Stagiaire agent administratif

Formation et compétences

TERMINALE Catégorie EMPLOYÉ

Missions

Nous recrutons un(e) Stagiaire Agent Administratif pour renforcer notre service administratif dans le secteur de l’administration en Côte d’Ivoire. Sous la supervision du Responsable Administratif, le/la stagiaire participera aux opérations courantes de gestion documentaire, de suivi des courriers, d’archivage et d’appui aux tâches de secrétariat, dans un environnement professionnel structuré et orienté efficacité. Ce stage s’adresse à un(e) candidat(e) de niveau Terminale, titulaire d’un BAC, idéalement en série administrative ou équivalente, souhaitant développer des compétences pratiques en gestion administrative. Le poste convient à une personne rigoureuse, organisée et discrète, capable de traiter des informations internes avec méthode et de contribuer au bon fonctionnement du service administratif.

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs
• Réceptionner, enregistrer, classer et distribuer le courrier entrant et sortant
• Participer à la saisie, à la mise en forme et à la diffusion des documents administratifs (notes, courriers, comptes rendus, tableaux de suivi)
• Effectuer l’archivage physique et numérique des dossiers administratifs selon les procédures internes
• Appuyer le suivi des dossiers administratifs, des demandes internes et des pièces justificatives
• Préparer les fournitures de bureau et contribuer à la gestion du stock de consommables administratifs
• Aider à la tenue des registres, classeurs et bases de données administratives
• Participer à la photocopie, au scan, au tri et à la transmission des documents aux services concernés
• Assurer un soutien ponctuel dans l’organisation des réunions, rendez-vous et déplacements administratifs
• Veiller à la confidentialité des informations traitées et au respect des consignes de classement et de circulation des documents

Profil recherché

• Être titulaire d’un BAC, idéalement en série administrative, gestion ou équivalent
• Niveau d’étude requis : Terminale accepté si le candidat dispose d’un BAC ou d’une formation administrative de base
• Être disponible pour un stage en administration au sein d’une structure professionnelle en Côte d’Ivoire
• Avoir une bonne présentation, un sens de l’accueil et une attitude professionnelle
• Être rigoureux(se), organisé(e), ponctuel(le) et capable de respecter les délais
• Maîtriser correctement le français écrit et oral
• Être à l’aise avec les tâches de classement, de saisie et de suivi administratif
• Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
• Être de sexe indifférent ; le poste est ouvert aux candidats et candidates qualifiés
• Une première expérience de stage ou d’appui administratif serait un atout

Connaissances particulières requises

• Connaissance des bases de la gestion administrative et du secrétariat courant
• Maîtrise des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire
• Capacité à rédiger et mettre en forme des courriers administratifs simples
• Utilisation basique de Microsoft Word et Excel pour la saisie et le suivi des tableaux
• Connaissance des circuits de traitement du courrier, de la circulation interne des documents et du suivi des dossiers
• Notions de gestion des fournitures de bureau et de tenue des registres administratifs
• Bonne compréhension des procédures de confidentialité et de conservation des documents
• Capacité à utiliser un scanner, une imprimante, une photocopieuse et les outils bureautiques courants
• Sens de l’organisation, de la priorisation des tâches et du travail en équipe

Compétences

• Connaissance des bases de la gestion administrative et du secrétariat courant
• Maîtrise des techniques de classement d’archivage et de gestion documentaire. Capacité à rédiger et mettre en forme des courriers administratifs simples
• Utilisation basique de Microsoft Word et Excel pour la saisie et le suivi des tableaux
• Connaissance des circuits de traitement du courrier de la circulation interne des documents et du suivi des dossiers. Notions de gestion des fournitures de bureau et de tenue des registres administratifs
• Bonne compréhension des procédures de confidentialité et de conservation des documents
• Capacité à utiliser un scanner une imprimante une photocopieuse et les outils bureautiques courants. Sens de l’organisation de la priorisation des tâches et du travail en équipe