Stagiaire assistant(e) conseiller en insertion professionnel

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du renforcement de ses activités d’administration générale et d’accompagnement du personnel, notre structure recrute un(e) Stagiaire Assistant(e) Conseiller(ère) en Insertion Professionnelle. Rattaché(e) au service Administration/Ressources humaines, vous participerez aux activités d’accueil, d’orientation, de suivi administratif des dossiers et d’appui à l’insertion professionnelle des jeunes et/ou des candidats accompagnés par l’entreprise. Le poste s’inscrit dans un environnement d’administration générale où la rigueur, la confidentialité, le sens du service et la bonne maîtrise des outils bureautiques sont indispensables. Ce stage constitue une opportunité d’apprentissage pratique pour un(e) candidat(e) titulaire d’un BTS en Administration générale, souhaitant développer des compétences en gestion administrative, accompagnement à l’insertion, suivi des dossiers et relation avec les usagers/candidats.

• Accueillir, informer et orienter les candidats, stagiaires ou bénéficiaires des dispositifs d’insertion professionnelle
• Contribuer à la réception, au tri, à l’enregistrement et au classement des dossiers administratifs des bénéficiaires
• Participer à l’analyse administrative des demandes d’accompagnement à l’insertion et à la vérification des pièces justificatives
• Appuyer la mise à jour des bases de données et tableaux de suivi des candidatures, stages, entretiens et placements
• Préparer les convocations, courriers, comptes rendus et documents administratifs liés aux activités d’insertion
• Assister le conseiller en insertion professionnelle dans le suivi des bénéficiaires et dans la coordination avec les entreprises partenaires
• Contribuer à l’organisation des sessions d’orientation, d’information, d’ateliers CV/lettre de motivation et de préparation aux entretiens
• Assurer le suivi des rendez-vous, relances téléphoniques et prises de contact avec les candidats et partenaires
• Participer à la collecte et à la consolidation des indicateurs de suivi des activités d’insertion professionnelle
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des procédures administratives internes

Profil recherché

• Être titulaire d’un BTS en Administration générale, avec une spécialité en Administration générale
• Niveau d’étude requis : Bac+2 minimum
• Être disponible pour un stage professionnel dans un environnement d’administration générale
• Avoir un bon sens de l’accueil, de l’écoute et de l’orientation des usagers/candidats
• Faire preuve de rigueur, d’organisation et de discrétion dans le traitement des dossiers
• Maîtriser les outils bureautiques de base et les techniques de classement administratif
• Avoir une bonne présentation et une expression orale et écrite correcte en français
• Être capable de travailler en équipe et de respecter les consignes hiérarchiques
• Sexe : homme ou femme, poste ouvert à tous les profils répondant aux exigences

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des fondamentaux de l’administration générale : accueil, secrétariat, gestion documentaire et suivi administratif
• Bonne connaissance des techniques de classement, d’archivage et de gestion des courriers entrants/sortants
• Utilisation courante de Microsoft Word, Excel, Outlook et des outils de saisie de données
• Connaissance des procédures de traitement de dossiers administratifs et de mise à jour de bases de données
• Notions en accompagnement à l’insertion professionnelle : orientation, suivi de candidatures, préparation à l’emploi et relation avec les entreprises
• Capacité à rédiger des notes, comptes rendus, tableaux de suivi et correspondances administratives
• Compréhension des règles de confidentialité, de réserve et de protection des données personnelles
• Aptitude à suivre des indicateurs d’activité et à produire des statistiques simples de suivi
• Sens de la communication professionnelle et gestion de la relation avec les bénéficiaires et partenaires

Compétences

• Maîtrise des fondamentaux de l’administration générale : accueil secrétariat gestion documentaire et suivi administratif. Bonne connaissance des techniques de classement d’archivage et de gestion des courriers entrants/sortants. Utilisation courante de Microsoft Word Excel Outlook et des outils de saisie de données. Connaissance des procédures de traitement de dossiers administratifs et de mise à jour de bases de données
• Notions en accompagnement à l’insertion professionnelle : orientation suivi de candidatures préparation à l’emploi et relation avec les entreprises. Capacité à rédiger des notes comptes rendus tableaux de suivi et correspondances administratives. Compréhension des règles de confidentialité de réserve et de protection des données personnelles. Aptitude à suivre des indicateurs d’activité et à produire des statistiques simples de suivi
• Sens de la communication professionnelle et gestion de la relation avec les bénéficiaires et partenaires