Assistant administratif et caissier

Missions

Sous la supervision du Coordonnateur des Programmes, l’Assistant (e) Administratif (ve)-Caissier (ière) assure la gestion et la transmission de l’information interne et externe ; il/elle est le relais interne gestion logistique et est chargée de la tenue de la caisse du bureau de Kolda.

• Gestion administrative
• Accueillir et orienter les visiteurs
• Enregistrer, trier et transmettre le courrier entrant et sortant
• Gérer le standard téléphonique
• Faire la reproduction des documents administratifs
• Enregistrer et transmettre les pièces justificatives
• Archiver tous les documents administratifs
• Numériser les factures et les différentes pièces et les télécharger sur le canal Teams
• Saisir les notes administratives (ordres de mission, notes de service, comptes rendus etc.) ; Gérer l’agenda du Coordonnateur des Programmes. Appui logistique
• Superviser la propreté et l’hygiène au sein
• Assurer l’affectation et veiller à la maintenance et le suivi des équipements, mis à disposition des équipes (mobilier de bureau, équipement informatique, motos, etc..)
• Assurer la gestion de matériels spécifiques (vidéo projecteur et autres)
• Veillez à l’archivage des documents relatifs aux équipements
• Assurer les achats en qualité, quantité, meilleur prix et délais de livraison pour la réalisation des activités en fonction des besoins et de la demande des équipes, et du fonctionnement
• Préparer les documents administratifs concernant l’ensemble du processus d’achat officiel (demande d’achat et de services, demande de cotations auprès des fournisseurs, tableaux comparatifs, PV de sélection, Bon de commande, livraison…) et les transmettre à Dakar ; Organiser les voyages en collaboration du Chargé Logistique (réservation d’hôtel, de billet de transport etc.)
• Organiser les réunions et les sessions de formation du personnel
• Organiser le bureau, s’assurer du bon entretien du bureau et assurer le fonctionnement de la cafétéria
• Suivre les commandes et les livraisons de biens et services
• Assurer l’archivage des documents d’achat conformément aux procédures internes
• Assurer la gestion des stocks. Paiement et gestion de la caisse des dépenses courantes
• Remettre des chèques de paiement des fournisseurs, prestataires de service ; Assurer la tenue de la caisse des dépenses mimi-dépenses courantes. Rapportage
• Tenir un rapport mensuel de caisse
• Clôturer annuellement la caisse
• Tenir un rapport périodique Logistique

Compétences

• Le/la candidat. e devra disposer de : Essentiel
• Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+2 en Gestion, logistique, Comptabilité ou tout diplôme équivalent
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois (03) ans dans un poste similaire ; Une expérience professionnelle dans un poste similaire au sein d’ONGs Nationales et/ou Internationales serait un atout
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Internet etc.)
• Adhésion aux valeurs, à la mission et aux politiques d’Educo, avec un engagement démontré en faveur de la protection de l’enfance, de la sauvegarde, de l’éthique, de la diversité, de l’équité et de l’inclusion. Capacité à appliquer ces principes dans la gestion administrative et financière, en garantissant la confidentialité, l’intégrité, la transparence et le respect des procédures institutionnelles
• Parler couramment le Français. Désirable
• Leadership et Aisance relationnelle
• Grande capacité d’écoute, de communication et de rédaction
• Bon sens de l’organisation
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéances
• Capacité d’attention aux détails
• Connaissance de l’environnement Bailleurs/Expérience en matière de Reportings
• Connaissance de l’Anglais sera un atout. Habiletés et aptitudes
• Capacité à réaliser diverses tâches administratives
• Capacité à gérer le standard téléphonique
• Capacité à prioriser et à anticiper
• Bonne capacité à travailler en équipe. Respect des politiques de sauvegarde Educo s’est engagée à créer et à maintenir un environnement affectif et protecteur qui reflète les valeurs de l’organisation, qui prévienne et se prononce contre toute forme de violence et de mauvais traitements corporels et psychologiques, d’abus sexuel, de négligence et d’exploitation à des fins commerciales ou tout autre type pouvant nuire à la santé, au développement ou à la dignité des personnes participant à ses activités y compris les enfants, ou mettre en danger leur vie, indépendamment de leur sexe, croyances religieuses, origine ethnique, statut socio-économique, ou tout autre facteur pouvant être discriminatoire, en mettant spécialement l’accent sur les conditions de vulnérabilité des enfants présentant un handicap. Aussi, Educo condamne fermement toutes les formes d’abus et d’exploitation contre les participants à ses programmes et projets y compris les enfants et apporte toujours une réponse en cas de tentative ou d’abus présumé ou vérifié en fonction de sa nature et dans le cadre de ses compétences. Educo a mis en en place des documents normatifs tels que :
• la Politique pour la Protection et la Bientraitance des Enfants et des Adolescents ; – la Politique de Protection contre l’Exploitation, les Abus et le Harcèlement sexuel (PPSEAH) ; – le code de conduite Général. Ces différentes politiques doivent être connues, signées et respectées par tout agent s’engageant avec Educo. Procédure du recrutement (1) Présélection sur dossier – (2) Test écrit – (3) Entretien individuel NB : Les dossiers ne correspondant pas au profil et incomplets ne seront pas examinés. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour le test écrit. Aucun frais n’est payé lors de nos recrutements. A expériences et compétences égales, les candidatures féminines seront priorisées. En cas de non satisfaction, Educo se réserve le droit de ne donner aucune suite au présent avis de recrutement. Seuls les dossiers complets (CV + lettre de motivation) envoyés seront traités. Les documents supplémentaires (diplômes, certificats de travail, etc.) seront demandés ultérieurement. En raison du grand nombre de candidatures reçues, uniquement les candidats sélectionnés pour la suite du recrutement seront recontactés. Merci pour votre compréhension

Comment postuler

Le dossier de candidature est composé d’une lettre de motivation adressée à la Directrice Générale de Educo Globale, d’un Curriculum vitae daté et signé comprenant une liste d’au moins 3 références correspondants aux derniers superviseurs directs et de la copie du diplôme requis.