Stagiaire assistante administrative

Formation et compétences

BAC+2 Catégorie AGENT DE MAÎTRISE

Missions

Dans le cadre du développement de ses activités dans le secteur de la prestation de services specialement l'assistance, l'audit et conseil aux entreprises en Côte d'Ivoire, notre structure recherche un(e) Stagiaire Assistante Administrative pour renforcer l'appui administratif et organisationnel des équipes. Le poste s'adresse à une candidate ou un candidat titulaire d'un BTS, idéalement en Assistanat de direction, Secrétariat bureautique, Gestion commerciale ou tout domaine connexe, avec un niveau d'étude Bac+2. Rattaché(e) à l'administration générale, le/la stagiaire participera à la gestion quotidienne des tâches de secrétariat, au suivi des dossiers, à la circulation de l'information et à la préparation des documents administratifs liés aux activités de services. Ce stage constitue une opportunité d'acquérir une expérience concrète dans un environnement professionnel exigeant, orienté qualité de service, réactivité, rigueur documentaire et sens de la relation interne et externe.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, partenaires et visiteurs dans le respect des standards de qualité du secteur des services
• Réceptionner, trier, enregistrer et diffuser le courrier entrant et sortant, ainsi que les e-mails professionnels
• Préparer, saisir, classer et archiver les documents administratifs, contrats, bons de commande, factures et pièces de suivi
• Participer à la rédaction de courriers, notes de service, comptes rendus, tableaux de suivi et documents administratifs divers
• Mettre à jour les bases de données, registres, tableaux de bord et fichiers de suivi des activités administratives
• Appuyer la gestion des rendez-vous, des agendas, des réunions internes et des convocations
• Contribuer au suivi des dossiers clients, fournisseurs et prestataires de services en coordination avec les équipes concernées
• Assister dans le traitement administratif des demandes internes liées aux opérations, à la facturation ou au suivi des prestations
• Veiller à la bonne organisation du classement physique et numérique des dossiers
• Participer à toute autre tâche administrative confiée par la hiérarchie dans le cadre du bon fonctionnement du service

Profil recherché

• Être titulaire d'un BTS en Assistanat de direction, Secrétariat bureautique, Gestion administrative ou spécialité similaire, avec un niveau Bac+2
• Être en stage de validation ou de perfectionnement dans le domaine administratif
• Bonne présentation, sens de l'accueil et aisance relationnelle
• Excellente capacité d'organisation, de classement et de gestion des priorités
• Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées
• Bonne expression orale et écrite en français
• Maîtrise des outils bureautiques de base et aptitude à travailler dans un environnement orienté services
• Esprit d'équipe, dynamisme et sens du service
• La disponibilité immédiate serait un atout
• Sexe : Femme ou homme, selon compétence et adéquation au poste

Connaissances particulières requises

• Maîtrise des outils Microsoft Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint
• Connaissance des techniques de secrétariat et d'assistanat administratif
• Capacité à gérer un standard téléphonique, un agenda et des rendez-vous
• Connaissance des procédures de classement, d'archivage et de gestion documentaire
• Aptitude à établir des courriers administratifs, notes internes et tableaux de suivi
• Notions de suivi de facturation, bons de commande, livraisons et pièces administratives liées aux prestations de services
• Capacité à utiliser des outils numériques de gestion administrative et de reporting
• Bonne compréhension des exigences de qualité, de réactivité et de relation client propres au secteur des services
• Maîtrise du français professionnel écrit et oral
• La connaissance d'un logiciel de gestion administrative ou ERP serait un atout

Compétences

• Maîtrise des outils Microsoft Office : Word Excel Outlook et PowerPoint. Connaissance des techniques de secrétariat et d'assistanat administratif
• Capacité à gérer un standard téléphonique un agenda et des rendez-vous. Connaissance des procédures de classement d'archivage et de gestion documentaire. Aptitude à établir des courriers administratifs notes internes et tableaux de suivi. Notions de suivi de facturation bons de commande livraisons et pièces administratives liées aux prestations de services. Capacité à utiliser des outils numériques de gestion administrative et de reporting
• Bonne compréhension des exigences de qualité de réactivité et de relation client propres au secteur des services. Maîtrise du français professionnel écrit et oral
• La connaissance d'un logiciel de gestion administrative ou ERP serait un atout