Le/la stagiaire participera au suivi documentaire, à la préparation logistique des réunions, à la gestion des courriers et à l’archivage des pièces administratives du projet, dans un environnement dynamique lié à l’art, à la culture et aux loisirs. Rattaché(e) à l’équipe projet, il/elle contribuera à la bonne circulation de l’information entre les différents intervenants : artistes, partenaires institutionnels, prestataires techniques, équipes de production et parties prenantes locales. Ce poste s’adresse à un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS, idéalement en Assistanat de Direction, Gestion Administrative, Secrétariat de Direction ou équivalent, avec un niveau d’étude Bac+2, souhaitant acquérir une expérience concrète dans la gestion administrative d’un projet culturel à Bouaké.

• Assurer l’accueil, l’orientation et le suivi administratif des visiteurs, partenaires et intervenants du projet MASA Bouaké
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs du projet : courriers, notes, comptes rendus, bons de commande, feuilles de présence et pièces justificatives
• Participer à la rédaction, la mise en forme et la diffusion des courriers, convocations, notes internes et rapports administratifs
• Suivre les dossiers des prestataires culturels, artistes, techniciens et fournisseurs impliqués dans l’organisation du projet
• Appuyer la coordination des réunions de travail, ateliers de production, briefings techniques et séances de planification
• Tenir à jour les tableaux de suivi administratif, les listes de présence et les répertoires de contacts des acteurs du projet
• Contribuer à la gestion logistique des activités : préparation des salles, suivi du matériel de bureau, classement des badges, feuilles d’émargement et documents de circulation
• Participer au suivi des demandes de validation, de signature et de transmission des documents entre les différents responsables du projet
• Appuyer le suivi des dépenses administratives de base et la collecte des pièces justificatives liées aux activités du projet
• Veiller à la confidentialité des informations administratives, contractuelles et organisationnelles liées au projet culturel

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS, de préférence en finances comptabilité
• Niveau d’étude requis : Bac+2 minimum
• Être disponible pour un stage à Bouaké dans le cadre du projet MASA
• Avoir un intérêt marqué pour le secteur de l’art, de la culture et des loisirs, ainsi que pour l’organisation d’événements culturels
• Faire preuve de rigueur, de discrétion et d’un bon sens de l’organisation
• Être capable de travailler en équipe et sous pression dans un contexte de production événementielle
• Avoir une bonne présentation, un esprit d’initiative et une attitude professionnelle
• Maîtriser le français écrit et oral ; la connaissance d’une langue locale serait un atout
• Sexe : sans distinction, poste ouvert aux candidatures féminines et masculines
• Une première expérience en administration, secrétariat ou appui à un projet culturel constitue un atout

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook et gestion de fichiers numériques
• Connaissance des techniques de secrétariat administratif : rédaction de courriers, comptes rendus, classement, archivage et suivi documentaire
• Bonne compréhension des circuits de validation administrative et de la gestion des pièces justificatives dans un projet
• Capacité à tenir des tableaux de bord de suivi des activités, des présences et des tâches administratives
• Notions en organisation d’événements culturels : coordination de réunions, gestion des invitations, accueil des artistes et suivi des prestataires
• Connaissance des bases de la logistique événementielle appliquée au secteur culturel : badges, feuilles d’émargement, préparation de salles, circulation des documents
• Aisance dans la communication professionnelle avec les équipes projet, partenaires institutionnels et opérateurs culturels
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement rythmé par les échéances de production d’un festival ou marché des arts du spectacle
• Sens de la confidentialité, de la précision et du reporting administratif
• La connaissance du fonctionnement d’un projet culturel ou d’une structure artistique est fortement appréciée

Compétences

• Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word Excel PowerPoint Outlook et gestion de fichiers numériques. Connaissance des techniques de secrétariat administratif : rédaction de courriers comptes rendus classement archivage et suivi documentaire. Bonne compréhension des circuits de validation administrative et de la gestion des pièces justificatives dans un projet
• Capacité à tenir des tableaux de bord de suivi des activités des présences et des tâches administratives. Notions en organisation d’événements culturels : coordination de réunions gestion des invitations accueil des artistes et suivi des prestataires. Connaissance des bases de la logistique événementielle appliquée au secteur culturel : badges feuilles d’émargement préparation de salles circulation des documents. Aisance dans la communication professionnelle avec les équipes projet partenaires institutionnels et opérateurs culturels. Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement rythmé par les échéances de production d’un festival ou marché des arts du spectacle
• Sens de la confidentialité de la précision et du reporting administratif. La connaissance du fonctionnement d’un projet culturel ou d’une structure artistique est fortement appréciée